175寇纪东谈公文写作164—12：公文格式各要素——附注应如何标注
寇纪东
《公文处理工作条例》规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、主送机关、主送机关、正文、附注、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”从18个方面规范党政机关公文主送机关各要素。如何具体运用，笔者通过认真研读《公文处理工作条例》，结合工作实践，查询有关资料后认为：
一、附注标注存在的主要问题
（一）标注位置不恰当。如，将附注标注在版记上一行;
（二）标注格式不规范。如，有的附注内容没有用圆括号括起来;
（三）标注内容杂乱。如，几个机关联合报送的请示件，本来只标注主办机关联系人即可，却将所有联合发文机关的联系人都标注上去。
二、附注标注的概念和作用
（一）概念。根据《公文处理工作条例》规定，附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。即：附注是对公文整体的说明，不是对公文具体内容的解释和注释。
（二）作用。一是说明公文印发的传达范围、方式和时限。如“此件发至县团级”；二是标注公文的联系人和联系方式；三是提示保密要求。如“此件属工作秘密，严禁通过互联网、手机、微信等传播使用和对外发布”；四是标注材料来源。这种附注多用于简报资料，如“摘自年x月×日《×××报》。
三、附注标注的写法及规定
根据《2012年党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式国家标准》等规定，应做到：
附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
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