XXX高新科技有限公司文件编号，今天小编就来聊一聊关于采购管理制度修订注意事项?接下来我们就一起去研究一下吧!
采购管理制度修订注意事项
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XXX高新科技有限公司 |
文件编号 |
版本号 | |||
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YXL-GL-010 |
1.0 | ||||
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文件类别：规定 |
页 码 |
生效日期 |
密集程度 | ||
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文件名称：采购管理细则 |
共 14 页 |
2019年12月1日 |
普通 | ||
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编制： 仓储部 |
审核： |
批准： | |||
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受控范围：各部门、各分公司 | |||||
采购及付款管理细则
一、总则
第一条 为了加强采购的管理，规范采购订单审批及合同签订流程，明确各部门的职责，根据企业的实际情况特制订本操作细则。
第二条 本细则适用于采购部及所有与采购部发生往来的业务部门（主要为仓库、财务、生产）。
二、各部门的分工及职责
第三条 采购部拥有的职责主要是：
1、对采购申请进行审核并交管理层审批。
2、对采购物料进行询价、比价、签订合同并提管理层审批。
3、价格变动时提交价格变动申请。
4、对采购发票进行跟踪，并及时交与财务。
5、根据相关单据申请付款。
6、及时办理采购退货（15天），并负责追款（60天）；与客户核对应付账款。
7、货柜到货计划须提前3天在系统做到货通知单或口头通知仓库主管，确认到货前1天须与仓库主管确认，散货入库须提前1天通知仓库。
8、采购部须格守公司秘密，不得泄漏公司的采购信息。
第四条 其他部门拥有的职责主要是：
1、财务对采购付款申请进行审核并及时提交审批人；财务负责人有对合同单价、付款方式（月结）、违约责任、损耗方法等的审查权。
2、原材料仓库员根据仓库库存提交采购申请。
3、仓库根据ERP到货明细收货，并及时传递单据。
4、仓库统计根据退货情况及时制作采购退货通知书上传采购部。
三、采购申请
第五条 原料仓管员根据仓库最低库存（采购周期与上月耗用量）、仓库日报表进行采购申请，厂长审核总经理审批，采购部依采购申请进行核对，确认采购数量准确性、适当性；其他采购由部门主管进行申请，厂长进行审批。
第六条 采购部根据原材料采购品种，确认由广州采购或由永隆采购，由广州采购的部分由采购部将采购申请传真至广州。采购部须对每宗采购申请的物料进行跟踪，每周一上午下班前提交采购跟踪表给厂长。
第七条 采购申请审批完毕后，采购按原始订单进行分单并附原单再次审批，采购部根据再次审批后的采购申请，对需采购物料应在当天下班前将采购申请内容录入ERP系统中的采购订单系统，并对其进行保存与审核。
四、比/核价及合同签订
第八条 对特殊原料无法比核价的须在客户报价单上予以说明；对普通原料须进行比核价，运用货比三家的原则确定供应商与单价，制作比核价表（以到厂净价比），附原始报价单交总经理审批（出差时手机短信确认，厂长签字，发出短信须注明供应商名、单价、数量、付款方式、比价情况，同时短信作为合同依据）。
第九条 采购部根据审批结果及时发出采购订单，并与其签订合同（原则供应商先行盖章）；同时，采购部根据合同及比核价表、ERP系统中的采购申请录入采购订单。
第十条 对零星采购，采购部可不签订合同凭采购申请进行直接购买，无需书面比核价审批表，但必须有使用部门验收人在入库单签字确认质量是否合理；对于常用物料可在比核价基础上建立定点采购，与其签订合同实行月结。
第十一条 对零星采购以外的采购，原则上应与供应商签订合同，附比核价资料报厂长审核，总经理审批，财务负责人（须对合同单价、付款方式（月结）、违约责任、损耗方法进行审查）盖章确认；对于常用件采购，采购部应与供应商签订年度合同，确定初始采购单价进行月结，合同签订顺序与上述流程一致，采购合同、单价、单价变动须经总经理审批后执行。
第十二条 采购部严格按公司流程顺序盖章，一般合同顺序：总经理签字（或短信与总经理确认，厂长签字）-财务负责人盖章；广州签订合同审批顺序：广州谈定价格并草拟合同-电子版或传真件回永隆-总经理签字（或短信与总经理确认，厂长签字）-财务负责人盖章-传真件回广州。
第十三条 对合同条款的规定：1）普通原材料、平常物料原则上不得采取预付款形式进行采购，常用物料采用月结方式；2）采购设备等大型设备及工程项目合同要留取5-10%质保金，要有质保期条款；3）月结合同月结开始时间，一定要注明为发票及货物到达我司开始计算；4）所有合同（含年度合同单价变动表）要注明具体执行日期；5）合同范本：（永鑫隆合同模板）订货条件如月结时间计算不同范本、严于货到付款、具有运输损耗标准计算、对我司增加违约处罚责任、变更纠纷解决办法、低于行业标准验收、质量免责等对公司的不利条款，应按程序征求意见，即财务-总经理（出差时电话、短信确认，厂长确认），否则财务不予以盖章。
五、采购收货与退货
第十四条 根据到货时间，货柜到货计划须提前3天在系统做到货通知单或口头通知仓库主管，散货入库须提前1天通知仓库，仓库凭请购单复印件、ERP到货单进行收货。仓库应严格按两单进行入库，原材料不得超订单收货，超采购订单2%（原材料2%且不超过50KG）以内入库应报厂长进行审批，超2%以上须经总经理审批；超额收货时（供应商免费赠送除外，但须在客户送货单上注明）须按本规则规定填写超采购订单审批表审批，违者按超额收货的30%，对责任人处以罚款。
第十四条 对于原材料采购入库经检不合格，仓管员应及时通知采购，采购及时办理退货；其他物料采购即时退回供应商。
第十五条 对于采购入库后退货，仓库统计根据退货情况及时制作采购退货通知书上传采购部；使用部门对采购产品提出异议后，仓库应在当天下班前制定采购退货通知书（送异议部门负责人、采购员签字，财务采购各1联）送至采购与统计，采购应15天内将与供应商沟通结果反馈仓库，不退货物料应在退货通知书上注明原因退回仓库，由仓库提交厂长报总经理处理；若沟通结果为以货换货可不进行账务处理，直接实物更换，并将处理单回仓库，作为仓库处理依据。
第十六条 广州协助采购原材料物流：永隆采购传订单过广州，广州发货，装货之后广州仓库传出仓单给永隆采购，采购交出仓单给永隆仓作为收货明细，货到之后仓库凭广州的出仓单收货，仓库签字确认广州出仓明细并开进仓单与永隆采购，永隆采购传进仓明细与广州仓；每月广州仓库把本月的运费做明细给永隆采购签字确认并回传给广州，对账正本交永隆财务。
六、采购发票与对账
第十七条 采购部在与供应商应付明细核对无误的情况下，在ERP系统做开票申请，ERP开票申请与所收发票应在每月25号之前将到厂发票交与财务，每次所开发票须与系统入库金额、名称保持一致，每次交发票时打印发票交接明细表，财务收发票人在收到发票后4小时内签字确认；发票、收货单均到达后应及时送财务挂账，到付款时间后采购凭发票复印件及付款申请书交财务审批付款，中间须办理交接签字手续。由于采购发票不及时，造成增值税不能抵扣的，采购当事人须承担全部抵扣损失。
第十八条 采购部签订合同应约定以发票、货物均到达公司的时间为月结合同的开始日期。凡货先到达公司后开出发票供应商，月结时间以发票到达公司为合同的月结开始时间；凡发票先到达公司后货到达公司供应商，月结时间以货到公司作为合同的月结开始时间，提高公司现金流。
第十九条 采购部应每月要求客户传对账明细与供应商核对应付、预付账款余额；财务部应每月底与采购员核对借支明细，核实应付款、其他应收款明细；财务抽查长期未冲销预付款明细直接与客户进行核对；财务抽查大额退货未追回付款客户，并直接与客户核对，要求客户签回对账单。财务抽查对账时，采购应给出联系方式。
七、采购付款与报销
第二十条 预付供应商款项应按合同预付支出，填写付款申请单并附上合同进行审批，严格按付款顺序进行审批，即申请人-采购负责人-财务负责人-总经理-出纳付款（总经理出差时付款程序：申请人-采购负责人-厂长-财务负责人-出纳与总经理短信确认-出纳付款，回厂后及时补单）。
第二十一条 采购报销或付款时采购部应填写付款申请单，严格按付款顺序进行审批，即申请人-采购负责人-财务负责人-总经理-出纳付款（总经理出差时付款程序：申请人-采购负责人-厂长-财务负责人-出纳与总经理短信确认-出纳付款，回厂后及时补单）；付款申请单应附验收单、仓库采购入库单（或使用部门验收单）、请购单、合同；除因人员不在公司电话、短信确认外，违反报销程序审批报销的每单罚款20元，单据不全的、未补齐审批程序的不得报销。
第二十二条 采购申请付款时，原则按收货数量付款；对于发票数量须与入库单数量一致，对存在的差异在合同规定损耗范围内的部分须填写途中运输途中合理损耗审批表报总经理审批，否则不得报销；非正常损耗不得付款。
第二十三条 财务在收到仓库退货通知书时应在当月先行扣款，在收到处理决定后再进行处理；须退货，采购部负有追款职责，自退货通知单签出满60天未追回，原则上罚责任人承担30%的罚款，从个人工资扣除；对于责任人非采购部，采购部仍负有全力追款责任，若60天款未追回，采购部应期满之日提交追款书面报告，详细说明追款过程与原因，否则与责任人承担连带责任。
第二十四条 对于报销单据，财务应在报销人递交2工作日内审核单据合法性、完整性，对于单据不合法、不完整财务应在报销人递交的3日内通知报销人取回报销单据；对于财务审核合法完整单据，需总经理签字审批付款或需总经理补签手续单据，财务应在总经理回办公室1日内递交总经理办公室，并在适当时间内跟踪催促，审批完后在1工作日内付报销款。
第二十五条 对于存在以下七种情况，财务有权开具罚单并从责任人工资扣除：1）无审批手续超采购订单入库，按超额收货的30%，对责任人处以罚款。2）采购违反报销程序审批报销的每单罚款20元。3）采购部负有追款职责，自退货通知单签出满60天未追回，原则上罚责任人承担30%的罚款，从个人工资扣除；对于责任人非采购部，采购部仍负有全力追款责任，若60天款未追回，采购部应期满之日提交追款书面报告，详细说明追款过程与原因，否则采购与责任人承担连带责任。4）对借支采购项目，采购部应在报销单审批完毕，财务通知结账后1星期之内结清借支事宜，否则月底财务扣发采购员工资。5）采购承担发票交财务不及时超抵扣期造成的损失。6）采购跟踪表每延迟一天提交，罚款50元。7）五金件、机器零配件，非人工原因、正常损耗时间范围以内发生损坏的，由采购人员承担停工损失、采购成本、维修人员工资。8）其他经总经理审批需扣发工资事项。
八、附则
第二十六条 若系统原因无法系统操作，可先行手工操作，系统恢复后上班前4小时前全部补录系统。
第二十七条 本细则解释权归属于永隆化学财务，试用后由总经理审批并报行政部备案。
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