文章之道，“于无定法中有定法，于有定法中无定法”，对此古人有许多经验，今人也有许多技巧。一篇文稿的起草，大体可分为受命、会意、破题、蓄势、图构、绘事、润色、成文八个阶段。做足这八个阶段的功夫，就不难写出一篇好文稿。
第一步：受命，也就是接受任务
这一步要解决好的问题是主动接受还是被动接受。实际上，机关每年的文稿任务，是有规可循的。总结起来无非三种：周期性文稿、常规性文稿、随机性文稿。周期性文稿是指每隔固定时段必然要开展的重大工作，比如每年都要召开地方性大会，这些“大事”伴生的文稿是可以预见的。常规性文稿是指每年必有的重要工作，比如每年国家要召开*会，各单位每年要召开工作会议等，伴生的文稿也是可以预知的。随机性文稿，则是根据工作需要，临时出现的文稿。
承担文稿起草任务的部门和同志要想当好参谋助手，就必须对周期性、常规性的文稿提前作好谋划，不能等着领导派活儿才开始干；具体起草者也不能等着方案下来才考虑。这方面，不妨搞一张“工作任务年表”“重点任务月表”，让大家知道每年要干什么，早思考、早谋划、早部署、早动手。
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第二步：会意，也就是领会领导意图
这个阶段的关键问题是，领导有明确指示好办，领导没有指示怎么办？那就要学会揣摩领导的意图，这是个硬功夫，需要把握三个方面：一是把握事业发展的大环境。通过找准本地区、本单位、本部门工作在整个国家事业发展大局中的地位和作用，来领会领导意图。二是遵循事业自身发展的大逻辑。通过把握本地区、本单位、本部门工作的规律和特点、进展和要求，来领会领导意图。三是紧扣领导的关注点。通过关注和思考领导的批示指示，来领会领导的意图。
要强调的是，我们既不能重复“昨天的故事”，把领导过去讲话拼起来；也不能重复“别人的故事”，复制其他领导讲话。写好一篇文稿，要转换三次角色：首先，把自己摆在领导的位置上，思考这项工作应该怎么干，话应该怎么说。其次，把自己摆在听众的位置上，设身处地琢磨听众在这个场合想听点什么。再次，把领导摆在自己的位置上，假定领导自己捉笔，这篇文章会怎么写。如此这般，起草者就会和领导“心曲相通”，真正领会好领导意图。
第三步：破题，也就是确定文稿主题
起草好一篇文稿，先要立好题。立好题首先要破好题。怎么破题？起草文稿必须树立问题导向，善于找准主要问题，特别是善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面。**讲话之所以引起**和全社会广泛而又强烈的反响，就在于这些重要讲话都具有鲜明的问题导向，抓住了矛盾的主要方面，提出了鲜明的解决问题的思路和举措。把主要矛盾抓住了，把主要问题找准了，讲话的主旨、文章的题目自然就出来了。
第四步：蓄势，就是作好思想理论和资料数据准备
“善弈者谋势，不善弈者谋子。”起草文稿也是同样的道理，站得高才能看得远。怎么蓄势？除了学习别无他途。接受任务、领会意图、确立主题后，必须突出重点，分清轻重缓急，把时间和精力花到最急需、最关键的地方来学。学习既要持之以恒下硬功夫，也要运用一些技巧。
比如，“分范畴研究法”，就是要围绕**和本地区、本单位、本部门的重要工作和领导关心的重要问题，广泛收集资料，分专题进行研究，理清这些问题的来龙去脉。
又如，“反弹琵琶法”，就是要克服阅读惯性，越是不懂的问题，越是要想办法去弄懂；越是陌生的领域，越是要有意识地去熟悉，不断扫除知识盲点，完善知识结构。现实中，有的同志只会写业务类的文稿，有的同志只会写事务性的文稿，有的同志只会写党务类的文稿，这是不行的。因此，在分配任务时，可以反其道而行之，这样才能造就文稿起草的“多面手”。
再如，“解剖麻雀法”，就是把文稿分成若干类别进行研究，研究要具体到如何起头、如何过渡、如何分层次、如何提要求等细节，深入到逻辑、结构、句式、语言等层面。“花脸稿”是最好的老师，要研究领导改过的文稿，仔细琢磨改动的深意，真正做到打完一仗、总结一次、前进一步。
要通过学习打好思想理论的“底子”，建起资料数据的“仓库”。从自己的工作实践总结，要长“五双眼”。第一双眼“盯世界”，把握本领域工作的世界发展大势及其对本地区、本领域工作的影响。第二双眼“盯中国”，及时学习**的最新部署，找出其同本领域工作的关联。第三双眼“盯上级”，弄清楚同自己关系密切的相关上级有什么行动和举措。第四双眼“盯机关”，熟稔本机关本部门和所属各单位有什么工作举措和进展。第五双眼“盯各地”，看看有什么典型性做法、创新型经验。这“五双眼”都用到了，调查研究也就完成了，发言权也就有了。
第五步：图构，也就是形成提纲和观点
起草文稿，既要避免匆忙动笔，在文稿内容没有悟透、结构没有理顺的情况下埋头去写；又要避免堆砌材料，从网上下载大量资料，东抄西摘，拼拼凑凑，看起来满篇好话，实际上不知所云；还要避免平均用力，什么都想写，结果什么都写不透。因此，在动笔前要舍得花时间和精力去琢磨框架、拟定提纲、理顺逻辑、提炼观点。
一般认为，文稿结构有“块状”和“条状”两种。这两种结构怎么运用，既取决于讲话者和起草者的“口味”，也取决于文稿的功能和场合。“块状结构”的文稿，一般是以时间先后、内容范畴的几个“面”组成的，“面”与“面”之间相对独立成块，相互之间为并列或平行关系。“条状结构”注重“点”与“点”之间的关联，有着比较紧密的逻辑关系，内容组织上比较多见的是总分式和递进式。
两种结构各有优长。从整体架构看：“块状结构”虽块面少，但更容易大开大合；“条状结构”虽条目多，但更容易点状聚焦。从内容涵盖看，“块状结构”相对发散，可以把内容说全说够；“条状结构”相对集中，可以把问题说深说透。从行文风格看，“块状结构”中“论”的色彩更重，展得也比较开；“条状结构”中“断”的色彩更重，结论式、断语式的话更为常见，观点非常鲜明。从适用范围看，“块状结构”比较适合那些逻辑层次相对复杂、讲话内容相对庞杂的文稿，常用在工作报告、工作总结等方面。“条状结构”比较适合那些逻辑层次相对简单、演讲色彩相对浓厚的文稿。
“块状结构”与“条状结构”并非不可逾越，有的时候可以“一锅烩”。即使是同一类文稿，既有采用“块状结构”的，也有采用“条状结构”的。文稿起草中，到底用哪一种结构，必须综合文稿的主题、内容和对象等各种因素来确定，以发挥出每一种结构形式的最大效应。
拟定提纲，牵头人非常重要。提纲定到“三级”，框架和大的观点就出来了，可以称之为“胸有成竹”；定到“四级”和“五级”，层次和主要内容就出来了，基本上就是“腹有成稿”了。一般来说，提纲到“三级”即可；新手入门，可以根据情况列到“四级”和“五级”。
第六步：绘事，就是增强文稿针对性
机关文稿要实打实阐述政策、解决问题、推动工作。如果一篇讲话面面俱到，期望解决所有问题，势必不痛不痒，最终任何问题都解决不了。所以，提高针对性至关重要。
一是抓住问题“刨根底”。在大的问题之下，紧扣工作领域，抓住几个具体问题，吃透上情，摸准下情，搞清内情，深入分析背景、成因，提出解决问题的主张、措施和要求。要紧扣问题，挑出能够体现讲话主旨的权威材料，能够揭示事物本质的典型材料，能够吸引人和说服人的新鲜材料。材料一定要准确。还要激活思想，对材料进行消化转化，作出新的提炼和概括，做到用自己的思想统领材料，用自己的逻辑组织材料，用自己的语言表述材料。
二是抓住过程“打七寸”。事物都有发展过程，开始前、进行中、结束时各有阶段性特点。文稿要符合这个特点，根据不同阶段提出不同要求。俗话说，“打蛇打七寸”。要针对某项工作的不同发展阶段，提出有针对性的要求。比如，工作刚开始时，要突出统一思想、周密部署；工作进行一段时间，要强调防止松劲、加强监督；告一段落时，要强调总结经验、完善措施，做好后续工作等。
三是抓住受众“对焦距”。到不同地方，在不同场合，讲话有不同要求。我们必须身临其境，注意照应当时的气氛，注意听众的感受，使讲话贴切得体，这样领导才能够讲得出口，听众才能够找到感觉，上下才有互动。坐在台上的讲话可以气势磅礴，坐在圆桌上的讲话应该和风细雨；对干部的讲话思想性、理论性可以强一些，对群众的讲话就得深入浅出、多接地气。把场合弄反了，听众就会觉得别扭。
第七步：润色，就是锤炼文稿风格
“润色”文稿要注意处理好主次、详略、点面、虚实的关系。该简写的要大笔勾勒、高度概括；该详写的着意展开、浓墨重彩。文稿的详略安排很有讲究，需要下功夫琢磨，特别是要做好“加法”和“减法”。对重要观点和富有新意的内容，要拿出来多讲几句，使之更为突出鲜明，就像一点火花要把它拨亮，使其光芒四射。对那些枝杈芜杂的内容，则要舍得割爱，大刀阔斧地删削，让人一眼就可以看到枝干。
文稿的“润色”要注意四个问题：
一是“排比”。语言的整齐是必要的，但要慎用排比，尤其不能为排比而排比。排比不宜过多，否则就成了“顺口溜”，显出轻浮之感。
二是“引文”。适当引用古文、警句、谚语是有益的，但不能满篇都是引文，“一闪一闪亮晶晶，满天都是小星星”，那样会有“卖弄”之嫌。
三是“套路”。有一段时间，文风的一大问题就是“套路”太多太滥。“几个着力”“几个注重”“几个突出”“几个下功夫”，如此等等，生生地拼、硬硬地凑，其结果是因文害义。“套路”可以用，但要恰如其分。
四是“创新”。把过去的东西、别人的东西重新排列组合，给旧有的思想、过去的做法饰以华丽的语言，不是真正的创新，而是新瓶装旧酒，舍本逐末。决定文稿高度的是思想的深度。思想观点的创新才是根本的创新。
第八步：成文，就是完善和定稿
走完前七步，文稿起草就到了“成文”的最后一关。怎样才算成文？《春江花月夜》里有句诗“鱼龙潜跃水成文”，大体可以用来说明这个问题：领导者“胸中有海岳”，起草者“笔底生波澜”，最后才是“鱼龙潜跃水成文”。
要强调的是：从事文稿服务的往往是一个团队，增强团队意识十分重要。起草一个部分，要有全篇意识，要避免写到别人的“田里”去；起草初稿，要有成稿意识，不能有依赖思想，想着有领导把关，便凑够字数交差；作为下属，要有把关意识，从一开始就杜绝硬伤，把数据搞准，把事例搞准，把概念搞准，特别是涉及的重大提法和法律条文以及相关文件和政策表述，一定要弄清楚弄准确，不要给领导“埋地雷”。
“成文”还要注意几个问题。一是注意校对，做到文字精准。二是注意排版，做到版式规范。三是注意装帧，做到制作精良。这些方面出现瑕疵，就像衣服扣错了扣子。出稿时一定要检查版本是否正确，报送文稿时要认真核对页码，避免错版、掉页的情况，如果出现这种情况，就不是“失误”而是“事故”了，必须予以杜绝。
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