文字材料的格式一般包括：标题、正文、行文机构、行文日期、附件等。
1.标题。标题应当准确、简要，居于正文上端中央，用二号宋体加粗。标题较长需回行时不能把完整的词拆开。标题中一般不出现标点符号，副标题、日期或作者姓名用3号楷体，并居中。
2.正文。正文是文字材料的主体，叙述文字材料的具体内容。正文内容要求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法。
正文层次序数及字体要求：
一级标题用“一、”，三号黑体不加粗；
二级标题用“（一）”，三号楷体加粗；
三级标题用“1．”（不能写成“1、”），三号仿宋加粗；
四级标题用“（1）”，三号仿宋不加粗，
在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。层次序数必须为输入格式，不可使用自动生成格式。
正文只能用仿宋字体，均用三号字，不能加粗。每自然段第一行左空2字。
3.行文机构。写在正文下偏右处，又称落款，在正文之下一般空4行（也可根据页面需要适当空行），且一般要写全称，用三号仿宋体。
4.行文日期。文字材料必须注明行文日期，行文日期位于文字材料的末尾、行文机构下并适当调整与行文机构的对应位置。行文日期必须写明“年、月、日”全称，用汉字标注，即“大写”，“零”应写作“〇”，用三号仿宋体。
5.附件。附属于正文的文字材料，根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料。文字材料如有附件，附件的名称和件数应当在正文之后、行文机构之前注明，在正文最后一行后空1行的左侧空2字，用三号仿宋体字标注“附件”后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称较长需另起一行时，应当与附件名称的文字对齐，序号后面用小圆点，例如“附件：1．×××”，附件名称后不加标点符号。附件内容置于正文落款之后并另起一页，首页左上角顶格用三号黑体字标注“附件”，有顺序号的应标注，附件的序号和名称前后标识必须一致。
6. 文字材料的装订
打印及印刷。文字材料应双面打印或印刷，多页打印装订时应标注页码。对外报送或比较正式的文字材料应使用激光打印机打印，不可使用针式打印机打印。
页码设置。正式文字页码一般为页脚，对齐并居中，数字为小四号，字体为“Times New Roman”,如“- 1 -”。
用纸及页面设置。采用国际标准A4型纸，页面设置的页边距上下各为2.54cm，左右各为2.8cm，并根据篇幅合理调整行距、字距，行距为单倍行距，字距为标准字距，一般每面排22行，每行排28个字（含标点符号）。
装订。左侧装订，订位为两钉钉锯外订眼距上下页边各l／3处，平订钉锯与左页边间距为5mm - 8mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。
四、其他要求
1.文字材料为单页且内容较少时，为确保页面美观，应将文字调整到页面中偏上位置，并扩大行间距。
2.篇幅较大（超过10面）时，在不影响整体效果的前提下，可通过缩小字号或行间距的方式进行适当调整。
3.文字材料的末页单页面字数较少时，可通过适当缩小行间距的方式去除此页面；如无法缩小，也可通过适当扩大行间距的方式使此页面字数增加，增强整体的美观效果。
