英文邮件基础知识大全(如何写一篇专业的英文电邮)(1)

现在好像挺多人吐槽用微信来工作的。我从来觉得微信很不适合用来聊工作(事实上它也不是为工作而设计的)。然而我却很喜欢电邮这个发明,它包容度很大,很适合用它来做很多方面的交流,甚至在没有 MSN 和微信的时代,同事之间用电邮聊天也是常有的事情(我是不是说得有点多……

现在在国内,电邮的功能似乎已经退化为注册账号和收垃圾邮件。但在国外,电邮似乎还是很流行的沟通工具。我平时有听 BBC 的 Podcast,每次听到最后,主持人都说有任何想法,可以发送电邮到 xx@bbc.co.uk,我就翻一下白眼️:什么鬼?谁还发 email?你咋不叫我寄信给你呢?……

对工作而言,我觉得电邮最好用的是它独有的 thread 形式。回复邮件时包含以前邮件的内容,这样可以对整个工作项目的进展有一个全盘的跟踪和了解。

这一点是微信很难做到的(至少我觉得做得不好),而一些团队协作的工具可能在功能上和易用性上能做得更好,但是似乎只适合团队内部使用,一旦涉及到跨公司的交流,它的不足就显示出来。而电邮在这一点上再次显示出它强大的包容性。

用电邮聊天当然是怎么轻松怎么来,但是在正式的工作当中,还是需要遵循一些撰写电邮的规范,体现我们的专业性。

1. 邮件标题

邮件标题要一目了然,使用便于搜索的关键字。一般可以用项目的名称、事件名,可以适当加入时间用以区分。如果是一些来回交流不需要很多,只需要对方回应的,也可以直接写发邮件的目的。

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标题不宜过长,或者过于琐碎或笼统,又或者是不同的项目使用相同的标题,更不能不写标题直接发送。这样在后续的交流和搜索中都会造成一定的麻烦。

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2. 邮件开头

邮件开头要开门见山,直切主题。不需要大谈事件的背景或者来龙去脉,啰啰嗦嗦。最好能把 5个W(What/When/Where/Who/Why)都说清楚。

Example D: Please note that…

3. 邮件正文

我认为对于和他人沟通的所有工作内容,都应该遵循“倒金字塔”结构,即最重要的事情放在最开头,最次要的内容摆在最后面。写邮件也是如此。也要遵循 KISS(Keep It Short and Simple)原则,不要洋洋洒洒写一大堆废话还没有进重点。也不要怕对方搞不清来龙去脉而把 Day 1 的事情从头说起。

写邮件的重点,就是要告诉别人你想让对方做什么。不要模棱两可,也不要让对方猜。

Bullet points 可以很好地帮助我们把事情梳理清楚。

必要的截图、示意图或者表格,可以帮助对方迅速地了解你所说的内容。

避免发大于 20M 的附件,很多情况下,文件(例如 PPT,含图片的 Word 等)都是可以被压缩的。

4. 邮件结尾

如果是长邮件,可以总结一下已陈述的内容。最重要的是,在邮件结尾再次告诉对方,需要他/她做什么。

Example E: May I have your reply by Nov 7?

5. 其他注意事项(通用邮件规则)

不要设置“要求对方发送已读响应”。

如果是会议纪要,最好在当天或次日发出,以免有疏漏

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