实物档案是指法人、其他组织以及个人在其社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。
实物档案的归档范围
（1）奖品类：主要包括奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗、荣誉证书、荣誉册、光荣册等带有明显荣誉性的物品。
（2）印章类：主要包括失效的木印、石印、塑料印、钢印；圆印、方印、菱印；党印、政府印、行政印、社团印、财务印等。
（3）字画类：主要包括领导及名人的题词、签名及各种类型书画。
（4）赠品类：
主要包括单位或个人在公务活动中互相赠送的纪念性物品、礼品。
（5）其它类：其他有保存价值的物。
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分类
字画、赠品数量较少的单位可不单设“字画”、“赠品”类，归入“其他类”。
- 一般情况：
实物档案数量适中的单位可分为奖品类（SWj）、印章类（SWy）、字画类（SWz）、赠品类（SWp）、其他类（SWq），不设置二级类日。
- 特殊情况：
若奖品类实物数量较多，可设置二级类目，即按物品类型分为奖状奖牌、锦旗等。印章、字画数量不多可不必再分类，多的可按其制成材料、内容细分。
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划分保管单位
奖品、印章、字画、赠品等实物以一件实物作为一个保管单位进行整理。
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排列
一般情况下归档的实物按收到的时间先后顺序排列。
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划分保管期限
实物档案的保管期限分为永久、30年、15年和10年。保管期限的划分参照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等有关规定执行。
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编号
归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物原貌的合适位置粘贴标签，填写档号。
实物档案用“SW”表示，用SWj、SWy、 SWz、SWp、SWq分别表示奖品、印章、字画、赠品、其他五个类型的实物档案。
各类中的实物以件为单元，按收到的先后顺序编流水号。编号方式为：全宗号一分类及目录号一件号（29一SWj1一1表示29号全宗奖品类实物档案1号目录的第1件）
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封装及排架
1、荣誉类实物：
a、有实物档案室的单位，可将整理好的荣誉类实物放置在实物档案室的展柜内，或挂在开阔干净的墙面上。
b、无实物档案室的单位，可将整理好的荣誉类实物与其它门类档案分开，平置叠放在档案柜或密集架中保管。
2、印章类实物：
将整理好的印章放入内衬活动式隔条的翻盖印章档案盒内
（不分期限混装），盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放。
档案盒封面样式档案盒脊背样式盒内样式在盒盖背面上方粘贴备考表及印模单。
备考表样式印模单样式将印章档案盒与其它门类档案分开，平置叠放在档案柜或密集架中保管。
3、字画类实物
字画经裱糊后，以件（幅）为单位将其卷为筒状，放在特制的柱形盒子中，或用衬纸包住，与其它门类档案分开，平置叠放在档案柜或密集架中保管
注：
1、卷着的字画隔一段时间要展开或挂出一段时间，再放入盒子中。
2、为不影响字画的美观，填写档号的标签可粘贴在字画背面，同时放置字画的柱形盒子上也要粘贴档号标签
4、其它类实物：
参照上述三种类型实物进行封装及保管
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制作目录
实物档案整理完成后，应制作实物档案保管单位日录
