《你就是干不过做PPT的》作者：（日）下地宽也
解读人：云岭玖阅
工作汇报是职场人日常工作中非常重要的工作之一。但在工作汇报中，我们常常会发现这样的现象：有的员工用10多页PPT就完成了一次优质的工作汇报，而有的员工用20页、30页的PPT却汇报得一塌糊涂，听得管理层极度不耐烦；有的员工用简短的几分钟汇报却获得了管理层的好评，而有的员工在汇报过程中却经常被管理层打断问问题。
同样是工作汇报，为什么有的工作汇报得到了管理层的认可，而有的却没有得到认可呢？难道是管理层有偏见吗？
其实不是这样的。
有的工作汇报能够得到管理层的认可，并且得到管理层的资源支持，是因为，他们的工作汇报资料制作的好。
那么，如何制作出优秀的工作汇报资料呢？
《你就是干不过做PPT的》这本书给出制作优秀工作汇报资料的秘诀。这本书书名虽然提及了PPT，但不是教如何制作PPT的，而是如何做好工作汇报资料的。
这本书的作者是下地宽也，是日本企业的高级培训师、日本效率顾问，著有《逻辑思维，只要五步》《1分钟简报法》等书，重点帮助职场人制作优秀的工作汇报。
今天，我们分享下《你就是干不过做PPT的》这本书的3个核心观点：优秀工作汇报具有哪些特征？如何找出问题点？如何提出可行性方案？
1、优秀工作汇报特征
与差的工作汇报相比，优秀的工作汇报资料，一般具有三个特征，好的表达结构、简洁的语言表达、汇报内容的3个视角。
优秀的工作汇报，一般都有好的表达结构。
什么是好的表达结构呢？好的表达结构，就是让人更容易理解的内容表达顺序，比如：“之所以…是因为…”、“虽然…但是…”等这些都是表达内容的顺序。这样的表达顺序，更容易让人理解。制作工作汇报资料的目的，就是让决策者理解并采纳汇报人的方案。
优秀的工作汇报一般有两种表达结构类型：方案导向型结构与结果导向型结构。
方案导向型结构，一般是“有什么问题，采用什么样的方案”，简单讲，先提出问题点，然后提出解决问题的方案。
结果导向型结构，一般是“要通过什么样的计划取得了什么样的结果”，首先提出工作计划是什么，然后汇报计划达成的结果是什么。
当然，工作汇报究竟是采用方案导向型结构还是结果导向型结构？这取决于工作汇报的目的。要想知道工作计划达成的结果如何，就采用结果导向型结构；如果想解决某个问题，就选用方案导向型结构。
以方案导向型结构为例，优秀的工作汇报一般包括两个组成部分，前半部分以“问题”为中心展开表述，而后半部分则以“解决方案”为中心展开表述。这样的表达结构，更容易让管理层理解要解决的问题与方案。
明确了优秀工作汇报所采用的表达结构，但这并不意味着工作汇报成功，因为表达语言也是关键因素。
比如： 要想表达“销售利润持续下滑”的观点，有的员工用了复杂的财务报表，“2017年利润为100亿元，2018年下降到了80亿元，2019年跌破60亿元，2020年又跌破50亿元……”，其实，这种表达很难让人明白表达的意图。如果把2017-2020年利润情况用柱状图表示，并在图上表述“销售利润跌破50亿元”，这种表述方式更能让人理解销售利润下滑的困境。
所以，优秀的工作汇报，语言表达要简洁明了，不要复杂难懂，要突出工作汇报的重点内容即可。此外，工作汇报时，一般都用PPT汇报，因此，在设计PPT时，一页PPT表达一个重点内容，同时，优秀的工作汇报页数一般要控制在12页之内。
在工作汇报时，经常会被管理层打断问问题，而汇报者经常被问得哑口无言。如何规避这种现象呢？其实，优秀的工作汇报，除了要有好的表达结构与语言简洁外，还需要具备3个视角，分别是：对方视角、自身视角与数字视角。
对方视角，就是站在管理层在做出决策时重视什么。比如，销售的目标是什么？如何实现销售目标等，如果具备了管理层重视的视角，方能引起管理层的重视。
自身视角，就是在方案中有汇报者的独到见解，比如， 在汇报时，汇报者不仅列举了几个方案，同时向管理层推荐合适的解决方案。
在汇报方案时，经常听到“降低成本”、“提高效益”等抽象词汇，但缺乏“降低多少成本”、“提高多少效益”等描述。而数字视角，其实就是要让方案增加具体的目标数字，比如降低20%的成本。
优秀的工作汇报，不仅具有优秀的表达顺序，同时表达语言还要简洁，而且，还要从管理层决策关注点、独到见解与数字视角。
那么，如何做才能写出优秀的工作汇报呢？
要想制作出优秀的工作汇报，就要从2个组成部分6个要素入手。工作汇报的前半部分是找出问题点，包括3个要素：目的、问题点与原因；后半部分是拟定解决方案，包括解决方案、目标与计划3个要素。
接下来，就从工作汇报的2个组成部分6个要素进行分享。
2、优秀工作汇报结构——找出问题点
在提出解决方案之前，首先要找到问题点。因此，工作汇报的前半部分内容重点是找出问题点，让决策者产生危机感，就是“如果这个问题不解决，后果很严重”。那么，如何才能实现这一点呢？
为了找出问题点，工作汇报的前半部分，要重点按照“目的共享、找出问题点、明确原因”的顺序来说明。
制作优秀的工作汇报，首先从目的共享开始。
工作汇报的目的是什么？是指工作汇报中最想要实现的事情，以召开年度经销商会议为例，会议的目的是“提高年度经销商签约率”。因此，在准备工作汇报资料时，要首先明确汇报的目的。
此外，在面对多人听取汇报时，首先要实现目的共享。其实，目的共享就是要让所有参与汇报的人都知道汇报的目的，这样参会者就会有共同的话题。如果参会者不了解汇报的目的，就会在会议上提出不同的问题，让汇报者措手不及。比如，在解决销售人员激励措施的会议上，由于没有达成目的共享，有的参会者会提出“产品的包装需要改进”等与汇报目的不相关的问题。
那么，如何实现目的共享呢？
作者认为，为了实现目的共享，首先讲清提案背景，再陈述达成目标。这样的表达顺序能帮助参会者理解汇报的目的。
提案背景，主要是讲清过去发生了什么变化，如：为了增加市场占有率，竞争对手对销售激励进行了改革，加大了激励措施。这种变化已经严重影响了公司销售队伍的稳定。
达成目标，主要是说明采纳了新的方案后会达成什么效果。如：采用了新的激励方案，将增加销售团队的稳定性，提升销售额。
明确了工作汇报的目的，接下来，要重点找出影响实现目的的问题点。找到问题点，关键是要清楚地界定出什么是问题。
问题是什么？
比如，2020年产品投诉率为10%。这个是需要解决的问题吗？如果公司规定产品的投诉率不能超过10%，那么，投诉率10%就是需要解决的问题。如果公司规定产品的投诉率不超过20%，那么，投诉率10%就不是迫切需要解决的问题。
因此，需要解决的问题定义是“实际状态与应有状况之间的差距”。
找到问题点后，是不是就要提出解决问题的方案呢？其实，在解决问题之前，还需要找出问题产生的原因。只有搞清楚了问题产生的原因，才能找到更有效的解决方案。
比如，今年新入职员工20人，年底时离职了5人，离职率为25%。如果人事部拟定的离职率为不超过10%，那么，问题点就是今年离职率已达到25%，超过目标离职率15%。在解决离职率过高之前，首先要搞清楚离职率过高的原因。调查发现，新员工离职率高的原因在于：管理层对新员工的培养意愿不高，只是让做一些简单的执行工作。在这种情况下，问题的解决方案是：制定新员工培养计划，并让管理层增强培养意愿。
只有从根源上找到产生问题的原因，才能消除问题。否则，就是头疼医头脚疼医脚了。
那么，如何才能找到问题产生的原因呢？作者认为，可以用“因果法则”来思考问题产生的原因，遇到问题，多问几个“为什么”，这样才能找到“真正的原因”。
比如，销售部员工加班多。那么，加班多的原因是什么？可以通过“多问几个为什么”来找到原因。销售部员工为什么加班多？是因为报价工作花费时间太多，为什么报价工作花费时间多？是因为价格格式不统一，难以查询。为什么价格格式不统一，是因为公司没有制作统一规范的报价表。所以，销售部员工加班过多的原因是，没有统一格式的报价表。因此，解决方案就是：公司制定统一格式、便于查询价格的报价表。
目的、问题点、原因3个要素构成了工作汇报的前半部分内容，这部分内容促使决策层产生了危机感，明确问题点后，接下来就要完成工作汇报的后半部分内容：让决策者同意解决方案。
3、优秀工作汇报结构——提出解决方案
明确问题点并成功引起决策层关注后，就需要提出解决问题的方案了。问题解决方案要想获得决策层的支持，需具备3个关键要素：解决方案、目标与计划。
工作汇报的前半部分内容已经明确了问题以及问题产生的原因，接下来，就需要提出解决问题的方案了。
解决方案一般按照列举、筛选两个步骤进行准备。首先，将自己能想到的解决方案在纸上列出来，比如列出10个方法；然后，再集中精力从这10个方法中筛选出最合适的解决方法。好的解决方案一般都会按照这两个步骤进行操作，而比较差的方案一般仅按照第一个步骤进行操作。
如何从这么多方法中筛选出最佳方法呢？作者认为，可以按照方法的效果与可行性这两个标准进行筛选。
所谓效果，就是按照这个方法去执行，会取得什么样的成果？比如，每周一召开部门例会，把周计划分解给每个员工，这样周末时，这些工作计划就可以完成。其实，完成这些工作计划，就是周一开例会的效果。
可行性，就是按照选定的方法去执行，取得效果的可能性有多大？比如，为了实现1000万元的销售目标，需拓展100家终端店。如果完成了100家终端店的拓展，那么实现1000万销售目标的可能性有多大？这就是方法实现目标的可行性评估。
确定问题解决方案后，需要明确目标与计划。没有目标的解决方案是没有意义的，只有设定了目标的方案才是有效的方案，而所谓目标，就是在规定时间内实现某个数值。比如：截止2021年12月31日，要实现1200万元的销售额。当然，某个目标可以再拆解为若干个小目标，比如：为了在12月31日前实现1200万元的销售额，需要平均每个月完成100万元的业绩。
把总目标分解为阶段性小目标，可以让决策层觉得，实现总目标的可能性非常大。
设定目标后，接下来就是制定目标实现的具体计划了。一般情况下，计划包括时间表、团队分工与预算。在制定预算时，要重点考虑预算与目标达成之间的关系，也就是说，花费这么多预算，能有多大的产出？这个产出是不是值得这么多的预算投资？
4、小结
工作汇报是展示员工能力与工作成果的重要工作方法，有的员工通过优秀的工作汇报得到了职位的快速升迁，而有的员工却在工作汇报时经常遇到障碍，如：汇报时总是被各种问题问的哑口无言，或者工作汇报经常被否定等问题。
工作汇报之所以遇到种种障碍，其实是因为，这部分员工没有掌握工作汇报的技巧。管理层的时间或工作日程安排的很满，他们没有那么多时间听员工长篇大论或偏离重点的汇报。因此，掌握工作汇报技巧十分关键。
《你就是干不过做PPT的》这本书详细介绍了优秀工作汇报的秘诀。
优秀工作汇报，不仅要有优秀的表达结构，简洁的语言表达，而且还要体现管理层、自身与数字视角，接下来，按照目的、问题点与原因等3要素陈述，成功激发了管理层的兴趣，然后用解决方案、达成目标与计划3个要素陈述，让管理层认为这个方案有很好的效果与很高的可行性。
掌握了这些技巧，就基本可以制作出优秀的工作汇报了。
接下来，就按照这些技巧做一次优秀的工作汇报吧。
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