今年的寒风来的格外地早,不断地向我们宣告着冬日的脚步逼近。当然,年末也是我们蓄力为下一年发力的好时机,不断学习和成长更是我们每个人应该践行落实的行动!

作为一名优秀的项目经理,仅掌握专业技能是远远不够的,有些软性技能在我们工作中也同样重要,比如:如何有效沟通。

怎么和项目经理沟通 项目经理如何做到有效沟通(1)

(图示:沟通漏斗)

不信?我们先来看看这些工作场景:

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怎么和项目经理沟通 项目经理如何做到有效沟通(2)

1、准备了好久的工作方案,给领导讲了半天,领导听得一头雾水,让你回去再想想;

2、跟同事交接工作,明明讲了好多遍,做的时候又出了差错;

3、跟客户沟通过的需求,过了几天,客户发信息来跟进,这才发现双方理解有误……

这些常见问题出现的原因大都归结到沟通上。

01 沟通“雷”区大盘点

有小伙伴开始迷惑了,沟通不就是说清楚话就行了么,小编只能说你答对了一半,我们还要明白怎么让听者听清楚。说到这,我们先来看看职场沟通的三大雷区,看看你是否曾经踩过这些雷:

不善倾听,沟通总是打断别人

场景1:

小张和小王在讨论项目完成情况,两人因为有点意见不合,同时在讲话:

小张:“我觉得......”

小王:“我认为......”

这时候参会人完全听不到任何一方的观点。

相信以上场景不管是在工作还是生活中大家都碰到过,倾听是我们与人沟通的第一步,我们自己的意见重要,但是别人的意见也很重要,因为一个团队,不仅仅只有一种声音,不善于倾听,不仅会造成团队矛盾,还可能耽误工作进度,另外打断别人说话也是不太礼貌的一种行为。

这时候很多人的做法可能是:坚持说完自己的,再去听别人的。而更好的做法是,第一时间停下来,向对方说:不好意思打断你了,请你先讲吧~

一定要说服对方接受自己的观点或者意见

沟通不是辩论赛,职场中所有的沟通都是为了更好的展开工作。工作沟通中不管是汇报工作还是讨论方案,总会遇到大家观点不一致的时候,如果一遇到这种情况,就本能的反驳或言辞激烈,或许在之后的工作沟通中也难与同事合作,也容易错失来自别人更好的建议,这时候可以尝试这样说:

1、”虽然我们的意见不太一致,但是我觉得你提出的建议也很好,我们可以再深入讨论讨论......”

2、“我觉得你的观点也非常好,考虑的很全面,不过我也有点建议......你看看能不能也考虑一下。”

这样很客气的回应了对方的建议,也肯定了对方的想法,进而可以顺利地让对方听进去自己想表达的观点,促进沟通。

沟通中,总是带有自己的主观情绪

很多人在沟通中,总是会不由自主地带着情绪,抱怨、指责、找借口、逃避...大家要知道:情绪并不能解决问题,甚至会影响我们的判断。

有时候,一句抱怨可能会让之前的所有沟通作废。所以,一个成熟的职场人士,是会控制自己的情绪,用最客观的态度,保持理性并冷静地去沟通事情和解决问题。

02 有效沟通干货

那么如何做到有效沟通呢?除了避开以上雷点,我们可以练习以下几个沟通方法,慢慢地,你的沟通能力会迅速得到改善的,不信咱们可以先试一试:

学会聆听

令人舒服的沟通方式,首先要学会聆听。当你懂得聆听时,就能听到对方的想法,同时还会有自己的思考,这样对于你们需要讨论的内容也会有更多的理解,提高沟通效率。

语言简练抓重点

在职场中,语言简洁,精准描述重点很重要,特别是向领导汇报工作时。

一句话就能说清楚的事情,就不要加过多描述,这样别人听起来也会很吃力,还会浪费宝贵的时间。

这一点听起来简单,但是实操起来还是需要大家掌握一些方法和原则。

1、一次性说清楚

这儿给大家举个例子,比如你因为一个活动向设计师提需求,就要一次性说明白:

“此次活动的主题是xx,希望体现xx的元素,采用xx的配色,文案大意会是xx,能否实现xx,如果不能可否采用xx方案……”

而不是这样:

“我们要做一个xx海报。” “有什么要求吗?” “符合xx主题,xx配色。” “文案想好了吗?” “想好了是xx” “还有别的需求吗?” “xx可以吗?” ……

总之,传递信息要尽可能精准的描述需求,减少无效沟通。

2、 结构化表述,重点先行

有效沟通最核心的一点,就是需要建立“信息点”的意识。简单来说在你跟对方沟通之前,可以想一想:我需要向他传达哪些信息点?如何才能最简练、最有效地把这些信息点传达出来?在这个基础上,减少冗余信息,用最精准的语言,把信息点表述出来,在这儿小编总结了一个万能公式供大家参考:

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场景1:

上级:昨天客户都说了什么?

你:一开始怎么样怎么样,后来怎么样怎么样,再后来……

上级:说结论!

这种沟通方式未免低效是不是?如果领导想听原文,直接录下来就行了。领导想知道的,是昨天的会谈得到了一个什么样的结果,这才是最重要的。

所以,在汇报工作或陈述实践的时候,最好先说结论(重点),然后说论据(为什么是这样,最好有事实依据),然后给出实施建议或改进方案。这才是真正站在接收者立场,从对方角度出发的沟通方法。这种模式,也会极大地提升你的专业性和可靠性。

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怎么和项目经理沟通 项目经理如何做到有效沟通(3)

场景2:

上级:你今天的工作完成情况怎么样?你:我今天上午做了……,下午做了……

上级:重点工作是什么?我昨天安排的XX事做了吗?XX客户联系了没有?

听了一通流水账,还没有听到工作结果,可想而知上级的感受。所以要注意,在接受问话的时候先说答案。先说答案,大家就知道现在是否存在问题,然后指向性的解决问题。就算自己犯了错误,也不要试图遮掩和解释,而是直接说明问题,找到解决办法,然后总结经验不断改善。

万能公式解析:

1、 说观点,切入主题,十秒钟必须要说的话先讲;

2、 给出理由和依据:最好3-5条,合并同类项;

3、 用实例来证明观点,最好用亲身经历或客观数据来增强说服力。

怎么和项目经理沟通 项目经理如何做到有效沟通(4)

理解别人的真实诉求

说得简单一点就是多想想,很多时候职场中的沟通不会说的那么直白,所以你需要去思考一下对方的真实诉求,这样才有进行下一步沟通的可能。

反复确认加多问

很多职场新人因为到了新环境,总是小心翼翼,在安排工作时不敢发问,正式执行的时候反而满头雾水。其实反复确认好问题,确认对方的想法,确认对方的需求,多问问,不仅可以节省时间,还能帮助自己提高效率,做事更有方向。

在职场上,遇到自己不太清楚,或者和自己理解不一样的工作,一定要及时问清楚。越是糊里糊涂的工作,出错的几率就会越大,还会耽误工作进展。所以,宁愿多问几句,也不要自欺欺人,不懂装懂。

03 注意沟通对象

面对不同的沟通对象,我们的沟通方式也会有一定的差别,所以怎么去根据对象的特点去梳理我们的沟通方式也至关重要:

对上级

上级最关注的,是事情的结果,你遇到的困难,以及需要什么协助。所以我们沟通时一定要分清主次,清晰阐述,具体话术可以参照上面我们给大家的万能公式。

怎么和项目经理沟通 项目经理如何做到有效沟通(5)

对同事

“信息不对称”是沟通中最容易遇到的,尤其是跨部门合作。

怎么和项目经理沟通 项目经理如何做到有效沟通(6)

想要合作顺利,及时相互分享各自掌握的信息,阐述清晰各自的理解是前提。(小建议,甚至可以和对方多说两遍自己的需求)

对客户

怎么和项目经理沟通 项目经理如何做到有效沟通(7)

客户要求结果,也更关注体验,这时候沟通更显得至关重要。随时跟进客户的需求,随时和客户确定需求,随时和客户报备进展,比客户优先发现问题......有了这么完善的沟通和服务意识,还怕客户不满意吗?哈哈~

沟通的小窍门都给大家梳理清楚了,建议小伙伴们从今天开始实操起来,沟通是个习惯,只有我们不断地去反复练习,才能形成良好地沟通习惯。

最后,也提醒大家一定不要害怕与人沟通,也可以养成阅读的习惯,因为只有不断学习规范的表达方式和职场知识,同时加以沟通练习,才能不断完善和提升我们的沟通水平。沟通能力是我们可以通过后天学习的,欢迎大家报名参加新形势下的工程项目经理软技能重塑!

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怎么和项目经理沟通 项目经理如何做到有效沟通(8)

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