在很多单位,会计和出纳都被同事统称为财务,有事找财务:工资算错了找财务,工资卡换了找财务、报销找财务、领款找财务、出差借款找财务,可是,这些工作到底是该找会计还是找出纳呢?或许一个企业里面,90%的人都搞不清楚,又因为一般会计和出纳都在同一个办公室。
所以,只知道傻傻的找财务就行,但具体找哪个并不清楚,结果偶尔遇到该找会计办的事,结果找到出纳,出纳没法做时,还觉得出纳对他有意见。甚至老板都会把有些应该会计负责的工作也交给出纳去做,搞得出纳怨声载道。
甚至,有些出纳自己的都不知道自己应该负责的工作是哪些,想着反正自己未来也要想办法成为会计,所以这些工作安排给自己,自己也可以做就去做了。
但是,自己可以做和自己应该做是两回事,今天就梳理一下出纳应该做的事。
出纳的工作内容:
一、办理银行存款和现金领取。
二、负责支票、汇票、发票、收据管理。
三、做银行帐和现金帐,并负责保管财务章。
四、负责报销差旅费的工作:
员工出差购材料等分借支和不可借支,若需要借支就必须填写借支单,然后交总经理审批签名,交由财务审核,确认无误后,由出纳发款。
员工出差回来后,据实填写支付证明单,并在单后面贴上收据或发票,先交由证明人签名,然后给总经理签名,进行实报实销,再经会计审核后,由出纳给予报销。
五、员工工资的发放工作。
具体来说,出纳的工作其实主要就是票目审核(很多企业其实这一块工作是会计在完成)和现金收支业务。
在发票审核方面,无论是会计还是出纳,都应该注意这些事项:
(一)审核发票的票面有无涂改的痕迹,防止把原本不符合报销要求的发票经过篡改后拿来报销,这一点目前来说机打发票,出现涂改的情况到很少见,但是因为电子发票目前需要打印报销,直接通过PS修改发票后子打印是没有涂改痕迹的,所以遇到可疑的发票还是需要去查询发票的真伪,查询真伪的方式有多种,常用的有在官方提供的网上查询平台手动查验、打电话到税务部门查验,或者通过一些小工具扫码进行付费查验。
(二)审核出具发票的单位名称。一是看与本单位有无经济业务关系;二是看发票名称与经济内容是否相符,如销货发票不能改开收据;三是看发票内容与售货单位的经营范围是否吻合。
(三)审核发票的抬头是否准确完整。增值税普通发票必须要填写受票方的企业名称和、信用代码,要看所填单位名称是否本单位,单位名称是否完整准确。
(四)审核发票的数字。看数字乘以单价是否等于总金额;看大小写金额是否一致。
(五)审发票开出的时间。看是否有同一经济内容、同一金额的发票在相近时间内出现,防止重复报账。对于重复报销,最大的风险来源于电子发票,因为目前电子发票需要打印报销,且多次打印出来的发票,完全一致,无法确认是否报销过,出纳或者会计在审核时,建议自行制作一套电子发票报销台账,用来防止发票重复报销,制作台账的方有很多,比如用财会神器EXcel自行制作表格,手工制作;也可以通过微信小程序中专门的发票查重工具,扫发票上的二维码来识别和保存发台账,并自动查询是否重复报销,自动生成台账,支持多人实时共享和一键将导出导出Excel。
(六)审核发票的印章。一看有无税务部门监制章;二看有无售货单位的发票专用章。只有印章齐全,清楚的,才能报销。
(七)审核发票的备注。看备注栏有何规定或说明,对于税务机关要求的必须要在备注中注明的内容,是否按照要求准确注明,是否有如“违章罚款,不得报销”、“滋补药品,费用自理”等不能发票不能报销的字样。
(八)审核发票的印制日期。按照规定,开具发票的单位每年度都应从税务部门领取本年度版本的发票,即便使用上一年度版本的发票按规定也不宜时间跨度太长。审发票印制日期,就是看是否把作废发票又拿来重新使用,如果是,不但不能报销,而且还要向有关发票管理机构反映。
(九)审核发票的报销手续。看是否完成企业审核报销流程,有无经手人、验收人、批准人签字,如没有,应先补齐手续。
除此之外,在审核发票时,还要多长点心眼,注意一些不能通过票面而反映的问题。比如,采购物资是否舍近求远、舍优求劣;购买的办公用品只写金额,没有具体内容,是否会是一些非办公用品。如有类似的问题必须问清缘由,防止被少数人钻了空子。
出纳的另一项重要工作是现金收付,在现金收付时应该注意这些:
1、现金收付的,要当面点清金额,并注意票面的真伪。
2、现金一经付清,应在原单据上加盖“现金付讫章”,多付或少付金额,由责任人负责。
3、每日做好日常的现金盘存工作,做到账实相符,做好现金日清月结,防止现金盈亏。
4、一般不办理大面额现金的支付业务,支付用转账或汇兑手续,特殊情况需审批。
6、员工外出借款无论金额多少,都必须总经理签字,批准并用借支单借款。
另外,出纳还要核银行往来,银行账务处理方面要注意:
1、登记银行日记账时先分清账户,避免张冠李戴,开汇兑手续。
2、及时结出各账户存款余额,以便总经理及财务会计了解公司资金运作情况,以调度资金。
3、保管好各种空白支票,不得随意乱放。
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