故事背景。

猪猪面馆:一家连锁式餐饮企业,拥有自己的中央厨房,总部和中央厨房一个在市区,一个在郊县。

许栩:即文中的“我”,猪猪面馆中央厨房生产总监。

东海:猪猪面馆技术总监,挂总监头衔,但行使副总权力,许栩的顶头上司。

做好每天例会的会议记录的意义(一个八小时例会的故事引发的思考)(1)


总部例会的故事。

前段时间,因有些非常烦琐的私事要处理,我向东海老大请了一个大长假,有几个月没到猪猪面馆。

前两天,私事处理完成,我回到面馆的中央厨房上班。

昨天,猪猪面馆总部例会。三点的会议,我按照以前的惯例,两点半赶到总部办公楼。也按照以前的惯例,例会一般进行两个小时,五点左右结束。于是,我想,好长时间没到总部了,开完会后,一定要敲东海一餐酒喝。

但很快我发现我想多了。

昨天的会议从下午三点开起,一起开到晚上十二点多才结束。晚餐,也是在会场解决,吃是是猪猪面馆总店打包过来的一份据说是东海精心准备的牛肉面。但事实上,我挑了半天,发现除了面就是汤,楞是没找到一块牛肉。


会开完后,我顾不上敲东海的酒喝,连夜打车赶回猪猪面馆中央厨房。当然,按猪猪面馆及东海一贯老抠的特性,回中央厨房的打车费是必须我自己掏。

做好每天例会的会议记录的意义(一个八小时例会的故事引发的思考)(2)


生产例会的故事。

今天下午一点,是中央厨房生产体系的周例会。按照以前的习惯,我12:50赶到会议室。

我到会议室时,有几个人已经来了,然后陆陆续续,又有参加会议的人员进来。不过,今天不知怎么回事,我总觉得有点别扭,但左看右看,却没发现到底哪里不对劲。

正纳闷间,12:59,生产部经理老张最后一个进来。

他左手拿个杯子,胳膊夹一个本子,右手提着一个水壶。看到这穿上水壶,我突然知道了哪里不对劲了。

原来到会议室参加例会的人,每一个人都带了一个杯子。记得以前都只是带个本子和笔参加会议,这,什么时候多了个杯子?


从老张进门后,我眼睛一直跟着他,看他放下水壶,找到位置。老张见我一直看着他,感到非常奇怪和纳闷。

我看到老张坐下后,问,“老张,你提个水壶是什么个意思?”

“水壶?等会给大家倒水啊。”老张似乎有点莫名其妙。

“你们每人杯子里有一杯水还不够,还得续水?”我看了下四周,“还有,开会什么时候允许带水杯子的?”

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“许总”,看着没人回应,计划部主管小刘看了看大家,然后对着我说,“大概两个月前,我们的周会时间就开始增长了。最近几周,例会更是没三四个小时开不完。张经理为了大家没水喝,才拿个水壶进来的。”

“一个周例会开三四个小时?”我愕然,并有点上火了。但又不由想到昨天我在总部,例会开了足足八个小时,弄得我酒都没喝上。于是,火更大了,“开三四个小时的会,大家现场都没事干了吗?”

“许总,我们也没办法。”物流部经理老王似乎苦笑着说,“自从总部博总离职,猪猪老板就说要反思,为什么这么高水平的人我们留不住。反思来反思去,他发现我们很多事情因为没有更高级领导关注而没法解决,于是,他要求,公司各层级例会参会人员必须在会上提出本周难以解决的问题,在会上当场大家讨论解决且必须解决。”

老王喝口水,又苦笑一下,接着说,“于是,会就越开越长了。”​

我有点无语,问了一句,“你们在会上提出的问题都真正解决了吗?”大家默然。


“例会是什么?例会的作用是什么?例会是为了什么?”见没人回应,我接着问,声音也不由得大了起来。

见仍然没人回答,我说,“那好,今天,我借这个例会,和大家聊聊,例会的作用是什么,我们要不要在例会上讨论和解决问题,我们如何来开好这个例会。”

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一、例会的作用。

例会大多是多人跨部门参加的会议,对企业来说,属于偏大型的会议,一般以月或周为单会举行。

例会的作用是汇报、安排、宣传与激励

所以,例会更多的是回顾总结过去一段时间的工作,安排部署下一阶段的任务。例会更多的宣导,是上传下达。

会议是为了沟通,是沟通的一种方式,我们不要背离此原则的,不要为了会议而会议。

例会适合是汇报而不是请示,是安排而不是讨论。

例会上不适宜领导当场做决策,但特别适宜宣布或宣传领导的决策。

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二、不要在例会上讨论和解决问题。

不要试图在例会上讨论问题,更不要试图在例会上解决问题,这很多时候就是纯粹的浪费大家的时间。因为,例会上从来不真正解决问题。

不要在例会上讨论问题,还有以下几点原因。

1、问题在例会上讨论,造成最大的结果是大家平常都不沟通了,很容易造成有问题等到开会时再说的文化和氛围。

2、有问题等到会上再说,不但让大家养成拖延的习惯,并且很容易耽误问题解决的最佳时机,问题最好也需要当场和即时解决。

3、在例会上讨论问题,会使会议时间无限制的拖长,使会议成本大为增加。马拉松式会议毫无意义,是对资源的最大浪费(很多时候讨论的问题与参会的大多数部门大多数人员无关)。并且,会议开的时间越长越不解决问题,比如,问题讨论超过10分钟,估计当场也不会有什么真正的结果。

4、参加例会的人多多少少都管点事,都有自己的一摊子事,在例会上讨论问题,非常耗费时间,对参加例会的人的本职工作影响非常大。

5、最关键的一点,长时间的会议说的好听的是解决问题,但其实是几个部门之间在扯皮,在互相推卸责任

6、在例会上讨论,还一种可能的结果是,有些人把开会发言当成了表现自我的机会。于是,每个人都要发言,而且还要多说,生怕说少了显得工作干的少了,或者显得没水平了。于是,会议时间越来越长。

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三、例会不讨论和解决问题,那有问题怎么办。

1、有问题为什么要等到一周甚至一月的例会才讨论,才解决?解决问题不在例会,关键还是在平常,出现问题即时沟通和解决问题。如果把问题都放在例会上再讨论,错过问题解决的最佳时机不说,黄花菜都得凉透了。

2、如果真有问题需要开会,那也应该是相关人员开专题会讨论,开小会讨论,不要在例会上浪费其他人的时间。

3、例会上反映的很多问题,其实不是部门之间沟通不了,而是部门之间日常不沟通,都等到例会上再说

4、解决问题到现场去。对于制造型企业来说,尤其需要如此。

平常有效沟通是解决问题的最佳途径之一,也是预防例会时间过长的最佳途径之一。

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四、如何开好例会。

其实公司管理例会开会成本非常高,但不少管理者热衷于开会,那怎么去开好例会呢?

1、如上文所说,明确例会的目的和作用,按照例会的目的去组织实施例会,不要试图在例会上讨论问题,更不要试图在例会上解决问题。

2、例会需要计划和准备,公司需要有专门的例会制度。计划一般指会议内容提前知会,会议议程安排等。而准备,不仅会议组织者要准备,参与会议的每个人都要准备。

3、会议组织者或会议主持人把控会议节奏,会议过程控制。

4、会议总结、决议与跟踪。

5、例会不要选在周一。经过周末的休息,很多包括客户问题在内的事务需要解决处理,但因为要开例会,那这些事不得不往后延,带来各种忙乱和抱怨。

做好每天例会的会议记录的意义(一个八小时例会的故事引发的思考)(8)


简单总结。

例会应当短而精,例会的作用是汇报、安排、宣传与激励。

不要在例会上讨论和解决问题。有问题,开小会解决,开专题会解决。更关键的是,问题,不要等再例会才解决。出现问题即时沟通和解决问题。

会而议,议而决,决而行,行而果。




注:本文许栩原创,原发于食品论坛猪猪面馆话题。原文较短小,现以原文为纲,大幅度增加和修改,等于重新创作,今日头条首发。

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