在工作中，我们难免会得到别人的帮助。单位与单位之间、单位与个人之间，个人与个人之间，相互帮助、相互支持工作的情况屡见不鲜，十分常见。
正是因为有了别人的支持和帮助，才能取得成功。所以，得到帮助与支持的一方，常常会以感谢信或表扬信的形式表达感激之情。
感谢信是对给予自己帮助、关怀、支持的单位或个人表示感谢和表扬的信函。表扬信是用来对单位或个人的先进事迹、先进行为、先进思想以及高尚风格表示赞扬的一种专用书信。表扬信以表扬为主，兼顾感谢，当需要表扬的事项与写信人有关时，就要在表扬信中表达出感谢之意。这两种都是工作中常用的文种。
从感谢对象来分，感谢信可以分为给单位、团体等集体的感谢信和给个人的感谢信。
从感谢信的形式来分，感谢信可以分为公开张贴用于广而告之的公开感谢信，单独寄给集体或个人的感谢信。
按照表扬者与被表扬者之间的关系，表扬信可以分为两类。
一类是上级对下级、团体对个人的表扬信。这类表扬信以领导机关或团体的名义，表扬所属的下级单位、集体或个人，可以在表彰大会上当场宣读，也可以通过各种新闻媒体发出。
另一类是个人与个人之间的表扬信。这类表扬信主要是赞颂对方的高尚品德和助人行为，也兼顾感谢的意思，可以直接寄给本人或者其所在的单位，也可以当面交给本人，还可以通过各种新闻媒体或张贴布告栏等方式发出。
写感谢信、表扬信的主要意图，是因为某件事需要感谢，或者某个人或某个集体需要表扬，用感谢信或表扬信来表达谢意、弘扬正气、表扬某种行为和精神。
被感谢和被表扬对象，一般是被动接受的，他们并不知道自己会得到感谢和表扬。一旦收到感谢信或表扬信，他们最想得到的是真挚的感谢和热情的表扬，同时也希望感谢或表扬能够让上级单位和领导知道，能够被同事们知道，能够让更多的人知晓和认可。
因此，信件的构思要从具体感谢或表扬的事件出发，将先进事件的意义进行升华，上升到一定的高度，能够发挥出营造良好风尚、树立正确导向、弘扬新风正气的作用。
在组织素材时，要首先搞清楚整个事件的发展过程，根据接收者的需要，对素材进行必要的组织和取舍，能够突出主题，发挥导向和引领作用。
在撰写和修改时，要注意语言的准确性，让感情自然流露，既表达出感谢和表扬之意，又不过分夸大事实。
在写作之前，一定要搞清楚被感谢（表扬）的对象和事由，最好是自己亲身经历的事件，如果没有亲身经历，也要找当事人或目击者询问清楚，这样写出来才能情真意切，以情感人。
1.标题。感谢信（表扬信）的标题，通常有三种写法。第一种是直接用“感谢信（表扬信）”。第二种是由感谢（表扬）对象和文种名称共同组成，如“致XX的感谢信（表扬信）”。第三种是列出双方名称和文种名称，如“XX致XX的感谢信（表扬信）”。其中最常见也最直截了当的是的第一种写法。
2.称呼。称呼一般放在标题的下方，直接顶格写感谢或表扬的单位或个人，如XX单位、XX同志；也可以用“单位 个人”的形式，如“XX单位的XX同志”。还有一种用笼统的称呼，如各单位，一般适用于对同一类机构进行感谢或表扬，常用于上级对下级的感谢或表扬。如果不是上下级关系，即使是对同类机构的感谢或表扬，也应该单独称呼单位和个人，给每个单位和个人发一封感谢信或表扬信，以表达感谢和敬意。
3.正文。感谢信和表扬信的正文写法也基本一致。通常包括以下内容：概述感谢或表扬的事由，何时、何地、何种情况、发生了何种事情，值得感谢或表扬，体现了哪些精神，做出了哪些贡献等等。表扬信还要对模范事迹产生的意义进行客观公正的评价。
正文是信件的主体部分，写作时要重点突出，情感真挚，恰如其分地进行感谢或表扬。
4.结尾。结尾一般可以表示再次感谢或表扬，或者向对方的单位提出建议，在一定范围对先进事迹进行宣传、组织学习等。最后，可以写上“此致敬礼”“致以最诚挚的敬意”等结束语。
5.落款。在右下方署上写感谢信或表扬信的单位名称或个人名字，以单位名义写信的需要加盖单位公章，以个人名义写信的需要个人签名。在落款的下方写上日期。
感谢信和表扬信的语言要真诚、精练，语气要热情、诚恳，评价要中肯、公正，感谢和表扬要实事求是，不能造假和夸大事实。
写感谢信和表扬信，要注意使用范围，只有当有需要时才使用，千万不能滥用。必须表达出真实情感，不能矫揉造作、过度感谢或表扬。
感谢信和表扬信要符合信件的基本格式，有称呼，有正文，有正式的落款和成文日期。
称呼一定要有讲究。对单位或个人的表扬可以直接写单位或个人的名字，如果需要上级单位或个人所在单位知晓，则应写给上级单位或个人所在的单位。如果感谢或表扬许多单位或个人，一定要给每个单位或每个人单独写一封信，这样显得尊重。
千万不要混淆感谢和表扬的对象，一定要写清楚哪个单位哪个人。要将感谢或表扬的事件表述得清楚明了，不能让人看了之后弄不清楚因何事受到感谢和表扬。
感谢信和表扬信的语言要平实，不能过度追求华丽的辞藻，情感表达要真挚热情，这样的信件才能真正打动人心。
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