工作中有时需要把表格交给员工填写基本信息,每个员工的填写方式也是五花八门,给后期数据清洗带来很大的麻烦。

Excel中的数据验证(数据有效性)可以很方便的帮助我们规范员工的填写方式,下面介绍数据验证中的几种经典用法!

下拉列表

下拉列表可以说是Excel数据验证中最常用的一个功能,提供几个可选项供用户选择输入,极为方便。

下图中C列单元格设置数据验证,防止输入非性别类文字。

选中需要设置数据验证的单元格,依次点击【数据】—【数据验证】—选择序列,在“来源”中输入:"男,女",需要注意的是文本之间的逗号得是英文状态下输入。

数据科学常用技术方法工具 数据有效性的6大实用小功能(1)

防止输入重复数据

选中需要设置数据验证的单元格,依次点击【数据】—【数据验证】,选择自定义,在“来源”中输入公式:"=COUNTIF(B:B,B2)=1",可以有效防止用户输入的内容重复;

公式"COUNTIF(B:B,B2)=1"表示B列中,对每个单元格计数,等于1方符合条件,如果大于1即出现重复值,就会与条件冲突,限制用户输入。

数据科学常用技术方法工具 数据有效性的6大实用小功能(2)

限定长度

下例中通过对手机号码列设置数据验证,防止手机号码位数不对,一定程度上减少了数据输入的错误性。

选中需要设置数据验证的单元格,依次点击【数据】—【数据验证】,选择文本长度,输入11位,点击确定即可。(同理身份证设置18位,防止漏输)

数据科学常用技术方法工具 数据有效性的6大实用小功能(3)

限定数据类型

通过设置数据验证,可以限定输入内容的数据类型,如整数、小数、文本等。

下图中对C列金额设置数据验证,防止用户输入负数或文本。

数据科学常用技术方法工具 数据有效性的6大实用小功能(4)

输入提示

输入提示功能并未对单元格输入内容做强制限制,仅仅作为提示,起到指导用户输入的作用,类似于小便签,是个很实用的小功能。

选择需要设置的单元格,依次点击【数据】—【数据验证】—点击【输入信息】,在标题或输入信息框内输入需要提示的文字,点击确定即可。

数据科学常用技术方法工具 数据有效性的6大实用小功能(5)

取消数据验证

最后说一下如何清除单元格的数据验证,选中需要清除的单元格,点击数据验证,选择【全部清除】即可。

动图展示

数据科学常用技术方法工具 数据有效性的6大实用小功能(6)

小结

以上就是关于数据验证的几个实用小技巧,分享给大家,觉得有用的小伙伴记得关注我,每日分享数据小技巧!如果有什么问题,也可私聊我~

数据科学常用技术方法工具 数据有效性的6大实用小功能(7)

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