编者按：
在合规合法的前提下探索如何使科研院所非招标方式采购工作更加科学高效，减少或消除价格风险，是一项具有挑战性和专业性的工作。本文从近两年某科研院所物资非招标方式采购的实践出发，分析非招标方式采购各个环节的难点和经验，为进一步提高科研院所物资供应管理水平提供参考。
近年来，科技领域“放管服”改革的不断深化赋予了科研人员更大的自主权，同招标采购一样，如何在严格执行企业物资供应管理各项规定的前提下，进一步提升科研院所物资供应效率和质量，是当前科研院所物资采购工作实践中的要点和难点。
一
非招标方式采购的基本内容及利弊对比
1.非招标方式采购的基本内容
非招标方式采购是指用招标以外的方式进行采购，包括谈判采购、询比价采购、直接采购、竞价采购等。
根据物资、项目特点不同，非招标方式采购也有其不同的适用性。
谈判采购适用于采购需求不明确、实施方案不明确、或市场竞争不充分，潜在供应商不足三家的情况。
询比价采购适用于采购人可准确提出采购项目需求和技术要求，市场竞争比较充分的采购项目。
直接采购又称单一来源采购，采购人通过组建谈判小组与一家供应商进行谈判，直接采购是一种非竞争性的采购方式，适用于采购项目为特定专利或专有技术，原设备、装置、系统配套的物资或供应资源数量极少等情况。
竞价采购则适用于技术通用、标准明确、市场竞争充分的采购项目，靠价格取胜。
2.非招标方式采购的利弊对比，如表1所标。
二
科研院所的物资需求特点与物资采购现状
科研院所与生产型企业的物资需求存在着明显差别，具有需求计划繁多、品种杂、数量少、频次低、通用性小、总金额低、需求紧急等特点。在严格落实企业物资招标采购管理“应招必招、能招尽招”的原则下保障科研供应效率和质量，需要物资供应人员积极探索创新。通过统计2019年某科研院所的物资采购情况可以看出：招标采购、询比价采购、直接采购是某科研院所常用的物资采购方式（见表2）。
三
询比价采购的实践与经验
1.科学编制采购预案
针对各类需求物资的特点，科学编制采购预案。对需求频次较高、可预测需求的物资，如化学试剂、玻璃仪器、实验气体等，通过定向或公开询比价的方式（估算金额50万元以下）签订企业自采框架协议，减少一单一采操作，提高采购效率。对技术复杂、非标、难以集合需求形成批量采购的物资，在编制采购预案之前，应通过充分调研沟通，了解生产周期、供货流程、付款方式、运输方式等，根据物资特点，优先选择具有相应产品目录的供应资源。
公开询比价采购预案中设置资格条件时，应根据所采购物资的实际需求条件、技术标准、市场竞争情况等因素合理设置，避免不合理的条件限制、排斥潜在竞价供应商，造成竞争不足。
2.充分调研论证，降低价格风险
在开展物资采购工作前，应多渠道开展价格调研，充分了解物资市场供需情况及价格走势分析，利用BW系统和行业业务公开系统，加强日常价格比对分析；通过与科研需求用户沟通交流，了解物资技术要求、特点及成本构成、决定价格的主次因素，利用各类网络平台核查及以往采购经验评判供应商报价情况，保障采购价格的科学合理。
3.合理设定采购目标价
设置合理采购目标价多用于投资类的项目采购，因其有资金指标或采购人对采购项目非常了解，清楚其价格上限，因而设置采购目标价可在一定程度上防范采购价格风险。采购目标价的设定过高，形同虚设，造成采购资金浪费；采购目标价设定过低则可能消磨掉供应商的积极性，造成询比价失败。投资资金金额、历史采购价、BW价格数据库中的采购记录价格（如中石化物资供应管理数据统计库）可作为采购目标价设定的依据，然而充分地了解市场规律及项目特点，才是采购目标价得以合理设定的保障。
4.强化供应资源管理，防范供应及质量风险
一是引进优质供应资源，优化供应资源结构，优选生产厂或品牌商参与采购，减少中间商、经销商选择。二是严格审查供应商资质，不定期开展供应商经营状况、内部控制、安全环保、诚信经营等的考察或评价。三是强化过程质量风险管控，建立重点供应商资质监控台账和质量问题台账，搭建质量反馈机制，全面强化质量验收和检验，实现物资采购的闭环管理。
四
直接采购的实践与经验
1.科研院所实施直接采购的前提
针对科研物资需求紧急、通用性小的特点，物资供应部门在秉持“应招必招、能招尽招”的刚性要求以及“程序不可逾越、进程可以加快”的原则下，对不满足招标条件的科研物资，尤其是大型科研设备、仪器及主机备件等，可通过办理相关手续，实施直接采购；对金额超过50万元，能够满足招标条件的“能招尽招”物资，必须实施招标采购。
2.直接采购的实践与经验
严格履行直接采购程序。一是通过制定直接采购的管理制度，从源头上严格直接采购的论证与审批程序。二是按照企业业务公开要求，在采购前及采购完成后，及时做好公示公开工作。
3.把控采购价格
直接采购的物资，因缺乏市场通用性，买方了解市场价格的渠道较窄，采购价格无法合理掌控。在采购过程中，卖方往往凭借其市场资源稀缺性和垄断地位而呈现强势，拥有定价权。总结以往实践经验，物资采购人员可通过采取如下措施把控采购价格。一是多方位对比同类或同种物资价格。如在某控制系统的备件直接采购中，采购人员前期通过查询卖方公司与集团总部以往签订的装置及备件框架协议价格，了解到备件的平均折扣率，以此为谈判筹码，向卖方争取到了列单价50%的折扣率，节约采购资金30余万元。二是与科研需求用户共同调研，了解物资相关的原材料费、运费、进口税费、安装及服务等，在商务谈判时根据具体情况，可要求卖方分项报价，从而掌握一定的谈判主动权。三是充分运用谈判技巧达成合作共赢。直接采购的谈判，是双方人员斗智斗勇的博弈，谈判时表达合作诚意但据理力争，抓大放小化解难题，可达到事半功倍的效果。
4.控制过程风险
一是尽可能地与生产厂家达成合作。通常情况下，科研仪器设备因其高精尖的特点，生产厂家多在海外，而主机设备、装置备件的直接采购，因其数量少或金额小，往往向其经销商或代理商发起。因此，严格审核经销商、代理商的授权证书，是降低供应风险的前提。二是严格采购合同的签订。虽然采购过程中双方经过多次沟通交流甚至有过长期合作，但对涉及交货期限、违约责任、技术服务及安装调试等关键事项，不可口头约定，须切实反映在合同条款中，这不仅能够约束供应商行为，保护双方权利与义务，也是控制过程风险的关键。
五
小结
科学选用询比价采购、积极推进招标采购、实事求是开展直接采购，思考探索规范高效的物资采购供应模式，是某科研院所物资供应人员近年来不断实践的经验沉淀。随着“互联网 ”采购的不断深化，非招标方式采购也依托电子商务系统、易派客等平台实现了全流程电子化操作，通过专业化、规范化地发布询价书、采购公告公示以及依法公开相关信息，使得采购过程更加公正、科学、透明。以物联网、大数据共享技术支撑的电子化操作，在为采购与供应提供诸多便利的同时，数据可追溯、可统计，更为监察审计提供可靠支撑。
作者：任 静
作者单位：上海石油化工研究院
来源：《招标采购管理》2022年第2期
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