所谓建账,是指备齐做账所需的账簿、设备、软件、工具、物料等物质条件,选取合适的会计制度和会计科目体系,对会计科目特别是二级以下科目进行增减、修改、调整,录入期初数额和本年累计发生数额,然后进行试算调整,在试算平衡的基础上启用账簿或账套,从而进入正常的记账工作进程。
一、手工账建账
做账所需的账簿等所有物料,什么总账、三栏式明细账、多栏式明细账、数量金额式明细账、固定资产明细账等等。
把上述账簿全部取出,逐一填写“账簿启用表”。
二、电脑账建账
打开浏览器,进入软件应用网站,输入用户名、密码,登录软件操作用户界面。事实上,在线软件的应用界面,和本地软件是一样的,甚至更简洁、漂亮。
(一)创建账套
如下图所示,在软件应用界面点击新增账套,输入企业名称、本位币、启用期间,并选择适用的会计制度后,点击开始创建,软件系统即为你创建好账套。
(二)设置账套参数
在软件应用中点击“设置”,然后点击“系统参数”,把公司名称、账套启用日期、适用会计制度、会计科目几次及编码规则等设置好,整个建账就基本完成了。至于会计科目,可以在做账的过程中逐步添加、修改。
关于系统参数,需要就以下几点予以说明:
1.启用期间为开始做账的会计期间,并不是当前月份,例如2019年10月建账,需要补记2019年9月的账,那么启用期间为2019年9月;
2.会计制度的选用可以中途切换,但根据《企业会计准则》的规定,必须在满一个会计年度之后才能更换;
3.科目级次默认为4级,一般应用中应尽量避免使用过多的级次。科目编码长度一级科目默认为4位,二级至四级均默认为2位,建议把二级科目的编码修改为3位,其它级次的编码长度不用修改;
4.建议勾选“账簿余额方向与科目方向相同”和“现金、银行存款科目赤字检查”。
总而言之,经过简单设置之后,电脑账就算是建好了,可以开工做账了。
(三)增加、修改会计科目
实际上,选定了会计准则之后,软件系统是预设了会计科目的。忽老师建议,对一些常用的二级会计科目,可以一次性先预设好;不常用的,事先没有考虑到的二级科目,可以在实际使用的时候再增加。
在软件应用界面里面,依次点击设置、科目、新增等菜单按钮,即可进入会计科目设置界面,如下图。根据规则输入科目编码、科目名称,并根据需要设置好辅助核算等信息后,点击保存按钮,一个科目就设置好了。至于修改会计科目,其原理也是一样的。
(四)辅助核算
三、期初余额问题
(一)录入期初余额和本年累计发生额
(二)试算平衡
四、后期调整补充
......
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