本文我们以经典ERP管理软件——浪潮PS cloud管理软件为例，对邮件服务器的设置说明相应的介绍。在PS cloud中，“mail”模块用在下面的场合：
客户关系管理：与合作伙伴的会议安排，合作伙伴需要的信息等。
销售/采购：给客户发送报价，讨论产品的数量/质量。
生产：等待原料、生产启动等通知，工单，维修单，订单计划，物料清单。
人力资源：申请人面试日程安排，请假申请，考核，费用等。
项目：发送文件，问题讨论等。
仓库：产品接收或等待可用，发货单等。
会计：客户/供应商的发票，客户/供应商付款，后续付款等。
其它：在“Event”模块，发送注册信息结果等，在“association”模块里的会员讨论等。
在所有上面提到的功能窗体的下方，“mail”模块提供了两个有用的链接，分别是：“发送消息”和“记录便签”。在窗体的右下方“关注”按钮也可以使用。这些链接/按钮提供的功能跟之前的解释是一样的。
拿人力资源举例来说，对于下一轮的申请人选择，你可以通过这个功能发送通知，也可以附加测试结果。（使用菜单“人力资源→招聘→应聘申请”）。进行邮件操作时，你需要安装官方的“邮件网关(fetchmail)”、“社交网络(mail)”、“电子邮件模板 email_template”模块。我们以 outlook 邮箱为例。通过浏览器登录到 outlook 邮箱，找到关于 IMAP 和 SMTP 服务的相关信息。
