表哥表妹在使用Excel的时候

经常莫名其妙文档的容量会变得很大

而表格中的内容其实并不多

远不可能达到文件容量的大小

每次打开或保存文件时

都会很慢


之前收到一个表妹的求助,感觉她的文件比较有代表意义,于是把过程整理出来,给大家参考~

表妹的文件里面只有一个工作表

是一个815行9列的表格

有文字和公式

没有其他内容了

这个很普通的表格,容量达到了55M之巨!

打开的时候都很慢

excel数据过大太卡怎么处理(编辑起来还很卡)(1)

开始第一步排除

首先发现上下和左右的滚动条

有很多的虚位

也就是说

在表格的右边和下边还有很多空白行和列

excel数据过大太卡怎么处理(编辑起来还很卡)(2)

可以判断这些位置可能还有些内容。

但即使有内容也是不需要的了

于是选中空白的整行和整列进行删除

But,居然有一个提示:

excel数据过大太卡怎么处理(编辑起来还很卡)(3)

确定后的结果更让人奇怪:

excel数据过大太卡怎么处理(编辑起来还很卡)(4)

虽然用的笔记本不是最高配置

但是处理文档是绝对没问题的

上千行的删除以前也干过且毫无压力

第一回合受到了些许挫折

再来

既然这样提示

说明这些空白行列中的东西有古怪

有可能作者不小心留下了些什么

这些有可能是条件格式、数据有效性

也有可能有文字、公式

虽然这些都不影响行列的删除

但是还是一步步来检查。

按F5键打开定位功能

点击其中的定位条件进入定位界面

excel数据过大太卡怎么处理(编辑起来还很卡)(5)

选择批注并确定

这个操作是检查有没有批注

结果提示说没发现:

excel数据过大太卡怎么处理(编辑起来还很卡)(6)

再重复定位操作

分别选刚才定位窗口里面的各项内容:

对象、条件格式、数据有效性。。。

定位出下图中肉眼看不到的很多形状

excel数据过大太卡怎么处理(编辑起来还很卡)(7)

后来问表妹才知道

在做表格的时候

还做过复制网页文字的操作

复制网页内容

会把里面的一些控件带进来

甚至是不可见的

这些在表格里面表现为形状

这些太多了的话当然也会影响文件容量的

所以有经验的会先把文字粘贴到记事本

然后再从记事本复制粘贴到Excel

让记事本过滤非文字的内容。

上述所有的古怪东西经过刚才的定位选中

都直接按delete键删除

所有都完成后

保存文档

查看文件容量还有28M,有收货!

继续~

检查另外一个定位也找不到的东西:

定义名称

打开功能区的公式、名称管理器功能

发现了很多古怪的内容

excel数据过大太卡怎么处理(编辑起来还很卡)(8)

这些内容显然会造成文件虚胖的

这些已经难以考究是怎么来的了

反正是不需要的

于是在窗口中选中第一条

把滚动条拖到最后

按住Shift键后点最后一条

这样选中全部的定义名称后

点击窗口中的删除按钮

关闭窗口后保存文件

再检查文件大小

减小到了15.4M

一鼓作气

再继续~

既然这个名称管理器中莫名出现了东西

那么还有一种可能

就是定义了名称后

有可能被隐藏了起来

在刚才的窗口中是看不到的

这在人工做定义名称

或者对含有定义名称的表格复制

甚至在宏病毒干扰下都有可能出现

于是这次要使用一个相对高级的干货了——VBA!

按Alt F11

打开VBA编辑窗口

双击对应的工作表

然后在右侧的窗口中输入代码:

excel数据过大太卡怎么处理(编辑起来还很卡)(9)

这个代码的作用

是把文件中隐藏的名称现形

按F5键运行这个代码

然后重新打开功能区的公式、名称管理器

又发现一个古怪东西:

excel数据过大太卡怎么处理(编辑起来还很卡)(10)

事后表妹

总结得知这个叫作FilterDatabase的名称

是由于表格中的数据是从外部导入的

Excel会自动生成一个数据区域的名称

虽然后来这些数据有删除

但是这个名称还会保留

让Excel认为这个数据区域还在“使用中”

现在发现的名称

区域范围是$A$1:$XEW$65043

所以刚才第一回合的时候不能删除空白行列

现在终于可以了

毫不犹豫删除定义名称

回到第一回合的操作

将空白行列删除

并保存文档

这下查看文件属性中的容量:

740K!

excel数据过大太卡怎么处理(编辑起来还很卡)(11)

这个才是一个不到一千行的表格可以接受的大小

把刚才现形用的代码删除,保存文档

胜利收工~

下面是刚才提到的VBA代码:

Sub showname()

Dim sh As Name

For Each sh In ThisWorkbook.Names

sh.Visible = True

Next sh

End Sub


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笔芯~

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