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做外贸必备技能(你需要掌握哪些工作技能)(1)

前言

本人只针对有需要的人,外贸内行和大咖请自动略过,勿喷。

成为一名优秀的外贸业务员,不仅要不断磨练自己的开发能力,其他匹配的技能也需要锻炼并掌握。光是学会开发和谈判,是不够的。所谓“磨刀不误砍柴工”,就是这个理。来看看这篇文章提到的几项技能,你都掌握了吗?

做外贸必备技能(你需要掌握哪些工作技能)(2)

首先,基本的office办公软件相关

见过太多业务员把文档处理的乱七八糟,基本的文字组织能力不足,表格很乱,邮件很乱,客户档案很乱,总之就是一团乱麻。我们用到的最多的就是Excel、word、PPT。可能有人会说,我学会开发客户就行了,其他的交给助理,交给后勤,交给跟单员。还是那句话,你的客户,只能你自己全面负责到底,毕竟你才是拿提成的那个人,你才是时刻和客户接触的那个人。工作文档凌乱的业务员,会让客户产生不认真、不专业的印象。

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1. Excel表格

这个表格常用的技能就那几种:

1)格式调整:字体,对齐,合并和拆分单元格。这么简单,就是有人不愿意去调整,将自己每天在用的客户表格弄得一眼看去就头大的样子。固定下来自己最爱的字体和格式,每个表格都整理得清晰明了、整洁漂亮,工作的心情也会不一样。就好像下图这种凌乱的格式,看起来难受:

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2)打印调整:有没有经常发现,看着是很少的一部分,为什么打印出来哗哗地出来好几页?有的单独一列,有的单独一行,甚至几个字都占据了一整页?用“分页预览”将所有文字的大小、边距、内容,全部调整好,直到“打印预览”显示一切OK,节省纸张是次要的,主要是你的文档无论是打印成PDF还是A4纸都会看起来专业、漂亮

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3)公式计算:

加减乘除、计算总和、合并文字,能够掌握这三项会让你的工作很有效率。很简单不是么,认真钻研并熟悉几天,就学会了。很多业务员嚷嚷着这个不会那个不会,遇到调整格式就找技术人员,找电脑高手。这种基本的文档处理简直是对技术人员的鄙视。。。

之前有个同事,连最起码的表格都不会做,不知道他的2年经验是怎么做到的,报价单也不会做。每次来客户,需要我陪他做文档,做表格,加班到深夜,平时更是各种帮他调整这个那个的,简直是折磨。后来专门开了这项培训课,依然不好好学,嘴里嚷嚷着好难啊,都是电脑高手才需要掌握的。实际上,公司强制要求学习后,几天就学会了。

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2. 图片和视频处理

最起码的就是加logo和联系方式。虽然公司有作图相关人员,你也需要自己会一些简单的处理,以用于自己的广告宣传、平台上传等。总不能让公司的作图师整天为你一人服务。

美化、加logo和文字、简单的抠图、加边框,这几项需要熟练。平台上传的图片、视频,社交平台每日更新的状态等,都需要处理过的图片,尤其是平台使用的图片需要精心处理。

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3. PDF编辑和转换

很多时候,需要将PDF文件进行编辑,删除、添加文字等。比如有些时候,你拿到的是PDF,需要添加备注或者翻译,转换word后很难操作,在PDF上更容易一些。下图的这个工具可以试试。

有一次,我遇到个非常非常较真的老美客户,发来的logo是PDF的,转换word后就是没法保持原样,只能在PDF上更改。当时我还没毕业,还不熟悉这个操作。客户来验货,现场要求更改了好几遍,都是些小地方的改动,比如加个编码,改个字母等,工厂得人根本不会配合你弄这些的,本来他们就觉得一个字母没必要添加,我只能自己摸索着修改。硬是被逼着学会了这波操作。

还是那句话,你的客户,只有你有义务全心全意服务,没人有义务随时听你差遣。

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其次,业务能力相关

以下几种技能,会影响到业务谈判:

1. 文档整合

这个是指整合资料的能力。举个例子,客户需要你向他证明产品的某项性能,最好的方式是文字加图片。公司给你相关图片,告诉你相关信息,你需要整理成一份充实的资料展示给客户。这时候就需要你的文档整合能力了。如何将文字和图片很好地结合在一起,恰到好处地展现产品的特色。

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这种能力经常发会很大的作用,整合一些展示资料、宣传材料、PPT等,都需要用到。可能有人会说:这是公司的义务,需要无偿提供这些支持。对,公司为了业务员能够及时、有效地开发客户,会提供一些资料供你使用。但是有无数个客户,就有无数 N个要求,你需要对症下药地回复客户,这时候你总不能找领导给你做一份文档出来,做不到就说是公司不给力?

文档整合能力在谈判时有非常重要的地位,甚至经常起到决定性的作用。当你的客户向你提出问题,得到了充实、视觉刺激的回答时,他对你的信任度会迅速提升,这将是成交订单的至关重要的部分。

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2. 单据制作

上篇文章分享了一些基本的单据。其实单据制作并不难,但是需要锻炼自己的速度和细心,目前我最快5分钟可以提供报关单据,当然前提是数据充足的情况下。即使这样,很多时候也会遇到些突发情况。

遇到很多业务员,非常讨厌做单据,总觉得学会了就行了,做单据浪费自己的时间。有个同事,只做了一次单据,以后的单据统统找助理或者搭档做,因为觉得很麻烦很浪费时间,对自己又没有实际利益。其实,客户反而很重视你的清关单据和突发事件处理能力,一旦单据有了问题,需要业务员迅速、准确地进行解决,有时候真的特别着急。

如果你只是做了一次单据,客户立刻就能判断出你的经验不足,好感顿消。殊不知,制作单据的过程,是对你的这票订单进行更进一步熟悉的过程,少了这一步,这个订单流程是不完整的,遇到客户的疑问你也就少了这部分的应变能力。所以,不要忽视。

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3. 市场调研

这个主要是指对自己产品的竞争对手国内市场行情的基本调查,最起码要知道:你的产品质量属于什么水平;价格水平;竞争对手的优缺点;主要客户在哪里采购。

这就需要你能够扮演身份,在市场上进行调研。方法很多,不便多说。

又有人疑问了:我是业务员,不是生产商,不是领导,这些只需要领导告诉我就行了。有句话叫做“师傅领进门,修行在个人”,你想做到与众不同的优秀,就要有自己动手的习惯,别人给你的,即便你吸收的再好,那也只是吸收了一部分,不如自己动手获得的多。这就是为什么我们去学习别人的技能,哪怕别人讲得再详细、再耐心,我们也无法100%领悟同样的技能,除非自己动手实验并加以改善。

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4. 英语

老生常谈的话题了,不多说了。举个简单的例子,当你接到客户的电话/邮件,或者接待客户来访时,需要详细阐述某些事情给你客户听,你是让客户看软件呢?还是让客户找你同事,或者你的领导?那么你的客户下次就会直接找你同事/领导,而不是找你。

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结语

这些技能并不是绝对的,也不并不是说必须具备这些技能你才能去做外贸。但是想要更加高效地开发客户,这些技能不妨加以锻炼,逐渐掌握,会发现他们对你的工作产生很强的助力。开发客户是低概率事件,好不容易开发到的客户,因为缺少一些基本技能而错过,岂不是一个遗憾?

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就分析到这里了。如果你get到了这项技能,记得回来关注我,点个赞~~欢迎留言,我会及时回复的。

最后,预祝想做外贸的你,以最快的速度拿下你的外贸第一桶金!

Hi~~我是"小G外贸源"为何我的眼中常含泪水?因为我对外贸爱得深沉。O(∩_∩)O~我是一个不爱说废话的努力的苦逼的外贸经理人喜欢码字;记录外贸经历;吐槽外贸职场点击"关注",我们一起成长~~听说关注我的都减肥成功了,变帅了,变美了......

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