word邮件合并功能制作成绩条(批量制作成绩单)(1)

今天,本文给大家分享的是Excel与Word亲密合作的一个超级强大的功能—邮件合并

大家可别因为"邮件合并"这个名字对它产生什么误解哈~

"邮件合并"可不是你想象的什么电子邮箱,专门用来发送邮件的。

它的强大之处在于:

当你要制作多张表格或文档,这些表格的格式都是一样的,只是里面的一些数据会有变化,这种情况就可以用到"邮件合并"。

原理是:在Word里面制作一个模板,然后通过Word里面的"邮件合并"功能导入Excel数据源,进行操作后每一组数据都能生成一张表格。生成的表格样式一样,数据不同。

比如:下面这个成绩单,要根据每个人的成绩分别制作一份,发给他本人。

word邮件合并功能制作成绩条(批量制作成绩单)(2)

Word模板

word邮件合并功能制作成绩条(批量制作成绩单)(3)

Excel数据源

如果你不会"邮件合并"功能,那只能将每个人的成绩一个一个填进去,非常麻烦。"邮件合并"天生能解决这种格式不变数据变的重复工作

"邮件合并"在哪里?

Office的Word就在"邮件"菜单下,如下图:

word邮件合并功能制作成绩条(批量制作成绩单)(4)

WPS的Word在引用—邮件二级菜单里。

word邮件合并功能制作成绩条(批量制作成绩单)(5)

利用"邮件合并"批量制作成绩单

下面以WPS进行演示

首先,在Word里面打开邮件合并,导入Excel数据表。导入后可以在收件人那里查看导入的数据。

注意:Excel数据表最好是保存为xls格式(不要保存为xlsx格式),首行为标题,下面每一列为数据,这样的数据源更不容易出错。

word邮件合并功能制作成绩条(批量制作成绩单)(6)

然后,在Word表格要填数据的地方相对应地"插入合并域"。

word邮件合并功能制作成绩条(批量制作成绩单)(7)

完成之后可以对数据进行预览

word邮件合并功能制作成绩条(批量制作成绩单)(8)

生成最终数据有以下几种方法:

word邮件合并功能制作成绩条(批量制作成绩单)(9)

合并到新文档,就是所有人的成绩单都合并在一个Word文档里面; 合并到不同新文档,就是每个人的成绩单都单独生成一个Word文档; 合并到打印机,就是直接打印每个人的成绩单; 合并到电子邮件,就是每个人的成绩单分别发送到他的邮箱,要先准备好邮箱列表。

本文想要的是合并到新文档,如下图:

word邮件合并功能制作成绩条(批量制作成绩单)(10)

这样,每个人的成绩单都批量生成了,是不是很有成就感?

当然,如果每个人都要生成一个新文档,可以使用"合并到不同新文档",如下图:

word邮件合并功能制作成绩条(批量制作成绩单)(11)

好了,以上就是利用"邮件合并"批量制作成绩单的一个案例,你学会了吗?

“邮件合并”不仅可以用来制作成绩单,还可以用于邀请函、电子邮件、工资单等的制作,只要是“格式一样数据不同”的表格就可以。

通过这个案例,我们初步了解了"邮件合并"的基础功能,其他的高级功能,比如在邮件合并里面进行计算、保留指定位数的小数、项目不定量的邮件合并,以及其他一些使用方法,我们将在以后进行详细讲解,欢迎关注。

如果您喜欢本文内容,请点击上方红色按钮进行关注,在这里,你可以一步一步地走进Excel、学习Excel、提高Excel。

word邮件合并功能制作成绩条(批量制作成绩单)(12)

,