公文结构常见的病误 岳海翔，下面我们就来聊聊关于公文的写作动因处理过程特点?接下来我们就一起去了解一下吧!
公文的写作动因处理过程特点
公文结构常见的病误
岳海翔
当前，在公文写作实践中，对于结构的设置和布局通常存在一些问题。结构是一篇公文的“骨骼”，结构不当或者混乱，会给整篇公文的内容表达造成决定性的影响。综括起来，这些病误主要表现在以下几个方面：
（一）结构不严
一篇公文应努力做到前后呼应、内容连贯，头尾及各个组成部分之间要相互依存，融会贯通，切忌出现脱节与梗阻，以保持公文结构的严密性和思想体系的完整性。但在实践中，有些公文却没有做到这一点。例如××大学所发的一份《关于寒假期间安全保卫工作的安排》，其各个组成部分是：
开头。制定本安排的依据、目的，做好寒假安全保卫工作的总的要求。
正文。
1、放假前，深入进行一次以防盗、防火和保密为主要内容的安全宣传教育；
2、开展安全防范大检查，发现隐患，堵塞漏洞；
3、加强保卫干部的业务训练，不断提高队伍的素质；
4、加强值班工作。
上述中的第三点，属于保卫干部队伍的基础建设，是一项经常性的工作，放在这里，与安排中关于“寒假期间安全保卫工作”的主题思想是不相适宜的，破坏了该文结构的严密性与思想体系的完整性。
（二）层次混乱
即公文的层次与思想内容之间，出现界限模糊、表意不清、意思重复、次序颠倒等问题。公文的层次安排具有一定的客观规律。按照文种、内容的不同，为了表达主旨的需要，对某一事物或问题，或按其时间顺序，或按其发展过程，或按其逻辑联系等来组织安排一篇公文的层次，而且层次与层次之间要保持相对的独立性。如果一篇公文违背了这些要求，即是层次混乱。例如××县卫生局所写的一份《2020年工作总结》的层次安排是：
开头部分。概述了一年来的工作情况及主要成绩……
主体部分。并列讲了以下六个方面的内容：
1.加强各级领导班子的自身建设；
2.健全制度，落实岗位责任制，不断提高管理水平；
3.做好基层卫生网点的建设工作；
4.加强地方病的防治工作；
5.基层卫生工作出现的新面貌；
6.问题及今后的打算。
上面例文中的（五）实际是讲工作中的成绩，但在开头部分已经讲了总的成绩，这里又讲成绩，意思重复，故应与开头部分的内容合并。例文中的6，是讲工作中存在的不足及今后的大体想法，应单立层次，置于总结的末尾处，不应与取得成绩的原因即1、2、3、4并列在一个部分里，这样就造成了内容之间的界限模糊。解决了上面存在的问题后，这份总结便符合了一般总结写作的层次要求，即先是情况概述，再是原因做法或经验体会，最后是存在问题与今后的打算。
（三）段落组织松散无力
即指在段落的组织安排上，违背段落的专一性与完整性原则，出现松散现象。例如××地区统计局写给××市统计局《关于随班代培统计工作人员的函》，其内容是：
得悉你市将于近期举办统计工作人员讲习班，系统培训统计工作人员。
国务院《关于加强统计工作的决定》下达以后，我们曾打算集训我地区统计工作人员，但由于我们的力量不足，未能办成。
今日得知你市举办统计工作人员讲习班，对统计人员进行系统培训，我们打算派十名统计人员随班学习，请你们代培。
如蒙同意，将是对我区统计工作的有力支持。
代培所需费用我们如数拨付。
盼予函复。
这份函在段落组织上的主要问题是分散失当。按照公文构段上的完整性与专一性的原则要求，一个段落要集中表达一个完整的段意。这篇公函开头说明背景，占用一段是必要的，但下文用四段文字向对方表明单一的要求是不妥当的，它将一个专一、完整的内容（即表明单一的要求）分开进行表述显得松散无力，应当将这四段合为一段，同时删去第三段与开头部分重复的内容，以达到段落的专一与完整。关于尾语“盼予函复”，既可独占一段，也可尾随文后，不另起段。这样修改后，这篇信函的段落组织就比较严密了。
（四）层次段落重叠交叉
公文的层次与层次、层次与段落，段落与段落之间，如果内容相互交叉重复，就会给人以十分杂乱、缺乏清晰的感觉。例如：
××市建筑工程局
关于企业整顿工作进展情况的报告
根据省、市有关文件精神，我局从年初开始，开展了以提高经济效益为中心的企业整顿工作。第一步是调整局、公司两级领导班子，实行民主选举产生领导班子成员。
到目前公司一级需调整领导班子的27个单位，已有17完成了民主选举，将结果上报我局，局务会议以此进行了研究。
选举能否取得圆满成功，关键是严格掌握候选人的条件，按有关文件规定的四种人不能进领导班子。
一月十六日，在我局有关负责人的主持下，召开了全局系统党员干部大会，宣布了企业整顿工作正式开始。经过学习文件，反复酝酿，一月下旬各公司相继开始领导班子成员的侯选人提名工作，提候选人的范围，限定该公司固定职工，包括现任经理、副经理。
对上报的17个单位的民主选举领导班子成员，经局务会议研究，已正式作了批准，具体名单如下：
……
春节后，大部分已完成民主选举领导班子的单位将进行整顿的第二步工作，建立健全各种规章制度，进一步完善企业内部的生产负责制。其余10个单位，要继续进行民主选举领导班子的工作。在选举中，必须反复向群众讲明民主选举的重大意义，严格掌握候选人的条件，不是本单位正式注册的固定职工不可提名为候选人。
上面这份报告，全文共分为七段。其中，第二、第五段两段内容交叉，第三、第七两段内容重叠，第四段本应与第一段的一些内容（如进度情况），合并归纳放在开头部分，但在这里却被分割，本末倒置。因此，这份公文的内容显得十分杂乱。
（五）过渡脱节
在公文写作过程中该过渡的地方不过渡，或者过渡过于生硬，就会破坏公文的整体结构。一篇公文从开头部分转入主体部分，一般使用“特此……”、“特作如下……”等语句作为过渡；从总到分时，一般使用“现将各个方面……如下”作为过渡；从成绩转入问题、从正面转入反面、从经验转入教训时，一般使用“但”字作为转折过渡。在公文写作中，当遇到上述情况时不使用这些过渡语句，即为过渡脱节。
（作者系中国写作学会副会长，中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长，中国公文学研究所所长、研究员）
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