在混合模式办公现状下，选择在线会议作为团队沟通手段的目的是与团队成员同步工作进展和讨论问题,并且经过讨论之后决策出解决问题的最佳方案。当举行多部门事项沟通在线会议时，获取各部门的观点与建议是尤为重要的，那么所有与会者可以在会议中按照部门划分进行讨论吗？
其实，从2020年12月开始，微软Teams会议已经提供了分组讨论室功能，企业团队可以将会议与会者根据需求分为不同的分组，进行头脑风暴和开放式的讨论。
今天，为你梳理 Teams 在线会议的分组讨论室功能在完整会议周期中的使用攻略，让在线会议借助分组讨论室，将与会者以小组的形式聚集在一起，从而进行讨论交流。
会前筹备分组讨论室当在线会议确定使用分组讨论室功能的话，作为会议组织者的你，需要提前为会议做好一些准备，会议开始后就不用手忙脚乱了。
会议组织者可以打开这个会议的编辑模式，就会发现，这个会议默认自带一个“分组讨论室”选项卡。
单击“创建会议室”按钮，即可创建分组讨论室。
创建时根据会议需求选择分组讨论室的数量，最多可为单个会议提供50个分组讨论室。
当创建了分组讨论室之后，会议组织者可以将与会者按部门类型分配进分组讨论室了，但是会议组织者可能并不了解所有部门的人员构成，这时，可以给部门负责人授权分组讨论室管理员角色来协助控制分会场的人员分配。
在 “分组讨论室”选项卡中，打开“会议室设置”，即可分配管理员。
但是需要提醒的是，分组讨论室管理员一定是会议组织者同一组织中的会议演示者。
当分组讨论室的管理员是部门负责人时，即可轻松按照部门类型分配各个分会场人员，可以在“分组讨论室”选项卡中，单击“分配与会者”按钮，选择分配人员方式。
其中，“自动”分配方式是随机将平均人数自动分配至各个分组讨论室中；而“手动”分配方式则完全由会议组织者或者管理员来决定哪位与会者被分配到哪个会议室。
如果会议组织者确实对人员分配具有明确规划的话，那么，就可以选择“手动”分配方式，并在“将与会者分配到分组讨论室”对话框中落实既定的分配方案。
分组讨论室管理员除了在会前可以分配与会者之外，在会议全周期都可以协助会议组织者来管理分会场。
分组讨论室管理员功能：
- 添加和删除会议室
- 将与会者分配到会议室
- 设置会议室讨论的时间限制
- 打开和关闭会议室
- 加入任何分会场
- 发送公告
- 重新创建会议室
所以想要确保会议的分组讨论环节有秩序的进行，建议一定要添加分组讨论室管理员。
还需要注意的是，被设定为管理员的人员是不会被分配到特定分组讨论室的，在会议期间可以非常灵活地协助会议组织者管理分会场以及维持分会场的秩序。
其实每个创建的Teams会议都有会议选项设置，对于包含分组讨论室的 Teams 会议来说，除了主会场本身有自己的会议选项，每个分组讨论室也有各自的会议选项。
虽然分组讨论室的会议选项与主会场的会议选项在控制范围上是不同的，但是，它们却在用户界面上完全相同。
除了可以通过会议选项来分别对各个分组讨论室做出差异化设置之外，你还可以对所有分组讨论室的共性行为方式做出统一设置。
例如，你可以设置讨论室的时间限制，控制分会场讨论时长；“自动将人员移动到会议室”选项开启的话，当分组讨论室开启时预分配与会者自动进入到各自的分会场；“让人员返回主会场”还可以赋予与会者在分组讨论室过程中是否可以自主返回主会场的能力。
会中开启分组讨论室曾经有一次参加在线会议，马上进入到分组讨论环节时，本以为可以立刻进入分会场进行讨论，但是等待了很长时间却依旧停留在主会场，原来会议组织者在逐个开启分会场，这种情况在耽误与会者时间的同时也大大降低了会议的效率。
其实，只需点击一个功能按钮，所有的与会者即可进入相应的分会场。
会中打开分组讨论室功能，会议组织者可以点击“打开”选项，只需一键就可开启所有分组讨论室，与会者会按预先分配好的进入到分组讨论室，这是开启分组讨论室的第一种方法。
所有分会场同时开启并不是绝对的，也有另一种情况，当会议有多个主题讨论环节时，只需单独开启当前主题讨论环节特定的分组讨论室。
那么第二种方法就是开启指定分组讨论室，会议组织者点击特定分组讨论室后方的“…”后选择“打开会议室”，只会开启选择的当前分组讨论室。
开启分会场后如果出现一些分组讨论室并未开启的话，不用担心，当分组讨论室中没有分配与会者的话，分会场是不会开启的。
如果分会场已经开启，但是在主会场还可以看到一些与会者的话，那说明这些是未被分配的与会者，那他们只能在主会场等待吗？
不是，他们当然可以加入分组讨论环节，会议组织者或者分组讨论室的管理员打开在会中“分组讨论室”选项，点击“分配与会者”功能就可以将未被分配的与会者分配进入分组讨论室了。
当所有与会者都进入分会场后，会议组织者和分组讨论室管理员需要确认每个分会场的会议讨论是否已经正常进行。
那么如何进入分会场查看会议进展呢？选择指定分会场，然后点击“加入会议室”即可进入当前分会场。
需要注意的是，不管是会议组织者还是分组讨论室管理员，每次只能进入且管理一个分组讨论室，不可以同时管理多个。
在分组讨论的过程中，会议组织者和分组讨论室的管理员可以进入到每个分会场与参与人员交流沟通，告知每个分会场与会者讨论结束的时间以及讨论的方向等等。但是如果要向所有分会场人员通知相同消息的话，真的需要逐个进入到每个分会场通知吗？
当然是不需要的，会议组织者通过“发布公告”可以告知所有人剩余的分组讨论会话时间以及提供讨论想法。
这样，所有分会场与会者会在所在的分组讨论室会议聊天中收到通知，从而检查已发布的公告信息。
分会场中与会者的注意事项会议过程中，当分组讨论环节开始，所有与会者进入到分会场之后，与会者是否会担心无法把握讨论的时间，无法专心讨论主题内容呢？其实，作为分会场与会者的你，完全不用担心讨论时间的问题， 你自己可以轻松控制讨论的节奏。
当你进入分会场后，注意会议左上角的时间是否显示为倒计时标注，如果是说明当前分会场设置了时间限制，当与会者进入到分会场后，分会场就会进入倒计时状态。
在分组讨论的过程中，会议组织者和分组讨论室管理员可以进入到每个分会场与参与人员交流沟通，告知每个分会场与会者讨论结束的时间以及注意事项。
而且当你在聊天界面中看到会议组织者发送的会议公告时，也可以根据公告来协调分会场的时间分配或者根据公告来准备讨论结束后向主会场提交的报告。
当分会场讨论时间马上到设置的时间限制时，如果分会场的与会者们依旧还在讨论，那么会在关闭分会场之前给予分会场与会者提醒，告诉与会者分会场马上就要关闭，让与会者做好返回主会场的准备。
其实很多会议给予分会场的讨论时间是非常充沛的，分会场的讨论常常会在限制时间之前结束，如果讨论提前结束与会者仍需要留在分会场等待吗？当然不是，与会者可以主动返回主会场，会议组织者只要在设置分会场选项时勾选了“让人员主动返回”的话，分会场与会者就可以在会议画面中看到“返回”按钮。
这样，分会场的与会者就可以自己主动返回主会场提前进行汇报和总结了。
讨论结束关闭分会场分组讨论结束后，如果在筹备阶段为分组讨论室设置时间限制的话，会在到达规定时间后自动将与会者拉回主会场并且关闭分组讨论室。
那如果分组讨论室是没有时间限制的话，分会场与会者也可以点击返回按钮主动返回主会场，而且会议组织者也有两种方式可以主动关闭分会场。
第一种方式是一键关闭所有分会场，点击“关闭”选项，所有分组讨论室同时关闭。
第二种方式是关闭指定分会场，点击特定分组讨论室后方的“…”后选择“关闭会议室”，只会关闭选择的当前分组讨论室。
这样，会议中的分会场都关闭，与会者都会回到主会场进行讨论结果的汇报和总结。但需要提醒的是，会议组织者和管理员一定要确保在结束会议前，所有分组讨论室都处于关闭状态，否则在分组讨论室处于开启状态下结束会议后，分组讨论室所分配的与会者依旧是可以加入分组讨论室的。
分会场会议数据的收集会议结束后，会议的组织者会对会议资料进行归纳整理，但是主会场的出席报告中无法查看与会者参与分会场的信息，那么分会场产生的数据资料又该如何收集？
其实每个分组讨论室都有其自己的聊天功能。 所有聊天在Teams 聊天列表中提供，在分会场结束后，会议组织者可以在每个分组讨论室的聊天界面中查看分会场的出席报告、会议转录脚本以及会议录制视频。
需要注意的是，如果会议有10个分会场，那么最后汇总出的出席报告应该是11份（1份主会场出席报告 10份分会场出席报告）、11份会议录制视频（1份主会场录制视频 10份分会场录制视频），并且每个分组讨论室的会议录制视频的存放位置是分会场录制人的OneDrive for Business空间中，而不是会议组织者的。
分组讨论室的容量参数|
功能 |
最大限制 |
|
使用分组讨论室功能的会议人数 |
300 |
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分组讨论室数量 |
50 |
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分组讨论室管理员数量 |
10 |
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过期分组讨论室的不活跃天数 |
60 |
注：分组讨论室过期是指如果过去 60 天内分组讨论室未活跃，就视为过期的分组讨论室，会从分组讨论室的会议室列表中删除。
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