一
随着社会的发展，资质证照电子信息化走入到大众当中，企业对资质的管理更加安全、高效。
比如电子营业执照普及后，企业在办理很多业务时只需线上授权（自动留印），办事员在服务机构使用手机出示电子执照即可办理。
另一方面，企业招聘员工时，对新人素质要求更高，长此以往，企业员工的公信度更高，隐形的可以规避些因人带来的法律风险。
即便如此，行政对企业涉密文件、证照复印件、人事信息资料管理就可以一放了之了？
当然不是。
二
对资质证照、合同/档案的管理，首先需要一套标准的管理制度。这一主题我们会在下一篇文章更新。
关于资质证照、合同/档案扫描件管理规范
资质证照、合同/档案电子化存储、传输是网络化时代须做的。不过，它面对的法律风险会更大。经过研究，我觉得通过如下方式很为妥当。
01 彩色扫描件、电子签章存储时要加密。
密码仅负责资质证照管理员和其直接上司知晓。
02 把彩色扫描件去下色，变黑白无密存储。
因为营业执照等黑白复印件不加盖公章是没有法律效力的，所以我们可以不设置密码。
当企业员工使用证照时，在黑白电子扫描件非空白处增加"仅供 使用，其他用途此件无效"限定章，即可发给其使用。但是当需加盖公章使用时，需要履行用章手续。
03 因公需用彩色电子证照，在增加"仅供 使用”字眼的同时，还需在非空白处加唯一识别编号，使用者本人履行申请手续（注明序号）。
序列号是按照顺序进行排列累计的，每次使用就会在上次使用的序列号上累加排序。
为什么增加编码？
企业员工申请使用证照扫描件时，虽然履行了审批手续，也增加了"仅供 使用”字眼，但是扫描件传输性过强，一旦特殊情况发生，时间一长，是追究不到个人的。
如果增加了编号，可以对应到使用人，达到“某人因某事在某时使用了某证照”。
在此，建议同类证照设立一个编号排序，不可将所有人事档案、合同、资质证照等编号混为一起排序。
三
对证照扫描件增加文字、编号的具体操作方法：
01 打开营业执照，选择“编辑”功能；
02 选择“文字”—“文本框”，输入对应的文字即可。
四
相关“知识”链接~
关于资质证照、合同/档案复印件借阅、原件被借阅管理规范
01 纸质版复印件被借阅时，行政人常常这样做：
复印件被内部员工因公借阅时，一般不履行审批手续，加盖"仅供 使用，其他用途此件无效"限定章给申请人使用。
将复印件需加盖公章，就需要履行公章使用手续了。
这种方法能够很好的规避企业因证照复印件带来的法律风险。
02 证照原件被外带时，可以这样做：
首先履行审批手续（部门长 总经理），
再次,查阅公章及法人章是否被外带。经营类执照原件与公章及法人章再同一时间段内，有且只能其中一个被外带。一个被外带时，另一个禁止带出办公室外使用。
如遇特殊原因须携带三资质外出，须经总经理批准，由综合办印章管理人员随行到场监印，盖章后留存档一份。
最后，使用人需说明详细的归还时间，如若未及时归还，综合办需保持跟踪。
以上，
祝好。
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