第一章 总 则
第一条 为贯彻落实国铁集团《铁路建设项目物资设备管理办法》、《铁路建设项目甲供物资设备采购供应暂行办法》、《铁路建设项目国铁集团管理的物资采购供应实施细则》，规范铁路建设项目甲供物资设备管理，理顺关系，规范行为，降低采购成本，节约工程投资，保证供应和产品质量，特制定本办法。
第二条 铁路建设项目甲供物资设备分为部管物资设备和建管物资设备两类。国铁集团定期公布甲供物资设备目录。
第三条 本办法适用于XX集团公司（以下简称：公司）管辖的铁路建设项目。
第四条 物资设备部归口管理公司管辖铁路建设项目甲供物资设备的管理工作。加强与国铁集团工程招投标管理办公室、铁路建设项目甲供物资设备管理领导小组办公室和物资代理公司协调工作关系，开展相关工作。
第五条 铁路建设项目部管物资采购供应工作的实施按照《铁路建设项目国铁集团管理的物资采购供应实施细则》规定执行，本办法对公司建设项目部管物资采购供应管理的执行与落实提出要求，并对建管物资设备采购供应的实施作进一步的细化和规定。
第二章 职 责
第六条 部管物资设备
一、物资设备部职责
1．审核初步设计中物资设备总清单的类别和范围；
2．与国铁集团选定的物资代理公司办理《部管物资代理委托服务合同》的相关事宜；
3．向物资管理办报送公司管辖项目的部管物资设备招标计划、批次招标计划和技术规格书；
4．参与审核物资代理公司编制的招标计划、招标文件；
5．在物资管理办组织下，参与招标采购，与中标人办理物资设备买卖合同相关事宜；
6．落实物资代理公司按照买卖合同，按质、按量、按期交付招标的部管物资设备；
7．督促段落指挥部组织验收物资代理公司供应的部管物资设备；
8．对部管物资设备的货款支付进行签认；
9．调配、管理管辖项目的部管物资设备；
10．参与对供应商和物资代理公司供应服务工作的考核；
11．协调物资代理公司做好管辖项目部管物资设备的索赔工作。
二、段落指挥部职责
1．向物资设备部编报管段内的部管物资设备需求计划；
2．组织验收供应的部管物资设备；
3．对部管物资设备的货款支付进行签认；
4．调配、管理管段内的部管物资设备；
5．参与对物资代理公司采购和供应服务工作的考核；
6．参与管段内的部管物资设备索赔工作。
第七条 建管物资设备
一、物资设备部职责
1．准确掌握供应商分布、产品及技术发展等市场信息，制定建管物资设备招标采购实施方案和市场格局优化整合方案；
2．向物资管理办报送公司管辖项目全部建管物资设备招标计划；
3．参与做好招标前期准备工作；
4．参与招标采购工作；
5．根据批准的招标结果，与中标人办理建管物资设备买卖合同相关事宜；
6．督促中标人按照买卖合同，按质、按量、按期交付中标的建管物资设备；
7．督促段落指挥部组织验收中标人供应的建管物资设备；
8．对建管物资设备的货款支付进行签认；
9．负责调整供货实施计划、跨标段调剂建管物资设备供应；
10．组织管段内的建管物资设备索赔事宜；
11．参与对供应商供应服务工作的考核。
二、段落指挥部职责
1．向物资设备部编报管段内的建管物资设备需求计划；
2．组织验收中标人供应的建管物资设备；
3．对建管物资设备的货款支付进行签认；
4．调配、管理管段内的建管物资设备；
5．参与管段内的建管物资设备索赔事宜；
6．参与对供应商供应服务工作的考核。
第八条 其他部门职责
执行《物资设备管理办法》中明确的职责。
第三章 物资设备投资管理
第九条 在施工招标前，应明确物资设备交货地点、交货计划，并根据交货地点的变化调整运杂费费用，计划财务部要做好施工招标与甲供物资设备招标的衔接工作。
第十条 甲供物资设备供应原则上采用直发方式。从原产地至指定交货地点的采购、运输、卸车等费用，按合同约定办理，若指定交货地点发生变化，应调整相关费用。
第十一条 对于确需建立（或租用）仓储基地，段落指挥部应组织专家研究确定方案，经公司审核后，报物资管理办审查，经国铁集团批准后实施。对于建立（或租用）仓储基地的建设项目，部分物资供应可采用厂发方式，从材料原产地至仓储基地的采购、运输、保管费等费用，由公司负责；从仓储基地到工地的运杂费、损耗及工地保管费等所有费用，按合同约定办理。
第十二条 甲供物资设备中标价超出批复概算价，由工程管理部牵头组织编制文件，物资设备部和计划财务部配合，按Ⅰ类变更设计程序报国铁集团审批。
第十三条 甲供物资设备中标价低于概算价格所节省的费用，列入建设项目招标节余。
第四章 计划管理
第十四条 物资设备部和计划财务部要审核初步设计中甲供物资设备总清单（指设计单位根据定额统计的材料消耗量）的类别和范围编制是否全面，并符合国铁集团的管理规定。
第十五条 初步设计批复后，施工招标前，物资设备部要及时汇总设计院提供的物资设备总清单、物资设备购置总费用及详细概算费用等资料，组织工程管理部、计划财务部共同编制全部甲供物资设备招标计划（格式见附件1），经公司领导批准和物资管理办审查同意后，统一报部招标办。经批准的甲供物资设备招标计划，报物资管理办并抄物资代理公司和公司工程管理部、计划财务部、段落指挥部备案。
第十六条 在甲供物资设备招标计划的基础上，施工单位结合施工组织安排，根据年度施工中部管物资使用需求，编制下一年度甲供物资设备年度采购建议计划（格式见附件2），依次经监理单位、段落指挥部、公司工程管理部审核后，于每年10月31日前以文件形式报物资设备部。物资设备部按项目汇总施工单位报送的甲供物资年度采购建议计划，与物资代理公司共同进行分析后，在满足工程建设需求的基础上，按经济批量和保证供应的原则，合理选择招标时机和招标内容，制定采购实施方案，连同汇总的物资设备年度采购建议计划，一并报物资管理办。
第十七条 在年度甲供物资设备年度采购建议计划的基础上，施工单位根据工程进度，编制标段内甲供物资设备批次采购建议计划（格式见附件3），经监理单位、段落指挥部审核后，报工程管理部审核。工程管理部根据批次采购建议计划，督促设计单位编制物资设备的技术规格书并审核把关。经工程管理部审核的批次采购建议计划和技术规格书，由施工单位以文件形式报物资设备部。
第十八条 物资设备部应及时汇总施工单位提报的批次采购建议计划和技术规格书，编制本项目批次招标计划。批次招标计划经公司领导批准后实施。
第十九条 甲供物资设备批次采购建议计划每年分12个批次，提报时限：上月20日前，施工单位将本标段第3月批次采购建议计划报公司物资设备部；当月5日前，物资设备部将汇总的批次采购建议计划分别报物资管理办（部管物资）或计划财务部（建管物资）于次月组织招标采购。
第二十条 最后一次物资设备招标前，段落指挥部负责汇总管段内历次招标实际数量，同招标计划进行详细对比，将对招标计划的调整以及详细的原因书面报公司工程管理部和物资设备部审核，经公司批准后报部招标办审批。
第五章 建管物资设备招标采购
第二十一条 建管物资设备实行招标采购，国内招标执行《工程建设项目货物招标投标办法》（国家发改委等七部委令第27号），进口机电产品招标执行《机电产品国际招标投标实施办法》（商务部令第13号）。
第二十二条 建管物资设备由计划财务部组织招标采购，合同估算价在1000万元（含1000万元）以上的，报国铁集团批复后执行，其它在铁道工程XX交易中心招标。
第二十三条 施工单位在每批次招标文件发售30日前，根据项目实际情况，可以对已提报的物资设备批次采购建议计划提出书面调整申请，并按计划申报程序报审。
第二十四条 计划财务部根据批次招标计划，组织建管物资设备招标工作，办理招标交易手续。物资设备部配合做好前期准备工作。
第二十五条 物资设备的选型。
物资设备选型的技术条件由设计单位根据国铁集团鉴定中心所批复的鉴定意见和设计要求提出，物资设备部汇总路局主管业务处室的意见，报公司审定（对需要引进的国外设备，要经国铁集团有关部门予以确定）。
一、选型原则
1．选型应有利于工程质量和供货保障，有利于运营管理和维修，有利于降低成本。应着重考虑设备的先进性、成熟性和经济性；
2．选型前应对设备供应商的生产工艺、流程质量体系、产品质量、制造周期和能力、业绩和资信等进行全面考察；
3．应尽量选用已在类似铁路工程建设应用成熟，在投入运营中无质量问题投诉的设备。
二、选型条件
1．主要技术条件符合设计要求；
2．国产设备应符合国家、国铁集团相关标准；
3．进口设备应符合原产地相关技术标准或国际标准。
第二十六条 计划财务部依法组织开展招标工作，招标结果经报公司领导批准后，在10日内发出中标通知书。
第二十七条 中标通知书发出后30日内，物资设备部与中标人办理建管物资设备买卖合同签订相关事宜。合同签订后由公司计划财务部管理，合同副本原件送物资设备部、段落指挥部和监理单位备案。
第二十八条 计划财务部负责做好接收、保管和退还履约保证金等相关工作。
第六章 合同管理
第二十九条 计划财务部是合同的归口管理部门，依据合同支付物资设备款项。
第三十条 物资设备部负责合同的履约管理，督促段落指挥部严格执行物资设备到货验收制度，对不合格物资设备依据合同及时处理。
第三十一条 计划财务部和物资设备部按照各自职责建立合同台帐并做好归档保存工作，监督检查合同执行情况，确保合同的规范性和有效性，维护合法权益。
第三十二条 合同管理按照公司合同管理办法规定执行。
第七章 供应管理
第三十三条 物资设备部要协调、督促供应商（部管物资供应商可委托物资代理公司）做好甲供物资设备的组织供应工作。
第三十四条 供货需求计划编制上报
供货需求计划由施工单位在每季第二个月10日前按季度、月份编制次季度《甲供物资设备季度分月供应计划》(格式见附件5)，经监理单位审核后报段落指挥部，段落指挥部汇总后编制管段内供货需求计划，报公司物资设备部，由物资代理公司依据计划组织供应。
第三十五条 供货需求计划变更与调整
施工单位可根据现场实际提出变更供货需求计划。调整物资设备供货需求，原则上每季第三个月25日前可对次季季度分月供应计划进行一次调整。特殊情况每月份可调整次月份供货需求计划，但变更供货需求计划须在物资设备发货前提出，在途物资设备不予调整变更，申请调整变更的物资设备发货准备期不小于7日，幅度应控制在10％以内，避免临时性紧急需求。变更供货需求计划应附物资设备需求变更说明。
第三十六条 施工单位应按施组要求的物资设备供应基点，设置符合物资储存标准的材料厂（库）。材料厂（库）的库容必须满足物资设备使用需求，要根据实际情况合理确定储备量，保证物资设备供应。
第三十七条 施工单位应按照靠近供应基点和具备运输条件、装卸作业能力的原则确定到站。物资设备发往合同指定的到站交货。
第三十八条 物资设备供应商应根据供应订单合理调配资源，在收到订单3日内向物资设备部编报生产供应计划。生产供应计划必须完全满足订单在品种、规格、数量、时间及交货地点要求。供应商现有资源条件无法满足时必须同时编报应急生产供应计划。
第三十九条 物资代理公司负责审查物资设备供应商生产供应计划与供应订单匹配情况，并建立订单跟踪检查及定期报告制度，督促供应商严格履行物资设备供应订单。
第四十条 物资代理公司负责督促物资设备供应商按供应订单要求将甲供物资设备送达指定地点，及时向段落指挥部通报物资设备生产和发货情况。对于单月用量不大的物资，可把多个月的计划量凑成整数，原则上应做到同品种、同型号、同规格、同到站物资的单批运输量达到基本运输单元量的整数倍。供应商应在发运前10天，将发运计划通知物资代理公司；在发运物资设备后12小时内，将合同号、车号、物资设备名称、规格、数量及预计到站日期通知物资代理公司。
第四十一条 特殊情况下，物资设备部可以跨标段调剂甲供物资设备，段落指挥部应积极做好配合工作。施工单位、供应商应服从公司的调剂供应。调剂供应以保障现场施工急需为原则，调剂的物资可以是采购合同内的物资也可是有关各方的库存物资。调剂物资的结算在调剂对象之间直接进行，结算单价原则上以物资中标价（购入价）为准，物资从调出到调入的运杂费由调入方承担 。
第四十二条 段落指挥部负责组织甲供物资设备验收工作。物资设备到达指定地点后，段落指挥部应及时组织施工单位、监理单位、物资代理公司和供应商对物资设备的规格、型号、数量、品种、外观质量、检测报告、合格证书、驻厂监造章等按合同要求进行检查验收，对出现的问题及时解决，存在数量、质量差异或与所签合同不符等问题时，由物资设备部组织物资代理公司与供应商协商解决。不合格物资设备禁止进入现场，由供应商自行处置，并承担由此造成的损失。同时，供应商须及时组织供应现场所需的物资设备。
第四十三条 甲供物资设备验收记录一式五份（段落指挥部、施工单位、监理单位、物资代理公司、供应商各执一份），须由参与验收的各方签字确认。物资设备检验合格后，经施工单位、监理单位共同签字后方可办理验收入库和发放使用；经段落指挥部确认签字后，方能办理财务结算手续。主要且批量大的甲供物资设备到场，物资设备部或段落指挥部要派员参与验收工作。
第四十四条 物资设备部和物资代理公司应建立对物资设备供应商质量改进措施追踪检查制度。向供应商反馈产品存在的质量问题，协助其加强监控，提高产品质量。
第四十五条 段落指挥部应督促监理单位、施工单位加强对物资设备的现场管理，做好物资设备现场分配工作，由中标的供应商负责安装的设备，施工单位应提供必要的条件，积极配合安装，确保接收的物资设备按设计投入工程使用，提高现场物资设备管理水平。
第四十六条 建立合同履行跟踪制度。物资代理公司要加强与各方的信息沟通，及时向物资设备部反馈合同履行情况及存在问题。并针对存在问题及时制定解决方案。
第四十七条 段落指挥部应分标段建立物资设备计划、采购、收货、发放、质量检验等情况的台帐和记录，并将物资设备供应完成情况定期报物资设备部。
第四十八条 物资代理公司应建立详细的物资设备采购、供应报表、台账。
第八章 合同价款结算与支付
第四十九条 物资代理公司要做好甲供物资设备中标价与批复概算价差额统计工作，建立甲供物资设备料差管理台帐（附件5），为公司编制变更文件提供基础资料。
第五十条 物资代理公司服务费用由公司依据《部管物资代理委托服务合同》进行结算与支付。
一、物资代理公司每季度末前以合格的验收记录为依据，按标段编制甲供部管物资设备供应汇总表（附件6），并办理审核签字手续。
二、物资代理公司根据各标段甲供部管物资设备供应汇总清单，编制甲供部管物资设备代理服务费用结算清单（附件7），经段落指挥部和公司物资设备部、计划财务部审核后，按公司规定程序办理结算手续。
第五十一条 甲供物资设备合同价款由公司承担并按合同规定支付。原则上应日清月结，结算程序按照甲供物资设备结算工作规程（附件8）办理。
第九章 附 则
第五十二条 非《铁路基本建设工程设计概（预）算编制办法》编制概算情况下，物资设备批复概算价的计算应按相应物资设备概算编制年度（初步设计批复的概算编制年度）价差系数所对应采用计算价格（单价）乘以拟采购量计算；并根据具体设计概算，计算物资设备的交货地点所产生的运杂费费用。
第五十三条 在计划编报、招标采购、组织供应和质量监控等环节，对未履行职责的单位将按国家和国铁集团有关规定处理，造成损失的承担相应责任。
第五十四条 甲供物资设备实施情况纳入年度考核。
第五十五条 本办法由公司物资设备部负责解释。
第五十六条 本办法自印发之日起执行。
附件：1．甲供物资设备招标计划报告格式;
2．年度甲供物资设备需求计划表;
3．甲供物资设备批次采购建议计划表；
4．甲供物资设备季度分月供应计划表；
5．甲供物资设备料差管理台帐；
6．甲供部管物资设备供应汇总表；
7．甲供部管物资设备代理服务费用结算清单；
8．甲供物资设备结算工作规程。
附件1： 甲供物资设备招标计划报告格式
甲供物资招设备标计划编制说明
1．为贯彻执行《铁路建设项目甲供物资设备采购供应暂行办法》，规范甲供物资设备招标计划的编制工作，便于报送和审批，特提出本招标计划内容样本。
2．招标人应根据项目施工组织设计和甲供物资设备需求时间，编制、上报甲供物资设备招标计划，同时也应考虑甲供物资设备采购、制造和组织供应周期等因素影响。
3．甲供物资设备招标计划原则上一次上报或按站前、站后分别上报，分批组织实施。
4．本招标计划样本空格部分由招标人根据项目情况填写。其中联系电话应同时提供联系人的移动电话，批次采购建议计划表按照填表说明编制。
关于 甲供物资设备招标计划的请示
国铁集团建设工程招投标管理办公室：
根据《铁路建设项目物资设备管理办法》、《铁路建设项目甲供物资设备采购供应暂行办法》、《铁路建设项目甲供物资设备目录》的规定，现将工程项目国铁集团管理和建设单位管理的甲供物资设备招标计划上报如下：
一、工程概况
______________（简述工程规模、总投资、开工竣工时间、目前进度及计划等）。
二、招标依据
1．《中华人民共和国招标投标法》；
2．《工程建设项目货物招标投标办法》；
3．国铁集团《铁路建设项目物资设备管理办法》；
4．国铁集团《铁路建设项目甲供物资设备采购供应暂行办法》；
5．国铁集团《铁路建设项目甲供物资设备目录》；
6．国铁集团《关于铁路建设项目甲供甲控物资设备招标有关工作的指导意见》；
7．《关于新建XX铁路初步设计的批复》。
三、招标范围及内容
（一）国铁集团管理物资设备
1．本项目招标采购的铁路建设项目物资设备种类、规格型号、数量、概算等情况详见附表1（已报国铁集团物资办审核）。
2．包件划分由国铁集团物资管理办确定。
（二）建设单位管理物资设备
本项目招标的铁路建设项目物资设备种类、规格型号、数量、概算以及包件划分等情况详见附表2。
（三）部管、建管物资设备总需求计划详见附表3。
四、招标方式及安排
（一）国铁集团管理的物资设备
1．采用公开招标方式，在铁道工程交易中心进行。
2．招标时间由国铁集团物资管理办统一安排，分批组织实施。
3．招标工作由国铁集团物资管理办组织XX集团公司进行，物资代理公司协助完成。
（二）建设单位管理的物资设备
1．采用公开招标方式，在 进行。
2．主要时间安排： 。
五、评标定标
1．采用经评审的最低投标价法，投标价包括出厂价和运费。
2．根据《评标委员会和评标办法暂行规定》（国家发改委等七部委令第12号）等相关规定，依法组建评标委员会。
3．根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人。
六、招标人信息
招标联系人：
传真：
电子邮箱：
招标人地址及邮编：
附表：1．国铁集团管理物资设备需求计划一览表；
2．建设单位管理物资设备需求计划一览表；
3．甲供物资设备总需求计划表。
（公章）
年 月 日
附件8：
甲供物资设备结算工作规程
一、目的
规范甲供物资设备的结算管理，提高结算工作效率和准确性。
二、原始凭证
（一）验收记录
1．物资设备到达指定交货地点验收后，施工单位负责牵头填制《验收记录》（格式见《XX集团公司物资设备现场管理办法》附表2），验收记录必须签字齐全。
2．供应商根据《验收记录》，编制《物资设备到货验收合格记录汇总表》（附表1）。该表各项表述须与《验收记录》保持一致，并有施工单位、监理单位、物资代理公司（如属部管物资）和段落指挥部签字。
3．《验收记录》和《甲供物资设备到货验收合格记录汇总表》应根据招标号、合同号等分类别统一编号。
4．为了提高结算工作效率，交（收）货双方可自行约定合适的对账周期，用汇总的《甲供物资设备到货验收合格记录汇总表》代替《验收记录》办理结算，但其中反映的内容必须有效完整。
5．《甲供物资设备到货验收合格记录汇总表》一式五份，应在施工单位、监理单位、供应商、物资代理公司（如属部管物资）和段落指挥部分别持有和保管。
（二）发票
1．发票须按合同规定的计量单位开具，不同规格、单价的物资设备应分列，所表述的数量须与结算清单中相应的数量一致。
2．发票中所表述的价格必须与合同规定的对应价格一致。
3．填制发票时所使用的各项名称应是规范的名称，不得使用简称。
（三）结算清单
1．甲供物资设备的结算时间应按合同约定执行。
2．供应商应在约定的结算时间，依据《甲供物资设备到货验收合格记录汇总表》填制《甲供物资设备结算清单》（附表2），依序交施工单位、监理单位、物资代理公司（如属部管物资）、段落指挥部审核签章后，报公司物设部审核。
3．《甲供物资设备结算清单》经公司物设部审核签字后，交公司计财部审核并按规定办理结算手续。
4．《甲供物资设备结算清单》中多品种、多规格的物资设备自上而下的顺序应与合同顺序一致。
5．《甲供物资设备结算清单》的价格、材料名称、规格型号、计量单位等表述须与合同相一致。
三、审核
各单位（部门）的审核职责：
1．施工单位（收货单位）应对《甲供物资设备结算清单》与所对应的《验收记录》的真实性、准确性、完整性负责。
2．监理单位应负责审核《验收记录》、《甲供物资设备结算清单》所载内容与现场实际交（收）货情况的一致性、真实性。
3．物资代理公司除审核《甲供物资设备结算清单》与《验收记录》之间的真实性、符合性；审核发票的真实性，以及物资的名称、规格、型号、计量单位、数量、价格、到站、收货人与合同规定是否一致外，还需确定结算开累数量是否在合同允许的变化幅度范围之内。
4．段落指挥部负责确认《甲供物资设备结算清单》与所对应的《验收记录》的真实性、准确性、完整性，并审核与合同规定是否一致。
5．公司物设部协助协调各相关单位和部门的审核工作，审核签字是否齐备，结算数量是否超出合同供应数量，并对供货数量与计划数量进行对比分析。
6．公司计财部主要审核结算过程是否符合财务规定和合同规定要求，对承付的票据、数量、金额等进行确认和总体把关，及时对结算过程中存在的问题提出规范意见。
四、结算
1．为提高结算工作效率，公司内部各部门对《甲供物资设备结算清单》的审核原则上不应超过3个工作日。
2．供应商依据审核后的《甲供物资设备结算清单》报公司办理资金支付。
3．物资代理公司根据收到的所有票据建立台帐记录。
五、批准与支付
公司计财部按财务规定填制付款凭证，按公司审批程序办理报批和资金支付。
附表：1．《甲供物资设备到货验收合格记录汇总表》；
2．《甲供物资设备结算清单》。
