(1)档案盒封面的填写档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称(即立档单位名称)。一般全宗名称要求使用橡皮条章盖印，也可以直接印制。(2)档案盒脊项目的填写档案盒脊应根据摆放方式的不同(即竖放与横放)，在盒脊或底边设置检索项，包括以下六项：①全宗号：当地国家综合档案馆给立档单位编制的代号。一般可空着不填。②年度：盒内归档文件的所属年度，应填写档案的形成年度，并填写全称，如2013。③保管期限：盒内归档文件划定的保管期限，视其档案保存价值由立档单位确定，并填写全称，如“永久”。④机构(问题)：填写机构是指本机关内部机构，如“人事科”、“财务科”等；填写问题是指按问题分类的类目名称，如“人事类”、“财务类”等。⑤起止件号：即填写盒内第一份和最后一份文件的件号，中间用“一”号连接。室编件号由档案室负责填写，首编件号由档案馆填写。⑥盒号：档案盒的排列顺序号。档案盒封面、盒脊项目填写式样见图
(3)填写备考表备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件整理情况进行必要的注释说明。它是机关单位档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施。备考表上设置的项目包括以下几个方面：1)盒内归档文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括归档文件收集的齐全完整程度，归档文本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。整理工作完毕后归档文件如有修补、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。2)整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任。由文书处理部门或承办部门整理归档的，由负责整理归档的人员填写；由机关单位档案室集中整理的，由档案人员填写。
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