Part one
使用电子邮件的十大懒习
Top 10 lazy email habits
1. 主题行内容模糊或过时
Using a vague or outdated subject line
那些标题为Update，Hi，News 的邮件让人看了都不想打开。标题一定要精当，准确地告诉收件人邮件的确切内容。如果你知道收件人会收到很多信件，可以在主题行中加注“Urgent”的字样。主题行的内容可能会决定收件人收到你的邮件后会立刻就读还是今天读、明天读、下周读或永远不读。
2. Not using a greeting or sign-off
未使用问候语或结束语
要记住使用恰当的问候语和结束语是最起码的礼节，而且不是一句简单的“Thanks and regards”就能了事的。
3. Not proofreading
未进行校对
仔细校对，尤其是用手机发送邮件时更应认真检查。如果经常在邮件中出纰漏，人们就会怀疑你是否重视细节以及你能否做好工作。
4. Using abbreviations or acronyms
使用缩写或首字母缩略词
提醒各位慎用“FYI”。很多人都抱怨他们常常得花时间去弄明白为什么他们收到的邮件中会有FYI的字样。其实发信人只需用一句话就能说明这个问题（For your information仅供参考）。
5. Using the wrong case
大小字写体使用不当
在电子邮件的世界里，使用大写字母就等于冲人大喊大叫，这被认为是一种无礼的、让人反感的行为。
6. Not thinking about who really needs to see the message
不考虑谁才是真正需要看邮件的人
点击“回复全部”或发送抄送邮件之前一定要认真考虑一下。只给需要了解邮件内容的人而不是你认识的所有人发送邮件。
7. Writing everything in one long paragraph
所有内容都写进一个长段落中
要条理清晰地组织自己的邮件内容，注意在段落之间留出空行，这样收件人读起来就容易多了。
8. Vague messages with details missing
意思表达不清，缺少细节
网络使我们能和世界各地的人们很方便地交流。很多时候人们了解我们的唯一方式就是观察我们的写作风格。切勿因匆忙中点击鼠标而去冒毁掉自己信誉的风险。
9. Using unfriendly tone
语气不友好
电子邮件引起误解是常有的事。如果你的语气不够正确，就很容易冒犯收信人。
10. Messages that are just plain sloppy
邮件写得马虎草率
撰写电子邮件时，应该像写正式信函一样严谨认真，这样才能给人留下好印象。
Part two
Top 10 tips for making the most of email
用好电子邮件的十点建议
1. Turn off your email alert
关闭邮件提醒功能
别让电子邮件控制了你的生活。如果有重要的项目要做，就请关闭自己的即时通信系统，每天查看邮箱两到三次即可。
2. Respond to messages promptly
及时回复邮件
如果你没有时间、无法立即回复，不要仓促写就一封错误百出的邮件，可以先发一封短信告知对方你在认真考虑过后将尽快给予回复。
3. Think carefully about your subject heading
仔细斟酌邮件标题
清晰恰当的标题能让收件人很好的了解邮件内容，处理或归档也更容易。
4. Keep caps lock off
关闭大写键
大写字母读起来很费劲，给人感觉是一种威胁。
5. Get your greeting and closing right
恰当使用问候语和结束语
一些很好的表达方式：
Over to you 交给你了
To your success 祝你成功
Cheery greetings 开心的祝福
Your friend 你的朋友
Take care 保重
Until next time 下次再聊
Take it easy 慢慢来
Smiles 微笑祝福
6. Send a cc to those who need to know, not to everyone you know
只把邮件抄送给需要了解邮件内容的人，而不是所有你认识的人。
7. Check your message carefully and get it right first time
检查邮件内容，确保从一开始就准确无误。
8. Do regular housekeeping
定期清理邮件
9. Take pride in your messages
为你写的邮件感到自豪
10. Don’t panic— you can always pick up the phone
不必惊慌，你随时都可以打电话。
