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文件与档案管理制度

第一章 总 则

第一条 目的：

为规范公司文件与档案的管理，使管理工作合法化、完整化，便于公司各项工作的及时利用，特制订本制度。

第二条 原则：

公司文件与档案实行统一管理。文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全。公司行文要克服官僚主义和文牍主义。公司综合管理部是公司文件与档案的主管部门。

第二章 文件管理

第三条 本制度所称文件是指公司董事会、公司及各部门、所属公司内部之间及与外界（包括政府机构、企事业单位、法人机构、个人）相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等。

第四条 公司本部的文件管理部门为综合管理部，凡涉及公司的文件均需由综合管理部统一安排处理；所属公司的文件管理部门为各公司的综合管理部，分公司无权直接对北方集团公司以外行文。

第五条 公司发文（包括以公司名义发文，以部门名义发文）：

第六条 文号管理：各部门发文必须先向综合管理部申请发文文号，发文文号规范如下：

第七条 　发文种类：

第八条 　发文格式（采用A4号纸，横排）：

第十条 　发文程序：

第十一条 文件发送与签收程序：

第十二条 发文的判行权限：

第十三条 传真发文管理：公司传真由相关部门负责，公司所有传真必须登记，未登记的传真，相关部门有权拒绝发送，且可视为未经公司认可的文件。

第十四条 公司收文由综合管理部负责，发往公司的各类文件均由综合管理部进行登记，公司人员若代为公司传送文件，也应首先将文件交与综合管理部，由综合管理部登记。

收文处理要点：

文件处理期限：

第三章 档案管理

第十五条 综合管理部负责管理公司的全部档案。各部门可设兼职档案管理员，负责管理各部门的档案。公司档案原则上均交由综合管理部负责保管。文件处理完成后，原稿由综合管理部归档，经办部门视实际需要留存复印件。如因业务处理特殊需要，原稿须由经办部门保管者，应经综合管理部同意后妥为保存且以复印件归档，并在备注中注明，各部门使用原件完毕后仍应将原件交综合管理部保存。

第十六条 归档文件的建立：

第十七条 归档文件的检查：

归档文件的保存期限：文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

第十九条 声像档案管理：

第二十条 电子文档管理：

公司所有的档案应尽可能制作成电子文档，电子文档与书面文档及其他形式的文档要分别保存。公司综合管理部秘书负责采用录入、扫描的形式完成电子文档的制作。借阅电子文档的程序同借阅档案。

第四章 附 则

第二十一条 本制度由综合管理部负责解释。

第二十二条 综合管理部负责本制度的修改。

第二十三条 本制度经总经理批准后生效，自公布之日起实施。

注:该制度摘自水木知行管理咨询公司客户案例，经处理和删改。

单位文件档案管理制度（文件与档案管理制度案例）(1)

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