一篇公文的完成，仅有思想观点还不行，还要用准确、恰当的语言把相关材料组织好、阐述好，用以说明或证明观点，这是“写”的重要任务，集中表现在语言运用上。
关于文字表述的重要性，在机关工作的同志一定要引起高度重视，这是基本功的基本功。如果，你连语言表达都不清楚、事情都说不明白，还能在机关混个什么名堂？有这么六个故事，可以说明文字表述的重要性：
一词之误，引发战争。十九世纪中叶，随着苏伊士运河的开凿、通航，地处红海沿岸的埃塞俄比亚，其战略地位愈来愈重要。
1889年埃塞俄比亚由分裂实现统一。意大利与之签定了友好条约，条约规定：“埃塞俄比亚万王之陛下在其与其他列强或政府发生的一切交涉中，可以借助意大利国王陛下的政府。”但条约的意大利文本，却将“可以”改成了“必须”。
条约生效后，意大利宣布埃塞俄比亚受其保护。此举引起了埃塞俄比亚的强烈不满，宣布废除条约，于是两国爆发了战争。最后意大利战败，被迫于1896年在亚的斯亚贝巴签定和约，承认埃塞俄比亚独立。
一字之差，被动挨打。1930年4月初，爆发了“蒋冯阎大战”，这是国民党统治时期大规模的军阀混战。战前冯玉祥和阎锡山为了联合打击蒋介石，商定在沁阳会师，以集中兵力围歼驻豫蒋军。
冯玉祥的一位作战参谋在传达部队调遣命令时，把“沁阳”搞成“泌阳”了。沁阳字豫北，临近山西，泌阳在豫南，紧靠湖北，两地相距数百里。
结果，冯玉祥的部队开赴到了远离战场的泌阳，贻误了聚歼蒋军的战机，让蒋军赢得了战场主动，冯阎联军处处被动挨打，最后以失败告终。
一点之别，强盗变小偷。古时，有个人抢东西被抓进县衙门，状子上写的是：“大门而入，大门而出”，显然是明火执仗，强盗行为，罪为严惩。
但罪犯的父母求情，行贿于县太爷，该“父母官”竟将“大”字右上角添了一点，使“大”字变为“犬”字，这样就成了“犬门而入，犬门而出”，是鬼鬼祟祟，窃贼勾当，无须重罚。一点之添，使个明火职仗的强盗变成了小偷。
一笔之勾，坏事变好事。清末重臣曾国藩，奉命率湘军与太平天国军队作战。开战之初，他被太平军打得一败涂地，有几次差一点丢了脑袋。因此，机关人员(师爷)给清朝中央政府写战况报告，如实描绘战争之惨状，声称湘军时常处在“屡败屡战，屡战屡败”的境地。
曾国藩审查报告稿，不禁惊出一身冷汗：这还了得！如果朝廷看到这个报告，定会认为自己指挥无方，湘军打仗无能，降职撤职事小，弄不好还会掉脑袋的。
曾国藩毕竟是文坛高手，他略一沉思，用笔轻轻一勾，把两个词的顺序颠倒了一下，变成了“屡战屡败，屡败屡战”。这就是笔下生花的妙处，原本被太平军打得狼狈不堪的湘军，跃然纸上的却是不怕牺牲，前仆后继，英勇作战的气概和形象。
果不然，朝廷看过战况报告后，并没因为他们打了几个败仗而怪罪，反而对他们“屡败屡战”的顽强精神大加赞赏，重重给予褒奖。
一句之改，死人变活人。解放战争前夕，国民党云南省政要员卢汉手下关押着一批著名民主人士。特务头子沈醉奉命带了一批人去云南，准备杀掉这些民主人土。当时，卢汉正在与共产党秘密联系，进行谈判，不愿杀害这批民主人士，就拍电报请示蒋介石。
老蒋当时口述了八个字：“情有可原，罪无可逭。”卢汉见了电报非常为难，云南讲武堂的老师李根源给他出主意，将电文改一下，他一听感到是个好办法，随即大笔一挥，将电文改成“罪无可逭，情有可原”。
沈醉来到一看，老蒋这分明是不杀之意嘛！就这样，这批民主人土逃过了一劫。后来，沈醉回去跟老蒋汇报，老蒋一听当下大骂“娘希匹，但电令已出，覆水难收，只能怀疑自己当时脑袋发晕或是秘书记错了。
一诗之添，冷落变相助。英国著名诗人拜伦有一次在街上散步，看见一位盲人身前挂着一块牌子，上面赫然写着：“自幼失明，沿街乞讨”。可过路的人如同没看见般脚步匆匆，盲人处在冷落无助的尴尬境地，好长时间过去了，手里那乞讨用的破盆子里依然空空如也。
诗人拜伦看在眼里，急在心里。他走上前去，在盲人牌子上加了一句诗歌：“春天来了，我却看不见她。”这激起了人们的同情心，改变了面前冷落的惨景，过路人于是纷纷伸出温暖的手相助。
手中有妙笔，腐朽化神奇。从上述事例可以看到，文字表达能力是多么重要，说“妙笔生花，一字千金”并不为过。
这六则故事，虽然都不是眼前之事，但讲的都是公文中的文字问题，对我们这些从事机关工作的同志来说，应当从中得到一些启迪和警示。有些老同志经常讲一句话，叫做“一字入公文，九牛拔不出”，讲的是公文准确用词的重要性和不可移易性。
机关公文有法定的权威性和约束力，如果用词不当，即使是一字之差，甚至是一个标点的误用，也可能会造成无法挽回的损失。结合自己这几年从事机关工作的体会，我觉得写好公文要注意“三个不得”：
一、系于全局，关乎大计，“儿戏”不得公文具有政治性、政策性，稍有不慎，后果难以想象，前述三则故事就是佐证。
第一则故事，把“可以”改成“必须”，使一个国家的主权受到侵犯，民族自尊心受到伤害，最终导致两国兵戎相见。
第二则故事，“沁阳”与“泌阳”，虽然相差一字，但结果完全两样。若按计划准确行事，部队开赴沁阳，则冯、阎两军会师可合围蒋军；而部队却被一纸错误的命令调到了泌阳，打乱了战略部署，致使阎、蒋单打独斗，冯军只好在数百里之外望而兴叹。
第三则故事，由“大”变“犬”，尽管也只差一笔，然而这一笔之别，罪降数等，没有性命、牢狱之忧，略加小罚便可了事。
第四则故事，把“屡战屡败”改为“屡败屡战”，表述的意思大不一样，前者强调的是指挥无方、将领无能，后者强调的是愈挫愈奋、勇气可嘉。
第五则故事，把“情有可原，罪无可逭。”中的前后两句倒了个顺序，意思大为不同，关键时刻挽救了一批民主人士的生命。
第六则故事，只有添了一句诗“春天来了，我却看不见她”，却让人们顿生怜悯之心，纷纷伸出援助之手。
这六则故事都是因为文字问题导致了政策的变化、方向的错误、轻重的颠倒和意境的变化。由此可以看到，机关工作同志在办文的时候，一定要从一字一句、一笔一划入手，使公文在政治上正确、政策上对头。
政治上正确，就是要与上级保持高度一致，思想观点要体现、合乎上级的精神，不能有丝毫之违背。
政策上对头，就是要把上级的指示精神与本单位、本部门的实际紧密结合起来，做到既方向明确，又可具体操作。
具备了这两条，我们的公文就不会出现政治方向的误导和政策规定的偏差。
二、遣词造句，拟稿行文，“草率”不得毛主席曾经说过：“语言这东西，不是随便可以学好的”。文字表达能力的提高，不是一朝一夕之事，非下苦功夫、细功夫、长功夫不可。起草公文除了在政治上正确、政策上对头外，最重要的是要把办什么事说清楚、讲明白，实际上就是学习一些形式逻辑。
现实中也确有一些同志该说的事情说不清楚，该讲的话讲不明白。有个单位的领导发现机关大院里养鸡的比较多，影响正常的工作和生活秩序，便吩咐一位秘书写一则通告，让养鸡的把鸡都杀掉。
这位秘书马上写了一则通告，贴于宣传栏里。
没过多久，领导办公室里的电话铃声不断，责问养鸡何罪之有？
领导莫名其妙，仔细询问才知是这则通告引来的麻烦。
原来通告是这样写的：“凡养鸡者，一律杀掉。”不是将鸡杀掉，而是把养鸡的人统统杀掉，闹了一个大笑话。
“机关工作无小事，一字一句总关情”。起草公文必须深思熟虑，详加推敲，这样才会出质量、上水平。
高智同志在回忆给毛主席当机要秘书的经历时，讲过这样一个故事。
那是1961年1月，河南省委有关农村工作给毛主席和党中央有一个报告。毛主席让他以中央名义起草一个批语，转发各省市。高智把文件反复看了几遍，吃透了精神后，就用中央的口气写了一段批语。其中他为“相信群众，依靠群众”两句话的语次仔细琢磨了好久。最后确定把“相信群众”放在前面，认为不首先“相信群众”，是谈不上“依靠群众”的。
他把批语呈送毛主席审阅，并把“相信”和“依靠”两词的安排次序作了详细说明。毛主席点头说：“是的，不相信，又怎么依靠呢？”说着，欣然写了“照发”二字。
这里讲的就是形式逻辑问题。从这件事，高智体会到：秘书起草任何东西，要勤动脑，善思考，吃透和领会，才能提高文字质量。这确实是经验之谈，值得我们学习借鉴。
三、专心校对，细心修改，“马虎”不得公文中常出现错字，有的是因为没有校对出来，有的是校对出来后没有修改过来，但归根结底是责任心问题。责任心强，就会疾“错”如仇，疾“漏”如仇，反复进行校对，一定要把错字找出来。反之，就缺乏高标准、严要求，草草了之。许多重大错误就是这样发生的。
比如，“对于上级指示，我们一定要坚决执行”，在微机上用“五笔字型法”录入时，常常把“执行”录成“招待”，就变成了“对于上级的指示，我们一定要坚决招待”。对这类错情，若校对不出来，或没有修改过来，形成正式文件上报下发，就会造成很不好的影响。
公文的校对、修改是个技术性问题，但在工作中也确有因对技术性问题重视不够，而引发政治性问题的。如何提高公文的校对、修改质量？我体会，应注意三个环节：
一是“目视”。从头到尾认真看一遍，发挥视觉的校对作用，发现毛病及时修改过来，这个环节，有时容易“走神”，这就需要有点毅力，有一股不受任何干扰的劲头，正如一位领导同志所讲的要“两耳不闻身边事、一心一意校公文”。
二是“口读”。由前至后朗读一遍，发挥听觉的校对作用，把错误找出来。乔冠华曾讲过：“我起草文件的经验是，不管在任何情况下，事情多么急，天色多么晚，我总是在写好后，从头到尾再念几遍，听一听，像不像话。”这个办法很有效。
三是“换位”。换一个人看一遍、念一遍。往往有些错误，由于自己形成了一种“定势”，看几遍都发现不了，而换一个人马上就可能发现。公文的校对、修改是一个很重要的环节，抓紧了、抓好了，公文的质量就会大大提高。
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