当中国留学生们去到国外之后，会发现邮件的使用变得频繁起来，特别是在正式场合，当大家需要写邮件联系自己的教授、系主任时，有哪些需要注意的呢？
邮件应该这么写！
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1.1 教授邮箱
教授可能不使用大学里的邮箱系统。所以把邮件发送到他们真正在用的邮箱地址，而不是大学通讯录上的邮箱地址。(检查一下他们的个人摘要或者注意看看教学大纲来寻找一些线索。)如果教授是使用的学校邮箱系统，那么还是要检查“发送栏”的地址是否是正确的教授邮箱。
1.2 邮件标题
需要对邮件内容作出概括，让教授知道这是一封关于什么的邮件。
例如：
Question About Course Add/Drop
Greetings From a Ph.D. Application
Application Submitted
Interview Confirmed
xxx's seasonal Greetings: Merry Christmas
1.3 称呼
开头称呼很重要。最安全的开头方式是用“亲爱的xxx教授”Dear Professor xxx。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他。
Dear Professor/Dr XXX(姓氏)
Dear XXX(建议用在有几次沟通后)
Hi xxx(较亲昵，可用在有几次来往后)
To whom it may concern(在你不知道是谁收到邮件时，例如给招生中心或网站客服发消息时可用。)
1.4 开场白
你需要先和教授寒暄一句，问问他的近况，表示礼貌和礼节，然后再介绍自己，因为你的教授每天会收到25-30封邮件，他/她不一定记得你是哪位，所以自我介绍非常重要，并且还需要表明写信的来意，这样才能让老师核实你的身份，帮助你更快的解决问题。
1.5 邮件正文
正文一定要简明，前面提到你的教授一天会收到非常多的邮件，所以如果你的问题很简洁明了那是最好的(一般把问题一条条列出来比较好)。
如果你的问题表述的很详尽或者多层面的，最好在教授的办公时间面谈，这样教授就能够更有效地帮你解决问题。
写正文时，不要有太多废话;邮件最好不要超过5段，每段最好不要超过5句:每行之前可以加个分隔线，不用开头缩进。（国外的文化和宗教略有不同。建议不要在邮件正文谈论宗教话题或者政治观点，因为你永远不知道这些是否会冒犯你的教授。）
1.6 结束语
最后感谢你的导师阅读你的邮件。每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你，并以“Best Wishes、Regards”来结尾。在英语中这叫做:
Closing Remarks
I wish you well in your future studies.
The best of luck with all this.
I look forward to your reply.
Please feel free to contact me.
Thank you again for your help.
Please let me know if you have any further suggestions.
1.7 再次检查
检查非常重要，如果你的邮箱不提供语法拼写检查，那么小编这里建议大家把内容复制在word里检查一遍，以避免低级错误。
1.8 如果对方先前已经回复过你的邮件，或者为你提供了信息，要向他们表示感谢：
Thank you for your reply.
Thank you for getting back to me.
Thank you for the updated information.
Sorry for the late reply.
Sorry I haven't got back to you sooner.
下面给大家一些邮件的例句吧~
Look forward to your feedback and suggestions soon.
期待您的反馈建议！
I enclose the evaluation report for your reference.
我附加了评估报告供您阅读。
I have some questions about the report xx- xxx.
我对XX-XxX报告有一些疑问。
Please find the document/photo/xxx attached.
请查看附件里的文件/照片/xxx.
Do you have any updates on ...?
您有关于...的进展吗?
Please accept my apologies for the absence.
请接受我为我缺席的道歉。
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