100个hr用得上的excel技巧(人员信息整理简直是个大坑)(1)

你知道吗?我们的身份证就是一个信息宝库,包含了很多的私密信息籍贯、出生日期、性别统统都在里面了!

100个hr用得上的excel技巧(人员信息整理简直是个大坑)(2)

01 自动算生日

今天,就告诉你 HR 是如何利用身份证号,自动提取各种各样的信息。这个 5 个函数公式不需要搞懂全部原理,但一定要会套用。

公司经常搞搞生日会还是很不错的,那本周有哪几位员工过生日?这事肯定得问 HR。怎么登记每个人的生日呢?以前我真干过一个一个手工输入的蠢事儿。

现在?我都用身份证号码直接生成:身份证第 7 起 8 位数就表示出生日期呀!

=--TEXT(MID(身份证号码所在单元格,7,8),"0000-00-00")

100个hr用得上的excel技巧(人员信息整理简直是个大坑)(3)

02 自动算年龄

HR 要统计公司平均人员平均年龄,按年龄段统计分析人员结构等等,年龄从哪来?靠身份证就能算出来。

=YEAR(NOW())-MID(身份证号码所在单元格,7,4)

100个hr用得上的excel技巧(人员信息整理简直是个大坑)(4)

03 自动算性别

性别看似不重要,其实很有用,例如:

  • 部门 Outing 要定多少个房间?
  • 三八妇女节礼物预算是多少?
  • ……

等等问题,都需要用到性别信息。要手工输入吗?NONO,同样可以从身份证号码直接获取。

=IF(MOD(MID(身份证号码所在单元格,15,3),2),"男","女")

100个hr用得上的excel技巧(人员信息整理简直是个大坑)(5)

Tips:我们可以根据身份证号码的第17位判断性别,如果是奇数为男性偶数为女性

04 自动算星座

好吧,我其实不迷信。但是,统计员工星座,其实是件很有趣的事情。例如,员工关怀可以设置为同个星座的员工一起过生日。

还是只用身份证就够了,你只需要把公式复制粘贴进去,然后把公式所在单元格一改,就搞定。

=CHOOSE(MATCH(TRUE,MID(身份证号码所在单元格,11,2)&"月"&MID(身份证号码所在单元格,13,2)&"日">={"12月22日","11月22日","10月23日","09月23日","08月23日","07月23日","06月22日","05月21日","04月21日","03月21日","02月19日","01月20日","01月01日"},),"摩羯座","射手座","天蝎座","天秤座","处女座","狮子座","巨蟹座","双子座","金牛座","白羊座","双鱼座","水瓶座","摩羯座")

100个hr用得上的excel技巧(人员信息整理简直是个大坑)(6)

05 自动算出生地(籍贯)

要想从身份证中获取出生地,还需要另外一张工作表,用来存放地区对应的代码信息。

从身份证中提取出行政区划代码,和对照表查询匹配,就能立马得到结果。

(搜索「行政区划 代码」便可从国家统计局的官网中获得相关信息,最近数据更新至 2016年7月31日,文末提供了下载地址~

=VLOOKUP(VALUE(LEFT(身份证号码所在单元格,6)),出生地查询表!B:C,2,1)

100个hr用得上的excel技巧(人员信息整理简直是个大坑)(7)

06 小心得

在做表之前,先搞清楚,哪些数据可以通过函数公式自动计算得来,就可以省下不少功夫。数据量越大,偷懒效果就越明显哟。

做好信息表,我们还可以利用条件格式让表格自己说话。例如,为生日加上条件格式,就能让本月生日的员工突出显示。

方法很简单,选中生日数据后,依次单击【开始】-【条件格式】-【突出显示单元格规则】-【发生日期】-【选择日期为本月】,【设置为自定义格式】-【字体加粗】,【填充浅橙色】-【确定】。

100个hr用得上的excel技巧(人员信息整理简直是个大坑)(8)

怎么样?是不是特别简单?

私信回复关键词「HR」,获取一份人员信息表模板吧。

想学习更多Excel小技巧吗?点击下方专栏学习更多Excel技能,让你在职场中如有神助。

,