对于许多人来说，在开会或培训期间记笔记是非常痛苦的一件事。像电子邮件一样，会议是工作的必要组成部分，但它是非常耗时的。要想充分理解会议的精神，就得记录大量的笔记或会议记录，尤其是在讨论工作目标或议事日程时。如果被记录的信息本来组织得就非常有序，那么记笔记还不是太痛苦，但在现实中，信息的“发送者”常常从一个话题跳到另一个话题。如果信息的“发送者”跟着自己发散的思绪东拉西扯，那么记录者就会变得很困惑：“我该写些什么呢？”“我应该把那条信息放在哪里去呢？”记录者的思绪就被阻塞了。但是，如果用思维导图，如果讲话者从一个话题跳到另一个话题，那么记录者就可以随着讲话人从容地从一个分支跳到另一个分支。所以，与传统的记笔记方式相比，用思维导图记笔记，所处理的信息量要多很多。这是因为，思维导图本质上具有生成性，它容许人们向任何方向发散新的思想，而线性笔记具有“选择性”，也就是说，我们写下的是我们最好的想法（或者至少我们认为是最好的想法）。线性笔记方式是很危险的，因为通过选择性地记录，我们会限制自我生成新思想的强大潜能。
标准的笔记是成序列的，我们写完一个句子之后再开始写下一个。这是一个“思路狭窄”的思维过程。然而，思维导图会在各个方向打开你的思想，让你充分发挥自己的联想能力，而这是传统的记笔记方法所不可能做到的。你不是被迫写下你认为最好的思想，你可以自由自在地写下任何思想。相对于标准的笔记而言，这只是思维导图笔记的其中一个优势。另外，思维导图笔记还意味着，我们可以立即在中央辨认出较为重要的思想观点，也可以在直观上确定每个衍生概念的相对重要性，所以你一眼就明白什么是重要的、什么是不重要的。关键概念之间的联系也能够通过关键词立即被辨认出来；关键词可以刺激联想力和提高记忆力。会议一结束，思维导图也就开始发挥作用了。因为它的结构很清晰，所以你可以迅速查看会议上整理的信息，添加一些分支想法，甚至可以再度访问思维导图，使包含于其中的信息更容易词记忆，以便日后回忆。知道谁在会议上说了什么是很有用的，思维导图可以很好地把团队所有成员的发言放在一个背景下，而且做起来非常简单。把每个人的贡献都包含进思维导图，可以增强团队的活力、热情和合作，因为他们将看到自己的思想和意见被记录下来，感到自己受到了重视。通过创作会议思维导图，团队的每个成员都会有一个完整的会议记录，因此可以确保每个人都理解和准确地记住提议的内容和达成的一致意见。思维导图的助记特征可以大大提高每个人记住会议内容的可能性。另外，思维导图的视觉特征和一条线一个词语的特征，使其变得非常简洁，在一张纸上就可以对所有会议内容一览无遗，而传统的会议摘要则常常需要5到30页纸。会议思维导图的紧凑性意味着，会上所进行的讨论可以在日后重新审视，甚至过去很长时间也没关系。
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