会议是一个最好的赋能方式,这里分享几个常见的会议方式
首先是例会
例会有固定主题和流程的会议,那就要提前做好准备工作,依次确认:
· 会议的主题。
· 时间、地点、与会人员。
· 流程、环节与内容。
· 每个环节下的发言人。
· 想要得到什么结果。
在开会之前,每一个参会人员都要阅读完相对应的材料,准备好自己要说的内容(哪怕只是个提纲),并且对全流程有清晰的认知。
这样的话,会议进程就能最快速、最高效地完成,而不至于浪费时间。
但如果你面对的是“解决问题”的会议(而非例会),那我更建议你采用头脑风暴的办法:
· 一场会议只定一个主题。
· 创造一个绝对安静的空间。
· 5~15分钟的头脑风暴时间。
· 按顺序分享观点与灵感。
· 会议主持人对大家提出的内容进行归纳总结。
· 进行不记名投票。
这样的会议方式更加集中,一针见血、切中要害,确保能得到一些还不错的观点和想法(无论是否“足够好”),并高效率地筛选出现阶段比较合适的那一个,形成一个解决方案。
选择哪种会议方式,取决于会议的形式和目的。不过,无论你选择哪一种,你都要防止一些常见的“会议病”。
· 病症一:本来会开得好好的,只是中途不知道谁先提了句题外话,接着你一言、我一语,整个会议就跑偏了。众人开始聊起了不重要的内容,甚至开启“唠家常”模式,并且根本没有收回来的意思。
· 病症二:明明会议已经结束了,但大家仍旧不愿意散。这往往是病症一的延续,本来半个小时的会议能拖成一个小时茶话会,还能混混时间逃避一下工作。
· 病症三:大家倒是很专注于解决问题,但却时不时在一些不必要的细节上死抠,甚至越扯越远。想法都很美好,然而实际上已经偏离主题很远了。
· 病症四:会议上产生了不同意见,越说越激动,硬是把会议变成了辩论赛现场。最终不仅问题没有解决,还使得队友之间相看两相厌,得不偿失。
这四种“会议病”相当常见,几乎人人都遇到过。不仅仅是工作场合,就连家庭会议,学校里的社团会议、班委会议等等,都处处体现着会议病。
所以,你一定要记住:开会务必拒绝跑偏,该结束的时候就结束!
杜绝“会议病”,就意味着需要有一个强有力的引导者。如果组织者做不到,那为了不耽误你宝贵的时间,我建议你亲自上。
其实你只要做好两点就行:
· 在大家试图跑偏的时候,立刻把他们拉回来。
“这个问题我们一会儿再讨论好吗?先把眼下这个解决一下。”有的时候,只是需要一句这样委婉的话,就可以把不必要的时间浪费减到最少。
· 在会议开始前,评估和确定结束的时间,会前告知所有人,并且到点绝不拖延。
不要小看会议赋能。按年来算,它真的可以帮你节约大量的时间。我们为什么要把效能浪费在无意义的会议拖延和争吵上呢?冷静、理智、高效地把问题讨论完、汇报完,你便离强大的执行力又近了一步。
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