供应链以进销存为基础,进销存以“存”为依托,“存”以盘点为核心。盘点的准确性,直接关系到库存与成本的准确性。本文来说一说关于盘点的那些事。

仓库盘点库存的方法(一文讲透仓库盘点)(1)

进销存以“存”为依托,“存”以盘点为核心

我曾经遇到这样一个餐饮企业,有几十家连锁店,由于快餐业态,店面不大,SKU不多,物料每日配送,半成品标准化程度也比较高,所以就要求门店实行日盘。这么高的盘点频率,防止库存问题日积月累,这在餐饮行业里已经算是很先进的库存管控方法了。但是实际是,当我登录到该企业的系统进行巡查时,偶然发现某个门店的每天实盘数都是相同的,只有月末是不同的。

可想而知,这个门店根本就没做盘点,而是每天都在系统中复制盘点单。这就细思极恐了,其他门店可能不会这么嚣张地直接复制,但是填入的盘点数据是真的吗?这样盘点出来的库存,能成为采购订货的依据吗?如果不能的话,那采购订货量除了拍脑门,还有别的方法吗?

很明显,这个企业的盘点已经流于形式。为什么会流于形式呢?是门店执行力的问题吗?固然仓库管理员不应该弄虚作假,但却处于无人监管,那就是总部管理体系的问题了。为什么总部缺乏关于盘点的管理体系?或者即便有这类体系,总部却带头不执行?归根到底,最高管理者要么是懈怠懒政,要么就是没有意识到盘点的重要性。

(一)盘点是什么?

百度百科上的定义是:所谓盘点,是指定期或临时对库存商品的实际数量进行清查、清点的作业,即为了掌握货物的流动情况(入库、在库、出库的流动状况),对仓库现有物品的实际数量与保管账上记录的数量相核对,以便准确地掌握库存数量。

盘点的定义说的挺冠冕弹簧的,其实盘点就一个目的:搞清楚此时此刻的真实库存数量是多少。

所谓“实地盘存法”就是到仓库去真实的数数,这就是“实盘数量”,把这个实盘数量作为下一期的期初库存。我们常说的“盘点”指的是“实地盘存法”。

所谓“永续盘存法”就是不到去真实的数数,而是按照平时每一笔入库出库对库存进行计算,得出一个现在的库存,这就是“账存数量”,把这个账存数量作为下一期的期初库存。如果你用了进销存软件管理库存,规规矩矩地录入每一笔入库和出库,在不进行盘点的情况下,用的就是“永续盘存法”。

对于SKU在30-50种的业态,例如标准化程度较高的快餐业态,应每天进行实地盘存。对于标准化程度不高的正餐业态,烟酒商品应该每天进行实地盘存,其他材料应每10天进行一次实地盘存。

(二)为什么盘点差异这么大?

如果实地盘点,盘点的下一天就将使用实盘数量作为期初数量,所以盘点的准确性就直接影响账务的准确性。像开篇那样盘点弄虚作假的,就是非常严重的舞弊行为了。盘点的准确包含两层含义,一是盘点数量准确,二是盘点差异小。

为了确保盘点数量准确,就要制定严格的盘点流程和制度体系,关于这个话题,在下面的“盘点流程设计”中详述。

如何达到“盘点差异小”呢?“盘点差异”指的是账存数量与实盘数量之间的差异,要让这个差异小,就意味着账存要接近现在的真实库存,那也就意味着账存要尽可能真实。这就不仅仅与盘点本身有关系了,而是与整个库存管理水平都有密切关系。

一般来说,相对严格的库存管理流程,应达到以下要求:

  1. 严格执行“先入后出”,按照实物收发顺序,在进销存系统内先做入库,再做出库,不要让顺序错乱,杜绝漏单、补单等情况的发生。
  2. 严格执行采购的“三方验货机制”,来货验收时,采购、库管、厨师长应同时验收,分别对金额、数量、品质三个要素负责。尤其是净菜品质的把控,这是经常被忽视的一环,因为采购验收很难与终末盘点准确性联系在一起。但是餐饮行业的物料消耗往往是按照成本卡(BOM)进行冲减,冲减数量是理论毛料消耗量。如果来料品质不佳,出成率低,那么系统冲减数量就会小于实际消耗数量,盘点的账存数就会虚高,盘点差异就会很大了。
  3. 建立严格的仓库领用制度,专人、专时、限额领用,库管见单发货,交单后钱货两清,签字即确认。
  4. 不断调整BOM(成本卡)的准确性,BOM的精确与否,直接影响原料理论耗用量,从而影响盘点单账存数。

上面几个环节都做到,才能确保盘点的账存尽可能准确,否则盘点就会出现很大差异,导致盘点后很大的对账调账工作量。

(三)如何设计盘点流程?

盘点的核心在于实盘数量准确,如果像开篇那个例子那样,盘点还不如不做。既然要盘点,就要设计一套严谨的盘点流程。

1、设定盘点周期

上面已经提到过,对于SKU在30-50种的业态,例如标准化程度较高的快餐业态,应每天进行实地盘存。对于标准化程度不高的正餐业态,烟酒商品应该每天进行实地盘存,其他材料应每10天进行一次实地盘存。不要简单粗暴地进行月末大盘,除非你的领导能接受每月中旬才能出上个月的账务报表。

2、谁来盘点

总仓应由库管盘点,财务进行监盘。门店应由档口负责人盘点,日盘由店长监盘,月末由财务进行监盘。

3、盘点的准备

提前准备好电子秤、计算器、器皿(如装调料的不锈钢空盆)、计时器、空白盘点表(品名、规格、单位、实盘数量、备注、净料数量)。清空冰箱,相同原材料放置在一起,避免东一块西一块。预约时间,生产和销售部门提前做好准备,财务封账,确保盘点过程不受干扰。对于大盘点,要召开动员会,做好分工,明确时间要求。

4、盘点过程如何进行

实地盘点要全程计时,并应由两人进行,一人唱盘,一人记录,尤其注意物料核算单位和最小单位,记录盘点数量时不要串位。监盘人应全程跟盘,监督唱盘人报数的正确性与记录人的记录的正确性。监盘人应保留一联手工记录的盘点表,以备抽查系统数据与手填数据的一致性。对于在制半成品,净料数量填写在备注旁边,并根据出成率还原成毛料数量,填入实盘数量。

仓库盘点库存的方法(一文讲透仓库盘点)(2)

使用智能设备进行盘点

对于标准化比较高的企业,尽可能使用智能化设备,主要包括以下两种方式:

对于贴码的标品,采用PDA扫码盘点,尽可能一物一码,挨个扫码,避免漏盘。

对于称重的非标品,采用智能电子秤称重盘点,一边称重,一边录入,提高盘点效率。

使用智能化设备,最重要的目的就是提高盘点的效率和准确性。通过边盘边记录,节省了后续录入盘点单的二次工作量,提高了效率并减少了录入出错率。

5、录入与审核盘点单

库管员按照实地盘点手工记录的盘点数,将实盘数量录入系统(也可以直接采用手机盘点,边盘边录)。录入时,务必要看清楚单位。对于未盘点物料的处理方式,如果是非全面盘点,应采取“账存不变”的方式。如果是全盘,应采取“账存结零”的方式。库管员确认录入无误后,对盘点单进行提交,等待审核。店长对盘点单进行审核,财务抽检盘点单进行复审。

仓库盘点库存的方法(一文讲透仓库盘点)(3)

采用智能电子秤进行进销存和盘点的称重即录入

(四)如何进行盘后分析?

如果盘点后不开分析会,几乎等于没盘点。这并不是注重会议的形式,而是强调盘点之后的分析。对于盘点差异的成因,一定要通过分析的方式找出来,并在下次盘点时避免,这才是盘点分析的目的。

盘点分析会可以按照下面的方式来召开:

  1. 所有仓库盘存后两天内,由成本会计主持召开成本分析会议,该机构负责人、库管、采购、厨师长、财务等要参加会议。
  2. 成本会计展示本期的所有盘存差异,并列出各个仓库中差异过大的前几名,必须分析出损益确切的原因,包括漏出入库、重复出入库、错误出入库、漏盘、多盘、错盘、BOM问题、丢失损耗等。
  3. 分析出每一种差异过大的原因后,责成责任部门和责任人,给出改进期限和改进目标,制定改进计划,明确下期会议跟进内容。
(五)如何对盘点差异进行账务处理?

在确保盘点单账存与实存均准确的情况下,如果盘点单仍然有差异,就要从账务上进行处理了。处理方法分为“以盘记销”与“盘点盈亏”的区别。

如果某种物料日常只做入库,但出库却不手工去做,那就是“以盘记销”的,盘点的差异(一般为负差异)就是这种物料的实际消耗量,即采用“倒推”的方式来计算物料的本期用量。从财务上,也将直接将该物料的盘亏金额借记到主营业务成本科目上。

如果“以盘记销”的物料出现盘盈,那是非常不正常的。要么是产品出品时对原料偷工减料了,要么就是BOM设定的额定用料过高,这就需要厨师长进行判断了。

如果某种物料日常的入库出库都正常制单,那么一旦出现盘点盈亏,就是真正的盈亏了。对于这类物料,一旦出现盘亏,应先借记到“待处理财产损益”科目上,作为未决金额,然后进行原因分析。如果分析出是人为原因,那么按照责任人的比例,应该由责任人进行赔偿。如果分析出的不是人为原因,则直接将“待处理财产损益”贷记减少,并借记“管理费用”,从而调增本期费用,减少本期净利润,这就相当于公司来承担这部分盘亏损失了。

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