文章转自：他山咨询
公司在经营运作的过程中，不免有人员变动的情况发生，如遇高管突然离职，又无法在短时间内找到合适人选，特别是身份较为特殊的董事会秘书和财务总监，上述两类人员作为公司信息披露负责人和财务负责人，其重要性不言而喻。所以在职位空缺的情况下暂时让其他人员代行职责作为缓冲，成为了一个不错的解决思路。本文主要通过市场案例探讨代行董事会秘书和财务总监职责的相关要求以及注意事项，并借以提示各位读者代行相关职责需承担的风险。
一、代行董事会秘书职责注意事项
董事会秘书作为公司与交易所之间的指定联络人，负责管理公司的信息披露事务。交易所对于董事会秘书一职的空缺和代行情况关注较高，董事会秘书空缺期间，应当由指定人员代行董事会秘书职责，相关规则也明确规定了代行人选的要求及其可代行的期限。各交易所关于代行董事会秘书的具体要求如下表：
[注]：深沪主板本条规则的表述有些许差异，本处列示深主板规则
案例 STHTY
董事会秘书空缺超三个月，公司董事长未及时代行董事会秘书一职，被深交所出具监管函。
2020年5月8日，公司原董事会秘书离职，由公司副总经理代行董事会秘书职责。直至2021年4月30日，公司才开始由董事长代行董事会秘书职责。公司董事会秘书空缺超过三个月时，公司董事长未按规定及时代行董事会秘书职责。
实务操作中的常见问题如下：
Q：如果公司一直未找到合适人选，董事长/法定代表人可以无期限代行董事会秘书职责吗？
A：深沪主板明确在六个月内完成董事会秘书的聘任工作。其他板块和北交所规则未明确规定董事长/法定代表人代行董事会秘书职责的期限的上限，但如果长期未聘任董事会秘书，交易所可能会特别关注问询。
查阅类似关注函/问询函的问题，深交所对董事会秘书空缺的情形较为关注，其关注/问询的问题主要针对以下几个方面：
（1）长期未聘任董事会秘书的原因，聘任进展情况，以及预计完成聘任的时间，例如JYKJ、ZGZQ、SXYX、*STJZ；
（2）公司如何保障信息披露事务与投资者管理关系的质量，以及公司三会运作和内部决策机制的有效运行，例如SXYX、*STJZ；
（3）董事长/法定代表人长期代行董事会秘书职责是否能够勤勉尽责，例如ZGZQ、SXYX、*STJZ；
（4）拟提高公司信息披露质量的改进措施，例如JGBL。
另外深交所还会督促公司尽快选聘董事会秘书。
Q：董事会秘书在受聘前，应当取得交易所所认可的董事会秘书资格证书，那么代行人选是否需要取得董事会秘书资格证书？
A：规则未明确规定董事长/法定代表人代行董事会秘书职责的期限的上限，但如规则未要求代行董事会秘书职责的董事（长）或高级管理人员或公司法定代表人取得董事会秘书资格证书，代行人选无董事会秘书资格证书也可“上岗”果长期未聘任董事会秘书，交易所可能会特别关注问询。
Q：代行董事会秘书职责需要履行什么程序？
A：董事会确定代行董事会秘书职责人选后应当及时公告，并按照规定向交易所报备相关资料。
Q：董事会秘书空缺并由他人代行董事会秘书职责对公司有什么影响呢？
A：对于深市上市公司而言，董事会秘书空缺（包括指定董事或高级管理人员代行董事会秘书职责以及由董事长代行董事会秘书职责等情形）可能会影响信息披露工作考核结果：在考核期内，董事会秘书空缺累计时间超过三个月，上市公司信息披露工作考核结果不得评为A；在考核期内，董事会秘书空缺累计时间超过六个月，上市公司信息披露工作考核结果评为C。
《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第11号——信息披露工作考核》（2022年1月）
第二十四条 上市公司在考核期内存在下列情形之一的，其信息披露工作考核结果不得评为A：……（六）董事会秘书空缺（包括指定董事或高级管理人员代行董事会秘书职责以及由董事长代行董事会秘书职责等情形）累计时间超过三个月；……
第二十五条 上市公司在考核期内存在下列情形之一的，其信息披露工作考核结果评为C：……（三）董事会秘书空缺（包括指定董事或高级管理人员代行董事会秘书职责以及由董事长代行董事会秘书职责等情形）累计时间超过六个月；……
其他交易所无明确规定。
二、代行财务总监职责注意事项
规则没有明确说明必须要由谁代行财务总监职责，实际操作中，董事长、副董事长、总经理、副总经理、董事会秘书、财务部门管理人员都有代行财务总监职责的案例。但有以下两点需特别注意：
1、公司财务独立性问题如果代行人选是公司的控股股东、实际控制人，可能会影响上市公司的财务独立性。
案例 *STTS因实际控制人代行财务总监一职，公司在治理架构监督制衡方面存在控制缺陷，与证监会《上市公司治理准则》的相关要求存在差距，公司治理不够完善，年审会计师对公司内部控制有效性出具了否定意见的内部控制审计报告。后续交易所向公司下发问询函，相关问题及公司回复要点如下：
（1）财务总监专门岗位人员长期空缺的原因，由董事长长期代行的原因及合理性：公司回复称，公司财务总监突然辞职，寻找与原财务总监各方面专业知识水平相当的人选确定难度很大，且公司薪酬水平不高，决定暂由董事长临时代行其职直至公司选聘新的财务总监；（2）截至回函日财务总监选聘工作的进展情况，同时要求公司明确最迟于何时聘任专职财务总监并解决上述内控缺陷相关问题；（3）公司是否已就实际控制人兼任财务总监的情形，采取充分有效的措施保证上市公司与控股股东在资产、财务等方面保持独立：公司回复称，实际控制人未在上市公司及其股东单位领取任何报酬，公司完全可以保证上市公司与控股股东在资产、财务等方面保持的独立性。经审计机构审计，公司不存在控股股东、实际控制人及其关联人占用上市公司资金的情形，上市公司及其子公司无任何对外担保事项。因此，公司董事长兼任财务总监一职未影响公司的独立性。
2、代行时间问题代行时间过长或者代行的时间段比较敏感（比如财务总监恰好在年报披露阶段离职等情形），都可能会引发监管机构的关注问询。
案例 ZFXZ财务总监于2019年8月离职后，公司董事会秘书代行财务总监职责并在2019年年度报告作为主管会计工作负责人签字，2020年4月13日，深交所下发《关于对中孚信息股份有限公司的年报问询函》，要求公司说明财务总监离职以及至今未聘请新财务总监的原因，并结合董事会秘书履历说明其是否能够胜任财务总监职务。公司回复要点如下：
（1）公司一直通过外部招聘、内部推荐等多种途径寻找有经验、专业能力强的财务管理专业人士担任公司财务总监职务。但公司对任职人选有较高的专业要求，在聘任前需有严格的选聘程序，尚未履行完全部考察程序；（2）公司董事会秘书曾于2009年至2016年期间全面负责子公司财务管理工作，对公司业务模式等情况较为了解，有一定的财务管理经验，因此，能够胜任财务总监职务。2020年4月29日，公司正式聘任其担任财务总监职务。
延伸讨论：代行相关职责需承担的风险
在信息披露责任体系中，董事会秘书作为公司信息披露的主要责任人，财务总监作为财务的主要责任人，应当分别对临时报告和财务报告的真实性、准确性、完整性、及时性、公平性承担主要责任。如果信息披露违法违规的事项发生，董事会秘书和财务总监需要证明自己勤勉尽责，对相关违规事项不负有责任。指定人员代行相关职责时多半是“临危受命”，其对于相关职责的要求和责任了解不深，而且任职期间相对较短。
如果信息披露违法违规的事项恰好发生在指定人员代行职责期间，其是否应该就该违规情形的发生承担责任？
监管案例 DTZN因《2020年年度报告》及相关文件出现多处错漏，上市公司及上市公司董事长代董事会秘书被深交所出具监管函。
2021年4月28日，公司在披露《2020年年度报告》及相关文件时存在多项错漏，包括缺少董事会对非标准审计意见的专项说明及监事会、独立董事相关意见等信息披露文件，填报业务数据时将“带有强调事项段的无保留审计意见”错报为“标准无保留审计意见”导致相关公告直通披露，年报财务报表项目注释存在多处缺漏。深交所认为公司董事长自2020年9月起代行董事会秘书职责，未能恪尽职守、履行诚信勤勉义务，违反了《深圳证券交易所创业板股票上市规则（2020年12月修订）》第1.4条、5.1.2条和《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引（2020年修订）》第3.7.3条有关董事会秘书职责的规定。
监管案例 ZYD因未在法定期限内披露2017年年度报告及2018年第一季度报告，上市公司及上市公司时任董事、总经理、代行董事长、董事会秘书党某、时任独立董事杨某被证监会给予警告，并处以罚款。
公司时任董事、总经理、代行董事长、董事会秘书党某在听证和申辩意见中提出其身兼多职不是权力的集中而是无奈被委任。但证监会认为无奈兼任及代行职务也并非法定免责事由，其应对ZYD未按期披露定期报告事项承担责任。
通过以上案例可以发现，代行职务并非法定免责事由，指定人员代行相关职责时与正式聘用人员一样需要承担相应的责任。
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