在工作中，开会司空见惯。开会是为了解决问题、推动工作，无论是行政机关、事业单位，还是各类企业，研究决策、部署任务都离不开召开会议。当然会议有大有小，有一般性的会议，也有重要会议，有紧急性会议，也有例行性会议。组织好一场高质量的会议，显得尤为重要。但不管怎么样，作为文秘人员或者会议组织者，掌握组织会议的一些“干货”，是必不可少的！文秘人员或会议组织者必须要自己理出一份会议清单，然后按单执行，才能没有纰漏。现结合工作实际，整理会务清单如下。
一、明确会议主题。不论组织什么会议，首先需要确定其主题是什么？目的是什么？要解决什么问题？想达到什么样的预期效果？它不仅可以提炼出会议名称，更是确定会议的具体内容、形式、目标、场地、规模、档次的重要先决条件。所以，一定要弄清楚会议的主题。文秘人员一般都可以通过从领导的意图中得到这些重要的信息，如果没有获得这些信息，就没法走下一步流程。
二、明确会议时间。什么时间开会？开多长时间？这必须要做出一个科学的预测和判断。转会风是当下的一项重要要求，要尽量缩短会议时间，精简高效开会，解决了问题即可。至于具体什么时间开会，一方面要结合工作进度，另一方面要根据领导的时间安排。领导一般都比较忙，会议时间有可能会多次改动，反复。这也是没办法的事情。有时候即便发了会议通知，也还得改时间。合理确定会议时间，也显得非常重要。
三、明确会议地点。会议的地点选择也比较考量会议组织者，文秘人员的办会经验。选择什么样的会议室？在什么地方开？都要根据会议的主题、目的、要求、参会的人员、规模、会议经费等因素来确定。当然场地的具体布置也是一件细致活，一点都马虎不得，有时一个麦克风闹情绪，就会影响整个会议的效果！这是特别需要注意的。
四、明确会议形式。就是通过什么形式来开会。这就要根据会议的主题、议程、目的等等来确定会议形式。如是预备会、动员会、总结会、工作交流会；现场会、电视电话会、视频同步直播会；座谈会、征求意见会等等。随着互联网技术快速发展，视频会议技术日臻成熟，越来越多的会议以视频会议形成召开，特别是在新冠肺炎疫情大流行的背景下，视频会议成为诸多会议的首选方式。
五、明确会议议程。科学合理的议程安排决定着会议的质量。这一步很考量会议组织者、有关文秘人员的能力和水平。因为领导一般只说会议主题，往往不具体说会议事项，这就靠你去理解了，结合工作实际进行科学统筹安排，当然，最后领导肯定要审阅。
六、明确参会范围。当确定会议的主题、目的、开会形式后，什么人员参加会议及范围就已确定了。特别提醒的是，在实际工作中，一定要明确且严格控制参会人员范围、数量。任意扩大规模，也会造成不必要的人力、物力、财力的浪费。
七、明确会议主持。一般是由主办方的主要领导或业务分管领导担任，如果有多个主办单位，那么往往由牵头的主办单位的主要领导或分管领导为主持人。
八、撰写领导讲话稿。要精准传达会议精神，科学部署工作任务，领导讲话稿至关重要。要结合工作实际，认真把握领导意图，认真起草，逐字推敲，呈上一篇高质量的讲话稿。
九、明确会议记录和整理人。会议记录的人和整理人也要提前确定。记录、整理工作是否到位，是否能真实、客观、准确地反映会议精神，也直接影响到会议效果和评价，特别是后续会议精神的贯彻落实工作。
十、会场布置。科学合理布置会场是一项重要工作，桌椅摆放、桌签的顺序、话筒调试、视频连接等等诸多细节，都需要注意。
上面的清单清晰以后，你便可以着手起草一个办会的请示文件《会议方案》，报领导审批了。当然，作为操作层面，还得要制定一个会议的“执行方案”，当然是越具体越好，明确具体的工作分工与责任，确保会议如期顺利召开，并取得预期效果！
附录：会议文件材料目录
（一）会议通知（含邀请函、停车证等等）；
（二）会议议程表；
（三）会议日程表；
（四）会议签到表；
（五）主持稿；
（六）主要领导讲话稿（含其他有关领导讲话稿）
（七）有关与会者的发言稿；
（八）会议议程有关的学习或讨论的具体文件（编号为XX会议文件材料之一、之二……）
（九）座位表（座位牌）：座位表的的排位非常考验人哦，谁先谁后，谁前谁后，谁左谁右，都是有讲究的哦。
（十）资料袋。把上述所有资料收纳进去的资料袋。精心挑选一个既实用又美观的资料袋，也是一件挺花心思的事情。当然，一般性的会议，一个牛皮纸资料袋就足够了。
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