随着人们对环境保护的意识逐渐增强，“低碳环保”、“绿色办公”等成为现代人们广泛讨论的话题。其中，最引起热议的话题之一是如何减少纸张的使用，从而减少植被破坏，让我们的环境能够满足不断增长的人口数量需求。
从卫生纸到办公用纸，人们日常生活中仍然使用着大量纸张。有足够多的事实表明，现代先进技术的出现未能使纸张的使用减速，或将生产纸张对环境的影响减少到我们希望的程度。森林仍在以惊人的速度被摧毁，地球的绿化面积正在急剧减少。
本文将对办公用纸的成本消耗以及办公用纸对环境的影响进行分析，探讨企业减少纸张可以使用的相关措施。
为什么企业办公需要减少纸张使用？
企业应该减少纸张消耗的原因有很多——保护环境恰好只是其中之一。
让我们简单思考一些问题：
- 企业办公真的需要用纸吗？哪些工作内容需要用纸？哪些岗位需要用纸？
- 采购人员是否估算过工作中可能需要多少纸张，因此只采购所需的数量？
- 有没有人回过头看看公司在纸张购买上花了多少钱？
- 打印了多少纸张？浪费了多少纸张？在打印机和墨盒（黑白及彩色）上花费了多少？
- 购买什么样的纸张？无氯环保可回收的？还是别的什么？公司是否有相关回收流程？
- 有没有分析过如何减少纸张消耗？技术能否取代对纸张的需求？是否进行过尝试？
一旦企业开始思考，开始探索无纸化办公的可能性，很多工作都能够通过简单的措施来实现无纸化。那么企业为什么要“绿色办公”呢？主要有以下三个原因：
一、经济：减少纸张消耗可降低企业运营成本
有一个常见的误解，人们往往认为纸张很便宜，对企业来说不是很大的成本消耗。但对于办公室人员来说，使用纸张的工作中，并不是只有纸张这一项支出。例如文件存储、打印和复印、废纸管理和回收，每一项都会产生额外的成本消耗，相比之下纸张的成本变得微不足道。正如The Paperless Project（一个致力于改变企业使用纸张和电子技术的方式的公司联盟）所发现的，办公室的纸张消耗成本其实很高：
- 美国公司在打印表格上每年花费超过1200亿美元。
- 平均而言，一份文件需要被复印9到11次；每一个文件柜都装有平均10,000到12,000个文件，占用9平方英尺的空间；每12个文件柜，就需要增加一名员工进行维护。因此，企业文件的维护成本和存储成本普遍高昂。
- 企业员工需要花费30%-40%的时间在邮箱或者文件柜中寻找想要的文件。
- 普通企业的纸张使用量每年增长22%。这意味着纸张使用量将在3.3年内翻一番，消耗的成本将成倍增加。
- 在英国，普通上班族每年使用10,000张复印纸。即20令纸（每令500张）或 4盒纸，估计成本为每盒10英镑。
纸张可能是企业工作流程的必需品，但无疑会带来高昂的环境成本。造纸依赖于多种自然资源——树木、能源和水。经研究表明：
- 超过40%的木浆用于造纸。
- 一张纸至少需要1.5杯以上的水。
- 400令纸相当于1.25英亩松林。
树林能够吸收碳相关气体，因此减少纸张消耗也能够减少我们环境中的温室气体含量。
毫无疑问，如果这个世界上的每个办公室都将纸张使用量减少一点点，其累积的环境效应将让人难以置信，这也是企业需要“绿色办公”的最重要原因。
三、高效：减少纸张消耗可以提高企业办公效率
在办公室滥用纸张会导致多种类型的工作效率低下，无纸化项目的报告中说：
- 办公室打印的45%纸张在当天结束时都会被丢弃——全世界每年有超过一万亿张纸张发生这种情况。
- 如果机密文件因火灾、洪水等灾难发生损失，大多数企业将在三周内面临倒闭的风险。
值得庆幸的是，现在可以用数字化方式轻松代替传统纸质类工作，不仅消耗更少的时间，还更简单、更便捷、更高效。数字化存储相比纸质存储也更安全、更便捷，甚至可以在电子设备丢失或损坏的情况下进行备份，不用担心纸质文件损毁造成记录丢失的问题。
随着数字技术发展，无论是员工之间的内部沟通、和客户的外部沟通，还是组织会议、营销活动、文件签名，几乎所有需要纸张的工作流程都可以实现无纸化。
到目前为止，我们已经讨论了纸张消耗如何影响环境，以及为什么实现“绿色办公”对企业来说很重要。
下面就一起了解企业为减少纸张消耗而采取的一些措施，包括几乎每个人都知道一些基本的“节省纸张”技巧，比如：
- 仅在需要时复印/打印文件，如果已经对文件进行扫描，请勿打印。
- 双面打印。
- 使用再生纸和可回收纸。
- 使用大量可用的数字化工具和技术来帮助企业实现无纸化——从电子邮件到文件管理再到组织会议，几乎所有的工作流程全部无纸化。
如果我们聚焦上面提到的技术方面的内容，有趣的是，现当代由于先进技术的出现，几乎每个需要纸张的工作流程都有一个无纸化的替代方案！比如：
- 纸质文件和文件夹存储几乎已成为历史，如今，许多文件存储系统可以轻松处理文件存档相关的工作内容，同时实现与智能备份系统的共享。
- 电子邮箱等可以进行公司内部员工之间以及与外部客户之间的沟通。
- 对于像发票这样的传统交易流程，现在有一些技术可以让纸张变得多余，因为所有流程都是通过软件和数字化方式进行的。
- 纸质表格可以很容易地被应用程序取代，这些应用程序可以使用先进的数据处理系统创建和管理电子表格。
- 今天，纸质签名正在被数字签名所取代，数字签名实现了与个人签名相同的作用，还更加方便快捷。
- 企业会议消耗大量纸张。今天，像会前会后无纸化会议系统这样的数字化解决方案可以使企业会议不仅实现无纸化，而且更易于管理，提高会议效率。会议文件也可以变得更安全、更容易注释且能共享给拥有浏览及下载权限的用户。
在过去的许多年里，地球人口的指数增长给环境带来了前所未有的压力。尽管全世界对环境问题进行了多次广泛的讨论，但人类仍然无法遏制可用自然资源的快速破坏。在过去的几十年里，由树木、草地和森林组成的地球绿色植被受到了严重影响。
纸是一种环境成本很高的商品。即使我们在科学技术方面取得了迅速的进步，民营企业、学术机构或其他类型的机构，仍然是主要的用纸大户。因此几年来，完全依赖木材的纸张生产和消费一直在呈上升趋势。如果这些机构努力减少纸张消耗，纸张的环境成本可以显著降低。
尽可能在工作中消除纸张不仅有很多好处，而且由于先进技术和数字技术的出现，也很容易实现绿色办公和无纸化办公。会议对企业运营来说十分重要，可以作为同时实现绿色办公和无纸化办公的良好起点。功能强大且易于使用的数字化解决方案可以使会议实现完全无纸化，同时更加高效、安全和环保。
然而，走向“绿色办公”更多的是一种意识，而不是单纯地使用工具和技术。每个企业都需要将技术与其他传统手段相结合，以自己的方式减少纸张消耗，为保护我们的环境做出贡献。
