文丨刘圣明（复旦大学管理学院企业管理系助理教授），今天小编就来聊一聊关于小公司如何数据化管理?接下来我们就一起去研究一下吧!
小公司如何数据化管理
文丨刘圣明（复旦大学管理学院企业管理系助理教授）
2020年突然暴发的新冠疫情，一定程度上影响了世界文明的发展进程。它是一个非常大的“黑天鹅”事件，称为“黑天鹅”可能都有点小，可能是“黑恐龙”。疫情不仅对人们的正常生活和健康带来了威胁，也给企业的运营带来了困难和挑战。
分析后疫情时代企业应当如何应对，我们需要首先了解疫情给企业带来了哪些变化。首先是工作方式的变化，过去的工作很多是面对面进行的，大家每天来到公司开始一天的工作。而疫情导致很多时候无法开展正常的线下工作，于是越来越多的公司开始尝试远程办公的形式，这也推动了混合办公的发展；二是组织方式的变化，疫情之前，有些公司可能强调精细化管理和全面预算管理，但是疫情会导致供应链的断裂，原材料无法及时供给怎么办？因此，组织的经营思路也开始发生变化，有些企业开始尝试从精细化管理向饱和式管理转变；三是员工心态的变化，员工也是普通人，遇到危机也会害怕，这种心态上的变化会如何影响其工作行为呢？公司又该如何采取措施缓解员工的焦虑呢？
线下办公向混合办公的转型
混合办公是线下办公和远程办公相结合的一种弹性工作设计，早在1975年Nilles就提出了远程办公的概念，学者们也围绕远程办公、弹性工作、轮班工作等开展了很多探讨。2019年，一项针对全球2000名员工进行的调查发现，有将近一半的员工愿意降低薪水也希望弹性办公。第49次《中国互联网发展状况统计报告》显示，截至2021年12月，中国在线办公人数已达4.68亿，同比增长35.7%，占网民整体的45%。埃森哲认为在未来工作的选择上，83%的员工更喜欢混合工作模式，而63%的高增长公司已经采用了“生产力无处不在”的劳动力模型。Steelcase公司也在调查大量企业样本后发现，88%的中国企业希望赋予员工更大的办公自主性和灵活度，83%的中国员工期待采用混合办公模式。事实上，受到疫情的影响，越来越多的企业开始尝试采取线下办公和远程办公相结合的混合办公模式。
携程是尝试混合办公比较有代表性的公司。今年3月份携程就推行了3 2混合办公制度，五天工作日中，可以两天在家工作，三天在公司工作。这种混合办公结果如何呢？通过实现3 2混合办公模式，根据员工反馈，大家更喜欢混合办公的模式。携程采取混合办公模式并不是心血来潮，其创始人梁建章先生很早就尝试远程办公，而且是以学术研究的方法进行检验。他们邀请了公司1600人参加混合办公的实验，结果显示，员工参与意愿上升到六成，59%的员工表示强烈支持，28%的员工选择支持。在绩效无明显影响的情况下，离职率下降约30%。早在2013年，携程也做了相关研究探讨在家办公的可能性，他们以自己公司为例，招募员工并随机划分成实验组和控制组，一部分员工在线办公，另一部分在公司办公。通过9个月的跟踪发现，实验组员工的工作业绩增加了13%,其中的9%是由于请假减少带来的增加，4%则来自员工在安静的环境中工作效率的提升导致的，总体上在家办公带来了工作绩效的提升，员工有更高的满意度，工作离职率也相对控制组下降了50%。
但是所有人都喜欢远程办公吗？所有的公司都适合混合办公吗？有人就提出了反对意见，比如说马斯克，他曾给员工发过一封电子邮件，要求特斯拉的员工必须每周至少在办公室工作40小时，认为如果员工不出现，将被默认已经辞职。马斯克认为“特斯拉已经并且即将创造全世界最令人兴奋和有价值的产品，这不能通过打电话来实现”，只有“优秀的贡献者”才应该被允许远程或在家办公，“特斯拉制造汽车，造车是没办法远程进行的”。制造类企业确实更依赖线下工作，似乎并不是所有的企业都适合混合办公。
那学界怎样认为呢？疫情也给学者们提供了研究远程办公的情境。总体上研究发现远程办公既有积极又有消极影响。积极影响方面，首先通勤时间大大缩减，灵活的工作形式减少了人们花在通勤上的时间和精力，降低了疲惫感；其次，不在办公室穿衣可以比较休闲些，也相对更自由，这也可能提高员工的工作满意度；第三则是有利于家庭和工作之间的平衡，比如说有同事需要照顾低年龄的孩童，平时要上班，把孩子放家里心里不放心，混合办公以后，在家工作可以拥有更多的时间照顾和陪伴孩子及家人。
但是也有很多研究也显示远程办公存在消极的影响，一是在家办公员工没有明确的上下班时间点，当工作增多时就容易出现一直工作的情况，让自己更加疲惫；二是人际关系可能产生疏远，平时上班和同事聊天谈谈生活和工作，现在在家独自办公，久而久之和人交往变少了，对心理可能会产生负面影响；三是对家庭来说也可能存在负面的影响，有研究显示，如果强制在家办公，夫妻之间的争吵的确增加了，给夫妻情感带来了负担和挑战。此外，远程办公对于社会和公司也会有影响，比较明显的变化是减少了空气污染和交通阻塞，对企业来说减少了不动产的成本，比如远程办公可能就不需要花钱租办公室了。
一家公司究竟适不适合混合办公？一方面要看公司是属于知识型为主，还是生产制造类为主。另一方面则要考虑员工的感受，员工对在家办公的偏好被证明会显著影响混合办公的有效性。此外，研究发现公司的人力资源管理的灵活性、员工的家庭规模、员工的性别都会对混合办公的有效性产生影响。无论如何，后疫情时代，公司都可以开始思考混合办公的可能性，做好更多的准备和预案应对疫情的影响。
关于远程办公，最近研究也开始关注开视频会议的有效性。受疫情影响，我相信大家或多或少都经历过居家工作开视频会议的经历吧。那怎样才能把一个视频会议开好呢？这也是目前最新探讨的问题。比如最新的发表在《应用心理学期刊》（Journal of Applied Psychology）上的文章就探讨了开视频会议时是否应该开摄像头的问题，以及会带来什么样的影响。研究人员选了一家采取混合办公的公司，从中随机选择了103名员工，进行了实验分组和连续做了4周的跟踪研究。结果发现，开摄像头确实会增加员工的疲惫感，他们把疲惫感称为视频会议疲劳（Videoconference fatigue），之所以产生疲惫感是因为打开摄像头时，人们除了要处理语言的信息外，还要处理图像的信息，这给大脑带来负担。此外，打开摄像头，不光看到你自己，还有看到其他人，其他同事也会看到你，员工会不自觉地在意自己的形象，这也会给员工带来消耗，进一步会影响到员工的工作投入和建言行为。
这种现象对两类人影响更大：一个是对女性员工比男性员工影响更大，因为女性员工会更在意外表形象是否得当，因此会加剧这种疲惫感。二是对新员工的影响比老员工大，为什么？因为老员工工作很久了，都很熟了，自己的形象也是比较稳定的。但是新员工刚刚进入公司，更在意自己视频会议时是否能给其他同事展示良好的形象，无形中也增加了自己的疲惫感。这带给我们的启示便是，第一，开摄像头开视频会议可以增加亲近感，但是也会带来消耗，建议增加视频会议的休息间隔；第二，可以打开虚拟背景或者是视频美颜，不要在意无谓的消耗，另外也可以把摄像头移到别处，不要对着自己，注意力也不容易被持续损耗。
精益化管理向饱和式管理的转型
过去企业强调精益化管理，比如有一家做服装的公司去年搞全面预算管理，要求制定预算时从采购到库存，从生产到销售，一定要精益求精，不做一点浪费，也希望不要积累太多的库存，让企业的产品和资金流转更加轻快。但是企业被疫情打了个措手不及，原来很多给你供货的供不来了，一下子运营就断掉了，这就给企业的生产带来了压力。由于疫情带来的不确定性风险，之前的精益化管理也受到了挑战，为了应对可能的供应链中的风险，企业也可以思考进行饱和式管理，多备一点原材料和物资，以防疫情的干扰，家中有粮，心里不慌。
这种管理思路的变化反映背后也是组织韧性的体现。什么是韧性？韧性是企业遭遇打击，能否把危害降到最小的能力，是企业受到打击后能否快速恢复的能力，有种野火烧不尽，春风吹又生的感觉。那怎样构建组织韧性？以往研究认为，战略的弹性和资源的灵活性是影响组织韧性的两个重要因素。战略的弹性反映的是组织如何应对突然发生的危机，一种是反应性应对，一种是主动性应对，前者是面对危机仍然遵循过去的战略进行应对，而后者是及时根据环境因素调整战略。资源的灵活性反应的是组织资源的丰富程度和资源配置的灵活性，一种是敏捷的资源形式，表示组织有充足的资源进行调动，一种是僵化的资源形式，反映的是组织资源是有限的，因此难以快速的进行资源配置。根据这两个因素可以划分成四类不同的组织韧性，包括高风险型、流程基础型、资源丰富型、和韧性聚焦型。其中，当组织既能够主动进行战略调整，又有敏捷的资源配置时，组织的战略韧性最强，此时组织面对突发情况可以快速的启动预案、及时的调整组织战略，同时又能够灵活地调动资源支持新的战略。
组织的韧性并非一蹴而就的，当一次又一次面对突发情况并且克服时，组织的韧性便获得了提升。例如有学者研究过国内一家缝纫机械领域企业20年来的发展历程，发现从2003年至今，该企业遇到过三次重大危机。第一次是2003年，行业内技术产生了突破带来的危机，该企业通过快速的自研新技术克服了困难。第二次是2012年，由于市场不景气导致需求衰退，该企业通过巩固传统业务和开辟新业务克服了危机。第三次是疫情带来的危机，他们快速的组织员工复工复产，并且在战略上调整方向开始制造口罩机，也很好的应对了危机。通过这三次危机，该企业的韧性不断提升，由最初应对危机时的资源配置不灵活，到后来面对危机的快速主动变革和灵活的资源配置，将危机变成了机遇，公司也磨砺出了很强的准备能力和适应能力。韧性不是一朝一夕就能提升的，而是需要在一次次危机中不断成长的，打不倒你的困难必定让你变得更强大。
员工心态发生变化
面对疫情，员工的心理发生了什么变化？第一是会产生对死亡的恐惧，危机管理理论提出，人们本能地渴望活下去，害怕死亡，但是死亡又是必然的，对死亡的思考会影响到人们的行为，人生中有些事情会激发你思考死亡，疫情就是其中一种。
大家有没有这种感受，当世界发生各种自己无法控制的情况时，面对各种意外、战争、疾病……各位心里会怎么想？可能心里会感到很害怕，觉得万一世界完蛋了怎么办？然后想到这里，可能会思考现在的工作是否有意义，是不是应该去做一些更有意义的事情呢？我们团队的一项研究发现，新冠疫情期会激发人们对死亡的焦虑，这种焦虑会促进人们思考工作的意义是什么，即思考万有一天因为各种原因离开了这个世界，那现在的工作是不是有意义，是否能体现我的价值，这就可能进一步的增加了员工的离职倾向，会让他们期望去寻找更有价值的工作。虽然疫情给就业带来了影响，但有趣的是员工主动离职率似乎提高了，来自前程无忧的一项调查发现，2021年较2020年，主动离职率增加，这背后可能的一种解释是员工开始思考到底工作有没有意义，并且过去几年在百度上搜索“意义”两个字的每日频率也在不断增加。基于此，对于管理者而言，需要考虑自己安排的工作能否给员工带来意义，可以提高工作带来员工的价值，让他们在疫情期间更愿意留下工作。
第二是员工的不确定性感知会增加，疫情期间充斥着各种信息，正面、负面的信息都有，研究发现当信息过多时非但不能让员工感知到充足信息带来的确定性，反而会增加更多的不确定性，让员工心里面没底，这种不确定感会减少员工在工作中的专注度，最终导致降低工作绩效。
面对员工心理状态的变化，企业也需要采取措施来降低员工焦虑感和不确定性感。有研究以2020年武汉某医院医护人员为对象，基于事件系统理论分析了疫情和工作的意义感对个体工作投入的影响，并且采取了现场实验研究，对疫情给医护人员心理带来的负面影响进行了干预。他们是如何干预的呢？基于事件系统理论，事件的新颖性、颠覆性、重要性这三个因素会影响人们对事件的评价，因此他们让医院领导给医护人员开会，主要围绕事件的三个方面进行了强调，首先，新冠疫情虽然是新出现的疾病，但是对人们来说并不陌生，之前我们也抗击过多种传染性疾病（如非典、禽流感），积累了丰富的经验和可以借鉴的规则。其次，为了应对新冠疫情医院也采取了全面的应急预案，准备了足够的防护设备，对医院的正常运行没有带来大的干扰。最后，从实际的病例数量和治愈率看疫情是可以被控制的，让医护人员放心。研究发现这种干预方式确实对疫情强度的感知产生了显著影响。因此，企业也可以借鉴从这三个方面来降低员工对疫情的焦虑和不确定感。
最后，面对疫情，企业可以考虑思考混合办公的可能性，不断提升组织的韧性，以及做好对员工的心理健康帮助。
（文章基于2022组织与文化创新论坛上作者的主题演讲整理而成。文章仅代表个人观点。责编邮箱：yanguihua@jiemian.com。
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