贺词又叫祝词，就是用口头或书面的形式表示祝贺的礼仪文书。贺词是致贺方发给受贺方的一种祝贺之词。致贺方可以以单位团体的名义，也可以以机关单位首长的名义；受贺方可以是单位团体，也可以是个人。
贺词使用的情形大致有：
◆祝贺重大活动。对一些机关单位举行重大活动表示祝贺，如重大庆祝活动，经济、商贸、旅游、文化、体育活动等。
◆祝贺重要会议。对一些代表性会议、专业性会议及国际会议召开表示祝贺。比如，全国党代会召开，各民主党派及国外某些政党就会发来贺电。
◆祝贺突出成就。对单位取得突出成就表示祝贺，如取得优异成绩、发明创造、科学成就等。
◆祝贺重大项目。对重大建设项目奠基、动工、落成、开业等表示祝贺。
怎样写贺词？贺词的结构一般包括以下几个部分。
1、标题。写上“贺词”或“贺信”、“贺电”，或加上致贺场合、致贺对象，如“中共中央、全国人大常委会、国务院庆祝广西壮族自治区成立三十周年的贺电”、“在××××会上的贺词”。文种名称要根据不同的使用场合加以选择，书面称“贺信”，电文用“贺电”，祝寿叫“祝词”或“祝寿词”。
2、称谓。顶格写受贺单位名称或个人姓名及称谓。
3、正文。是贺词的主体，分若干层表达，言简意赅。一般表示祝贺、阐明意义、提出期望等。致贺对象和致贺因由不同，内容有所不同。如祝贺会议，首先祝贺胜利召开，然后阐明会议意义，预祝会议圆满成功。如果是祝寿，则是祝贺寿辰、功绩品格评价、祝愿健康长寿。
4、署名署时。署上致贺单位或个人姓名，写明年、月、日。
写作贺词要围绕中心，突出主题，内容准确。写作时要对致贺对象有一个透彻的了解。比如会议，必须了解会议召开的背景、会议性质意义及主要议题；祝寿，必须了解受贺方的生平事迹、成就、贡献、品德等。同时必须做到表达得体，切合身份。
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