建立家庭档案的重要性和一些做法
刘维嘉
在人们的家庭生活中，会积累许多照片录像、书籍杂志、手稿书稿、书画作品、荣誉奖品、邮品信件、通讯名录、族谱宗谱、体检报告、各类证件、各类玩具等等。一般情况下，都是随手放进柜子里、抽屉内或箱子里，往往造成这些物品存放比较杂乱，一旦使用的时候寻找起来很不方便，有些很可能会被遗忘，而且也不易长久保存。
几十年来，工作关系，让我加深了对档案工作的认识，档案是人类文明进步的伴生物，不仅具有历史价值、文化价值和参考价值，而且具有独特的、重要的、广泛的应用作用。
档案的分类有很多，涉及到各个领域和各个方面，工作人员在档案编制过程中，运用了系统工程的原理，特别是整体性、结构性、层次性、有序性、开放性的原理。
由此我联想到建立家庭档案这个问题，每个家庭都是社会的细胞，家里的各类物品也应当进行归类，建立档案，既可以为家庭成员和亲友服务，还可以为社会建设服务。于是，我参照档案管理的方法，每年重点对家里的照片、书籍杂志等八个方面的物品进行分类整理，大部分都用档案盒、书柜、书架存放，并在档案盒注明物品的名称、年度等，其他的也按类别分类集中存放。
家庭档案的整理、归档和工作档案管理类似，但没有那样复杂细致。定期对家里的物品进行分类归档并非为了归档而归档，而是让这些档案资料实现管理规范化、科学化，便于查找，更好地使用。
在实践中，我积累了一些家庭档案整理归档的经验，总结起来，主要有如下范围和内容。
一、照片的归档
家里的照片有黑白的、彩色的，大大小小的，还有许多底片。对这些照片，我采取了电脑保存和实物保存两种方法，分别建立了档案。
一是在电脑保存方面，对于电子版照片按照年度保存，并标明年度。然后给每一年度的照片分别建立文件夹，注明照片名称及拍摄时间，里面还要分别建立小文件夹，再分成若干小类别，也要注明名称。对于照片电子档案，除了在电脑建档保存之外，还备份到两个硬盘中。
二是对过去用胶卷拍的照片，用扫描仪扫描存档。扫描时文档类型采用照片模式，然后分别归类存档。
三是在实物照片和底片保存方面，采用相册和档案盒保存，并注明这些照片的类别，比如1979年9月21日党和国家领导人接见全国新长征突击手、突击队代表的合影；通州区人大常委会组成人员合影（通州区人大常委会第二届至第五届）；我在通县三中的初中毕业合影、参加市区有关会议的代表团集体合影；还有家庭照片、与亲友合影、孩子成长照片、各类老照片、旅游照片、工作照片、书刊照片、散文奖项或文学笔会照片等等。
二、书籍杂志的归档
我喜欢书籍杂志，这些书籍杂志主要来自订阅、购买和文友赠送，还有一些是工作中有关单位和部门发的，大致有各类志书、史书和年鉴，各类文学刊物和书籍，励志和为人处世方面的书，颂扬革命烈士的书，各类工具书，烹饪和保健方面的书等等。
在这些书籍杂志归档和保存方面，主要采取了如下方法分类归档。
一是各类志书史书和年鉴的保存。这些年陆续保存了《通州文化志》《通州文物志》《通县卫生志》《中国共产党北京市组织史资料（通州卷1987-2010）》《中国共产党北京市通县（通州区）组织史资料》《北京百科全书（通州卷）》《中国残疾人事业年鉴（1949-1993）》《北京市残疾人政策汇编（2013年版）》《英秀堂谭》《中华劳模大典》《生命点燃圣火》等等。还有全国和北京市开展的第一次、第二次残疾人抽样调查汇编等等。这些书籍全部集中存放在书柜中。此外还保存了通州区（通县）政协编辑的《文史选刊》和《通州文史》。这些书籍为我写纪实文学方面的文章提供了很多便利，包括纪实散文集《滋味儿》内的很多文章。
二是各类文学书籍的保存。对于自己收藏的文学书籍，都按类别存放在书柜中，主要有《中国散文大系》《北京大运河的浪花》《美哉天下•中国旅游散文优秀作品选》等文集，在这些文集中有收录自己作品的文学书籍；有全国各地的学者、博导和文友签字赠送给我的书籍；通州文联编印的运河文库丛书；自己购买的中外作家的名著和文学论述文集等等。这些书籍都按类别存放在书柜的各层。对于个人特别喜爱的文学书籍和文学理论书籍，不定期选择一部分放在床前的桌子上，方便每晚看书的时候阅读。这些书还要定期更换和补充，不断扩大阅读的范围，汲取更多的营养，方便自己创作。
三是各类文学刊物的保存。几十年来，我每年都要订阅近一些散文期刊，如果都保存，家里实在没地方存放，只能保存刊登自己作品的期刊，因此，我就把这些期刊装入档案盒按年度保存，存放在书柜或者书架上。其他的期刊并没有当做废品卖掉，而是陆续捐给了一些学校和社区图书室，让这些期刊继续实现它们的阅读价值。
四是担任区政协委员、人大代表证件的保存。40年来，自己连续担任通州区政协委员和通州区人大代表，在此期间，保存了通州区（通县）政协颁发的担任政协委员（共六届）的聘请书、当选通州区人大代表（共四届）的代表通知书和代表证。此外还有担任北京市团七大代表等照片和文件。
五是各类工具书的保存。这些年来，自己保存了不少工具书，其中有《北京话词典》《京郊方言》《北京三百六十行》等书；还有调查研究、公文写作、新闻采访、新闻摄影、散文写作等方面的工具书，也都在书柜中集中保存。
六是在书籍的保存方面，还有重要的一点，那就是将自己的著作、合著及收藏的书刊捐给档案馆、图书馆、学校、社区，让这些书籍发挥它的阅读和存史作用。因为，这些书籍记录了社会发展的某个片段，某个点，具有时代痕迹。
还有其他方面的书籍，因为数量都不多，比较零散，就采取分类的方法在书柜或者书架依次存放。
三、手稿书稿的归档
近年来，自己陆续著有《水墨隘江村》等三部散文集，还有大量的作品电子和纸质文稿。对于这些文稿，一方面在电脑上按照年度建立了电子文档，在这些电子文档中又按类别分成若干小文档，其中主要有个人散文作品、散文理论和范文汇编、个人创作简介、参加文学颁奖和笔会投稿、年度日志、给文学刊物投稿记录等等，在这些小文档中，还要再建立若干文档。比如，自2008年以来，我每年都要建立文学日志，在文学日志中，主要记录了个人作品发表情况（作品名称、发表的刊物、发表的时间和期数等）、获奖情况、参加笔会情况、加入作协或文学学会组织情况、个人文集和作品合集出版情况等等。另一方面陆续建立了纸质档案，把自己的纸质书稿和文稿装入档案盒中保存，并分别注明名称和年月。
四、书画作品的归档
这些年，我结识了书画界的不少前辈、老师和朋友，他们送给我的书画作品不可能全部装裱并挂到屋里的墙上。因此，除了装裱后挂在墙上的作品，我把其他书画作品放在柜子里保存。对这些书画作品，我还写了清单，写明了作者的姓名和身份，便于更好地保存和查找。
五、荣誉奖品的归档
自上初中和参加工作以来，自己获得了不少荣誉证书、奖状、奖章、奖杯和奖牌，主要有在通县三中上学和在工厂上班时获得的奖状；全国新长征突击手、北京市新长征突击手奖状和奖章，北京市劳动模范、北京市先进工作者奖章和荣誉证书；中国散文学会、中国大众文学学会等各级文学艺术团体颁发的获奖证书、奖杯等。这些不仅记录了自己走过的路程和取得的进步，非常珍贵，而且具有时代的印痕，应当很好地保存。我的办法是，对于奖状、证书，能装入档案盒就装入档案盒并注明其种类，装不下的就集中存放在书柜里。对于奖杯和奖牌，都摆放在书柜中。与此同时，我还把奖状和荣誉证书扫描后分类存档。
六、各类邮品信件、纪念册的归档
自己虽然不是集邮爱好者，每年要定期购买各类邮品。但是，自己喜欢保存首日封、明信片、纪念册和邮册。我所保存的那些首日封，都是北京市残疾人联合会第一次代表大会以来的五次代表大会的首日封，很有独特的收藏价值。还有参加2008年残奥会、全国残疾人运动会发的纪念册以及组织上给我的生日贺卡，学者、作家寄给我的贺年卡，还有北京市总工会、北京市劳动模范协会每年给我寄来的生日贺卡，这些我都装入档案盒保存着。对于自己购买的各类邮册，也都集中在书柜里保存。
七、体检报告的归档
每个家庭成员的一生中都要进行无数次体检，不论是单位组织的，还是自费的，每次体检都会得到体检报告，这些体检报告记录了自己和家庭成员身体健康发生变化的情况，也是科学防病和治病，保护自己和家人身体健康的重要参考依据，应当很好地保存。我的办法是把这些体检报告按年度依次装入档案盒，注明档案类别，然后放到书柜中保存。
一次体检做B超后，自己有一项指标不好，就去医院看大夫。大夫询问了我的症状，他让我做了相关指标检查，然后看了我五年来的体检报告，告诉我这项指标没事，以后可以每年查一次。听了他的话，我心里才踏实了。
八、各类证件的归档
人的一生中，可能要获得许多证件，包括毕业证、结业证、会员证、代表证、出席证、休养证、收藏证、车证、出入证、边防证、捐献证、参观证等等，这些证件虽然很小，但是意义很大，也应当很好地保存。对于这些证件，我都存放在档案盒内，然后放到书柜中保存。
九、给部分档案找归宿
自从担任通州区政协文史委特邀委员以来，包括给《北京纪事》《通州时讯》等刊物撰稿，编辑自己带有纪实性质的散文集《滋味儿》，我越来越认识到史料的珍贵性，更加认识到档案保存的重要性。
对自己而言，已经退休多年，过去保存的一些档案，如果继续留在我的身边是没有多大意义的，不可能跟随我一辈子。因为这些东西有浓厚的时代特征，具有史料价值，自己有责任让它们回归到自己的岗位，继续完成它们的使命。
这些年来我主要做了这么一些事情。
一是把我的散文集《永年花糕》《运河畔抒怀》《水墨隘江村》《滋味儿》先后捐给中国国家图书馆、首都图书馆、通州图书馆等。
二是把有关书籍、文学刊物和自己的散文集整理后分别捐给通州图书馆、通州区民族小学等中小学校、玉桥东里等六个社区和多家实体书店。
三是把一些物品捐给通州区档案馆。其中有：自己获得的全国新长征突击手、北京市劳动模范、北京市先进工作者等荣誉证书和奖章；1979年9月党和国家领导人在人民大会堂接见大厅接见全国新长征突击手、突击队代表的长幅照片；担任通州区（县）政协委员的聘请书（共六届）、当选通州区人大代表的代表（共四届）通知书和代表证等等；散文集《滋味儿》等；1973年12月通县三中七三届三九班毕业合影及其老师和同学名单、1977年2月通县工业局代表团参加通县青年学大寨会议代表合影及名单、1982年6月通州代表出席北京市团七大代表合影及名单。
通州区档案馆与我签订了《档案捐赠协议书》，并附有《通州区档案馆征集刘维嘉捐赠物品清单》，还给我发了捐赠证书。
总之，建立家庭档案，涉及的范围还有很多。建立家庭档案是一件非常有意义的事情。目前，我现存的家庭档案，除了平时查阅和使用外，将来年老了，行动不便了，再来翻阅和查看，那将是一件非常快乐和享受的事情，同时还会让你充满对人生的无限感慨。
2016年1月18日
2022年6月修改
