OFFICE软件中,最基础的操作应该就是“打开”和“保存”了吧?但是,这么简单的“保存”你真的会用吗?今天给大家讲讲“保存”那些事,会使你眼前一亮!

excel2010文档基本操作(最基础EXCEL保存功能)(1)

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我把本期讲述的内容做了一个表格,顺便用这个表格做操作演示。

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看一下动图的演示:

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2.恢复。可以通过两种方法进行恢复。方法一:“文件”-“信息”-“版本”,如下图

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方法二:“文件”-“选项”-“保存”,复制文件保存位置,在“我的电脑”中对照路径,打开对应的文件夹,打开文件即可。

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看一下动图演示,方法一:

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方法二的动图:

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二、压缩照片

如果excel文档中有照片,可以对照片进行压缩,使文件变小,方便发送、保存、传输。但是照片质量会受影响。

“文件”-“另存为”-“浏览”-“工具”-“压缩照片”,选择比目前设定高的分辨率,进行压缩,例如,从220ppi变到96ppi(注意一下,从低变到高不会提升照片质量)

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看一下动图:

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三、添加信息、缩略图

为了方便文档的管理,可以在excel中添加文档信息和作者信息,可以显示缩略图。

步骤:“文件”-“另存为”-“浏览”-“隐藏文件夹(图中显示文件夹位置)”填写相关信息,勾选“保存缩略图”。

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设定后,在文件中用“内容”和“超大图标”视图查看,就能分别看到效果,看一下动图演示:

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四、保存只读模式

可以在另存为时设定只读模式。设定后,在只读模式下打开文件,文件不能修改保存,只能修改后另存为副本文件。此功能可以保护原文件不被修改。要想去掉“只读模式”,变为“兼容模式”,重新另存为后去掉。

步骤为:“文件”-“另存为”-“浏览”-“工具”-“常规选项”,勾选“建议只读模式”。

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设定、保存、修改的具体步骤见动图:

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五、加密保护

如果你的excel中藏着私密数据、私密密码、私密照片……你肯定不希望别人看到。那么,就可以对文档进行加密保护。

步骤:“文件”-“信息”-“保护工作簿”-“用密码进行加密”输入两次密码进行加密。要想去掉密码,重复以上步骤,把密码删除即可。

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看一下动图演示:

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同时,保护工作簿中还有其他功能,大家自行尝试。

六、自动保存备份

Excel有个“自动备份”功能很实用。建议大家认真体会。设置自动备份后,每做一次“修改”“保存”,系统会自动生成一个备份文件。一定要注意,这个备份文件,是修改、保存前的那个版本(为了防止你误修改,特别体贴)。而且,每次修改保存后,备份文件是自动更新到上一个版本,非常好用!

步骤如下:“文件”-“另存为”-“浏览”-“工具”-“常规选项”,勾选“生成备份文件”

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具体步骤见动图:

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要注意,如果你把文档设定了“加密保护”,但是,生成的备份文件是没有密码的!要想不生成备份文件,重复上述步骤,取消勾选。

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