财务内控涉及的面很广,内容也很多,但这里只就收银监管这个最基础的工作,来说说最基本的财务内控。小故事揭示大道理,希望能够由此提高企业老板对财务的认识、真正重视财务工作。

先看看如下这些案例:

1、某桌球城,只有十几张台球桌,规模小,所以是手工收银。如果是个体户老板自己收款,怎么都可以,但这是一家公司开的,是专职收银员在负责收银。开业不久之后老板就意外地发现,顾客消费结账后,收银员不做入账记录,或少做入账记录。

——其他连锁小饭店、连锁便利店是否也存在这种情况?感觉这种漏洞很低级也很好笑是不是?可现实中就存在,你没发现不表明就没有,而能否发现,关键是要看你有没有监管?以及监管措施是否管用?

2、某饭店,规模不大,采用了收银软件,老板几乎整天在店内亲自看管,且多数时间就坐在收银台边上。但不多久,老板娘无意间竟然发现收银员在私自给顾客打折、退菜、赠送、免单,几乎每天都有几单,包括老板坐在她身旁时也是如此。

——这个更好笑是吧?用了收银软件,而且老板还亲自监管,收银员竟然还能轻易偷钱,是不是觉得这个老板很傻?

其实,针对酒店、饭店的收银监控,有一财务专家都曾这样说:酒店是用收银软件控制收款的,顾客所有的消费、收款数据在收银系统里面都记录得清清楚楚,所有的数据都直接传递到财务部,每天有什么消费、收了多少钱,软件系统都自动统计,财务部都能够随时看到,收银监管哪里有什么复杂的?

所以,不是这家店的老板傻,是大家都存在着认识的误区,以为有一款好的收银软件就能控制一切。

做收银的你遇到过收银纠纷吗(如果你让我做收银员)(1)

3、某快餐连锁企业,老板声称使用的是世界上最先进的收银软件,所以不存在任何漏洞。后来该连锁企业20多家门店做了一个月的团购促销,促销结束和团购公司对账时,发现收银系统里面统计的团购销售比团购公司的记录多出了近5000份!

——不多说了,连财务专家都有那样的认识,何况并不做财务工作的企业老板?所以这个故事并不可笑。

4、某三星级宾馆,规模比较大,使用的是专业的宾馆收银软件,经营了快一年了,老板才意外地发现,收银员把散客入住人为地做成团客入住,而偷取差价现金。

——相信大多数开宾馆的老板都遇到过这种事情,没发现时,感觉一切正常,认为自己的管理做得还不错,所以也不觉得有什么损失,但等到发现时,却不知道损失到底有多大!

估计这个故事不会有几个人觉得好笑了,因为这种手法是有点“技术含量”的,恐怕一时半会还想不明白。

5、某酒店,为了吸引顾客,采取了各种促销手段,包括大家最常见的消费返优惠券。但不多久,老板就发现有收银员悄悄往顾客的消费结账单里夹券套取现金。

——这种偷钱的方式很常见对吧?因此很多企业也采取了相应的控制措施。但这种现象仍在不同的地方继续上演,而且有的企业的控制措施并不见效,只不过掩耳盗铃暂时没发现就当没有发生而已。没发现就当作没有,就心安了。

6、某维修店,开业近一年了,生意非常好,但老板却奇怪没有多少钱入账。于是下决心查账,包括盘点零配件库房、查原料购货合同等所有的手段都用完了,也没查出个结果,最后还是作为收银员的亲戚迫于压力自己主动交代:她把钱拿回家买房了,数额还不小!

——这也是收银员收款不入账的最简单、最低级的偷钱方式,之所以得逞,也是因为没有监管,或者老板不懂得怎么监管,以为用了亲戚就万无一失了。

用亲戚并不绝对保险,这个道理很多老板都明白,但不用亲戚又怎么办呢?相信这是很多老板遇到的难题。不知道怎么办,这事就拖着,就继续这么将就下去。

7、某娱乐城,收银收款后不交财务,而是由营业部门自行支配,包括采购和发工资,然后再把剩下的钱交给财务部。开业仅半年后,这家娱乐城就停业拍卖各种资产了。

——营业收入由营业部门自收自用,这是最白痴的一种管理方式!营业款项不上交财务,而由营业部门直接使用,实际就等于是资金彻底失去了监控,那么,这种公司半年内关门是必须的,否则天理不容!

……

上述这些收银漏洞,作弊的手法非常简单、也非常低级,几乎没有任何技术含量,之所以能够得逞,最主要的就是企业内部没有监管措施,也就是缺乏财务内控,或内控做得极差。而问题的根源,是企业老板只重视钱而不重视财务,或者说不懂得如何重视财务,尤其是有的老板在思想根源上就藐视财务的作用、看低财务的价值,那么出现这些问题也就理所当然。

做收银的你遇到过收银纠纷吗(如果你让我做收银员)(2)

除以上这些简单的手法外,收银偷钱还有技术含量高的,而高技术含量的手法,常规的监控措施根本就发现不了。连带上述举例的这些,总结收银偷钱的手法如下:

1、顾客消费不做记录,或不录入收银系统,直接偷取顾客结账的现金;

2、私自打折、免单、赠送,套取现金。

3、利用促销优惠券,私自夹券套现。

4、散客消费改团客消费,或零餐改套餐,套取差价现金。

5、私自在收银系统内做退单处理,甚至直接删除收银系统内的消费记录,直接盗取现金。

6、自己掏钱办理会员卡,截留顾客结账的现金,用自己的会员卡刷卡,套取会员卡的赠送金额。

7、把顾客结账的现金集中一起,以顾客的名义办理会员卡,再截留顾客结账的现金并刷卡结账,套取会员卡的赠送金额。

8、与外人合谋,由外人先办卡,营业时将顾客结帐的现金留存,再由同谋的外人刷卡结帐,套取会员卡赠送金额。

9、直接盗刷顾客长期寄存不用的会员卡,套取现金。

10、制卡部门人员与收银勾结,直接制卡交由收银套现。

11、收银员与出纳勾结,只上交部分营业款,其余瓜分。

12、收银员与有签字权的管理人员勾结,利用打折、赠送、免单、优惠券等优惠政策套现。

做收银的你遇到过收银纠纷吗(如果你让我做收银员)(3)

大家是不是都听到过这么一种说法,“如果你让我做收银员,我不要工资都干”。看了上面的案例和手法,是不是觉得干收银员的工作挣钱很容易?企业老板是不是感觉害怕了?那么怎么办?自己亲自当收银员上场收款?如果门店多,用分身术来解决?如果老板真要自己做收银员,其他工作怎么办?

其实,上面所说的这些可能存在的风险漏洞,都不是多大的问题,最关键的是,作为企业老板,你是否能够从此开始重视财务工作?是否舍得在财务上增加投入?包括增设相应的岗位、增加相应的人员编制,然后建立起一整套的财务内控体系,最终实现用流程和制度去控制企业。

不过这里需要再提醒的是,流程、制度一定要结合企业的实际业务去制定,切忌在网上直接下载来应付,网上下载的内控模板,用去应付上市前的审计还可以,如要用于自己企业,基本上就是自己欺骗自己。而花钱买的标准模板,其效果和网上下载的差不多。模板只可作为借鉴,但绝对不能直接拿来忽悠自己。

财务内控体系的内容很多,不能简单地理解为流程和制度,它包括:公司的组织架构、财务在公司的定位、基本岗位设置、岗位人员的编制、部门之间的制约、财务人员的忠诚度管理、各岗位的制约(或不兼容性)、各业务环节的流程规范、软件系统的基础设置规范及权限控制、财务稽核的内容和程序方法、授权与控制、各种审批管理等。财务内控体系是一个有机的整体,是企业生命的守护系统,而收银管理只是整个体系中非常具体的一小部分。

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