公司内外部公文管理办法
1.0目的：为规范公文管理，统一行文处理办法，提高工作效率和质量，保持内部沟通顺畅及时，特制定本办法。
2.0适用范围：本办法适用于公司内外部公文处理，公司受控文件中有固定格式的报告、报表不在此限，依照原文件执行。
3.0职责：3.1. 各部门负责依照公文草稿拟制、会签及呈批，公文受理、存档及依公文审批项目执行。
3.2. 行政管理部负责公告、通知、通报等正式稿拟制、发布与原稿存档。
4.1公文：是公司内、外部公事往来的约定成俗的一种文件（字）表达方式，是公司正式沟通的一种方法；
4.2 公告：公司用于对内、外公开宣布在一定范围内公布，应当遵守或共知的事项；
4.3通知：用于发布管理要求、管理办法；要求下级部门办理和需要共知或共同执行的事项，任免和聘用人员等；上对下行文用，如总经理对各部门；也可以用向有关单位知照某些事项时（如组织变更和召开会议等），作平行文用；
4.4 通报：用于表彰先进，批评错误，传达和交流重要情况，通报属下行文；
4.5 签呈：向上级请示、批准某一事项，下对上行文用，如培训部对总经理；
4.6 联络：用于平行部门或不相隶属的部门之间，联系工作、工作提示、要求执行和请求协助，作平行文用；
4.7报告：向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用于下对上行文，如工作异常报告等；
4.8 回复：平行部门之间作联络回复用；
4.9 参考：提供资料给本部门或其他部门参阅；
4.10 其他：非上列项目之外行文用之；
5.1管理原则
5.1.1公文的意义
5.1.1.1公文可作为公司文件的临时性补充；
5.1.1.2公文可作为下对上、上对下或部门与部门间之业务联系与沟通正式方式；
5.1.1.3公文使各项重点业务联系有凭证且跟踪有据。
5.1.2公司各项的工作安排、工作请示、报告及与其他部门协作等各项工作均应进行依照《文件标准化管理规定》进行标准化。在文件中未规范相关流程、表单或事项重要度较高、需要公布全体周知的事项，均可使用内部公文进行临时性补充。
5.2公文撰写与审批
5.2.1《工作联络单》（见附件一）及正式通告（含公告、通知、通报）（格式见附件二）作为公司内部日常事务处理的主要公文表达形式。
5.2.2 联络、回复、参考或其他类公文由发起部门或发起人撰写《工作联络单》，经部门经理或中心总监批准后，发放相关部门或人员，如需其他部门回复事项须注明需回复时间。
5.2.3公告、通知、通报等公司性政策及宣导事项类公文，由各相关部门经理拟制《工作联络单》，经中心总监审核、总经理或授权人批准后，当天交行政管理部拟制正式公文稿，经行政中心总监或授权人批准后对外发放。
5.2.4签呈、报告类公文由各部门相关人员撰写，按《组织与分层负责管理规定》经公司各级负责人审批，呈最终责权负责人或职能中心总监批准后，依批示发放相关人员。
5.2.5《工作联络单》一般遵守三级或二级审批制，如需总经理批准事项，一般由经理或中心总监拟稿，经中心总监审核，呈总经理经签批。如需其他部门配合或涉及需相关部门负责的事项，应先经该相关部门经理级以上人员会签后，呈审批人审批。
5.2.6会签部门如有分歧，主办部门主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可列明各方理据，提出建设性意见，并送有关部门会签后，报请总经办协调、裁定。
5.3.公文收、发文与执行
5.3.1公告、通知、通报等公司性政策及宣导事项类公文由行政管理部统一发放，并作好发放记录。
5.3.2签呈、报告、联络、回复、参考或其他类公文由撰写部门发放并作好发放记录。
5.3.3各部门收到政府或其他外来单位发放正式公文，应交行政管理部存档，如需照办或配合执行事项，由行政管理部以公告或通知进行拟稿。如需回复事项，由相关权责部门拟稿，经行政管理部确认后发放，并作好发放登记。
5.3.4 需发放给加盟商或客户的公文，由各相关单位起草后，经部门中心总监审核，总经理或授权人批准后，由综合服务部负责发放或传递，并作好登记。需发放给其他外单位或人员，由行政管理部负责发放，并作好登记。所有对外发放公文，原稿应存放在客户服务部或行政管理部。
5.3.5发放记录可由接收人在签批原稿背面签名或用《公文发放登记一览表》（见附件三）进行登记确认。
5.3.6公文接受单位就作好公文接受登记，并用专用文件夹作好保存，《公文发放登记一览表》可放在文件夹首页作为目录。
5.3.7各部门接收到公司公文后，应立即呈报负责人及相关主办人，并作好宣导或培训工作，若出现公文未有效执行，将追究相关收文人及部门负责人员管理失职责任。
5.3.8发布的文件，发文部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，不积压、不误传，防止漏办和延误。
5.3.9收文部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急文件，应按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。来文有办理时限要求的，必须按要求办理。对于不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应当及时退回发文单位并说明理由。对不能及时处理或答复的文电，应先以电话、便函等形式答复对方；需延时处理的必须经所在部门领导批准，不得无故拖延。
5.3.10在催办过程中，文件流转的每一环节和处理结果应及时反馈给发文部门，由文件管理人员将各环节的承办人员、办理结果在收文登记表中进行记录。
5.4公文格式标准化
5.4.1《工作联络单》拟制时应注明标明以下内容：秘密等级、紧急程度、发文单位、发文人、收文者（部门、岗位或个人）、主旨、正文、附件、制作日期、审批人等部分组成。
5.4.2秘密等级由发起部门根据秘密程度分别标明“一般”“机密”和“绝密”。如公文限制于某一部门、岗位或人员阅读，可在正文注明。
5.4.3拟制《工作联络单》时应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”及“一般“。紧急公文中的 “特急 ”是指：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理，且必须在当天内处理的文件（含所有签批流程）；“急件 ”是指内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理，且必须在2天内处理的文件的文件；一般件指一般事项须在5天内处理完成。
5.4.4《工作联络单》编号采用部门编号（参见组织与分层负责管理规定）4位 月日4位 流水号2位，如XZ20-0505-02，表示行政管理部05月06日发出的第二份联络单。通告类正式公文编号用公司类别号 年月日6位 流水号2位表示。
5.4.5附件的标注格式；例：附件1 附件名称， 附件2 附件名称 …。附件页右上角相应标注明“附件1、附件2”。
5.4.6人名、地名、数字、引文要准确。引用文件应当先引用标题，后以圆括号引用发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明年、月、日，不能写“去年”、“今年”、 “昨天”，也不能只写月、日不写年。年份要完整表述，如“1999”不能写成“99”。
5.4.7.《工作联络单》在呈批前，撰写人应确认格式、内容及所述事实，各级人员审批时应对所述内容进行核实，若被上级负责人或其他人员发现不实，应追究此前所有拟稿及审核人员失职责任。
5.4.8正式通告拟制时行政管理部依照《工作联络单》进行确认，包含审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，同时对公告表述方式进行组织。公告拟制完成后，行政管理部经理须再次审核表述方式、格式、字句是否准确无误，有必要时可要求《工作联络单》拟制部门协助确认。
5.4.9正式通告发布时须加盖文控专用章方为有效，对外发文依《印章管理办法》加盖公司公章。
6.1文件标准化管理规定
6.2印章管理办法
7.0附件7.1. 工作联络单 见附件一7.2. 公文格式 见附件二
7.3公文发放登记一览表 见附件三
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