根据APQC数据中心，在2019年的应付账款状态中，仅有13%的受访者估计发票处理和支付成本超过10美元。其实，支付发票的实际成本早就超过了12美元。
相关金融专业人士表示，我们已经连续4年未能准确估计这一业务流程的成本，相对全球范围的企业经营者来说，应付账款的隐形成本一直在悄悄地侵蚀着各行各业的底线。
那么，是哪些手动任务定义了完整的应付账款流程？
1.手动发票捕获：当发票通过电子邮件、普通邮件或传真到达时，这个流程正式开始。所有的信息都必须编码到您的会计系统中，手动传输数据就会产生输入错误的可能性，还需要额外的工作人员来纠正，如果要逐单逐行地匹配发票和采购订单，这个过程可能会更慢。
2.手动发票审批：一般情况下，发票需要通过拷贝或电子邮件分发给使用供应商产品或服务的部门主管，以便他们能够核实收据，并确认是否已经到了发出付款的时间。根据发票金额的不同，发票在到达最终批准流程之前要通过多少个人，这可能会让支付流程推迟几周，甚至会导致漏账或者到期。
3.手动支付授权：一旦发票被业务部门主管批准，应付经理需要选择在下一次付款运行中获得付款，然后在首席财务官或财务总监授权后发放付款。如果授权付款的人不在办公室，这也可以延长付款时间。因此，支付授权很容易成为该过程中最大的瓶颈。
4.手动付款执行：当付款获得了授权，应付团队就必须通过邮寄支票或设置电子支付来执行这些付款。手动管理电子支付，就必须为每个供应商设置单独的支付，并通过在此过程中共享财务信息来仔细管理公司面临欺诈风险的过程。由于这个原因，许多企业错过了电子支付可以提供的许多好处。此外，如果不认真监控预产期，很容易错过最后期限，白白浪费提前支付享受动态折扣的机会。
由整个过程来看，不仅发票流程的处理成本高昂，应付团队也不得不花费大量的时间在部门经理面前推送文件或电子邮件，以便完成整个过程。另外，由供应商直接发送给部门主管的发票，通常会埋没在他们的收件箱里，这让等待付款的供应商感到沮丧。
面对这些情况，或者随着发票数量的持续增长，传统的改善措施就是增加员工人数。虽然这将使团队能够维持现状一段时间，但它只能作为一个临时的修复方案，并不能从根本上解决问题。
