好工具会让工作变得轻松起来！比如用表格来记录和管理台账时，就要考虑数据录入的规范化、协作权限的灵活性、台账查询和统计分析的易用性等问题。就拿我们设计部来说，现在用 SeaTable 这个新型的协同表格来记录和管理台账，就要比传统的表格更简单易用，使用场景也很广泛。本案例仅围绕台账应用来做几方面的分享。
主要包括以下内容：
- 用表格丰富的数据类型记录台账的各类信息
- 通过增加视图来管理不同角度的台账数据
- 通过统计功能可视化分析台账和快速输出报表
分别来看。
利用丰富的数据类型规范记录台账信息在台账中录入数据时，不仅要清晰准确还得做到格式规范，以便于后续的查询和处理。而 SeaTable 表格就提供了丰富的数据类型，能帮我们规范化地记录各类型信息。本案例中的台账表主要记录设计部的项目产值情况，字段比较少，只用了部分类型，大家可以结合下方截图查看更多类型，在实际中按需使用。当列比较多时，还可以冻结首列或多列，以方便拖动查看。
丰富的数据类型
比如：
- 日期：用了“日期”类型，它有多种格式可选。双击单元格就可以直接选择或在日期框上修改日期。
- 设计师：用了“单选”类型，双击单元格就能从编辑好的单选标签中选择一个。
- 定制：用了数字类型，并选择以人民币格式显示。
- 总产值：用了“公式”类型，可自动计算定制、主材、施工这三列的总和。
- 附件：用于记录相关凭证资料。用了“文件”类型，可上传一个或多个文件，支持查看。
- 创建人：用了“创建者”类型，可自动记录增加该行的用户昵称。创建时间、修改者、修改时间也是同理。
- 备注：用了“长文本”类型，可记录大段内容，支持插入图片、链接、表格等。可预览单元格内容。
另外，表格可多人在线协作，数据自动保存，方便统计员自己录入或部门协作。并且具有灵活的协作权限和共享方式，比如子表的查看行、增加行、删除行、编辑行权限；列编辑权限；锁定行等。
通过表格视图管理不同角度的台账数据从上图中可以看到，用一个表格就记录了所有时间的台账，而部门人员必然会有多样化的查询需求，即在台账上关注和查看不同角度的数据。这就可以通过增加视图并为视图设置过滤等条件来实现，然后有访问权限的人就可以在表格上快速切换查看了。简单又方便。比如用工具栏的“分组”就可以对“合同日期”自动按天、周、月、季度、年进行分组。甚至还可以增加其他分组条件。如下图：
表格视图及条件
视图不仅方便查询，还可以用于共享、导出、归档等。当然，还可以根据需要，用自定义共享、数据查询外部应用等方式来满足灵活的查询需求。
通过统计可视化分析台账和快速输出报表部门台账不只停留在数据的过录、汇总，还要利用台账对数据关联性和变化趋势展开分析，如设计师产值统计对比、月产值趋势变化、各种统计趋势等效益情况，将获得的有价值的统计信息及时向决策层反馈，让台账发挥更大的作用。而在这方面，用表格的“统计”功能、“高级统计”插件，就可以快速创建出统计表格、各类型统计图表，它们会根据所选择的视图自动更新。图表支持导出。可用于汇报工作等。如下图：
统计：点击数值或图表，可直接进去查看和编辑记录详情。
统计
高级统计：可增加多个仪表盘，在仪表盘上可创建更多类型的图表，快速导出多维度多形式的报表。
高级统计
总结本文分享了用电子表格记录和管理台账的一种思路，供参考。而用 SeaTable 表格无疑是很简单易用的工具。一张表格就能记录所有时间的台账，提高了台账利用率。而且在表上可以记录更多类型的台账信息，一行就是一条清晰又规范的记录。更可以轻松完成对台账数据的整理和可视化分析，便捷又高效，大大减少了台账统计员的负担，也便于其他人员日常查找和信息查询，为部门的台账提供了有力支撑。大家可以灵活使用它丰富的功能。
推荐阅读
记录和管理合同台账信息，用 SeaTable 表格真方便
案例 | 记录和管理知识产权台账，用 SeaTable 表格很方便
案例 | 用 SeaTable 表格做信用卡案件台账，更简单方便
案例 | 用 SeaTable 表格记录和管理订单跟进事项，简单又方便
了解更多，可搜索访问：SeaTable
,
