信函式公文格式多页(信函格式公文标准)(1)

信函格式公文实际使用的时间很长,不过却一直不知道这种公文格式的官方名及具体格式规定。自从研读《党政机关公文格式》 GB/9704-2012后,才有所了解。

今天具体来说一说。

“函”是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项时使用的公文文种。

需要明确,“函”这个文种必须采取信函格式;

而信函格式所使用的文种不仅仅限于“函”,还可以应用到平行文或下行文“意见”“通知”“批复”等。

但如“请示”“报告”这类上行文不可采用信函格式。

官方对信函格式的规定:

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。

发文机关标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

我们进行解读:

01 发文机关标志位置不完全在页眉处,一部分占有版心的位置。

发文机关标志不加“文件”二字,我们可以选择使用2号小标宋,对应的大小为22磅=7.76mm。因为发文机关机关标志距上页边30mm,所以发文机关标志有7mm在页眉内,0.76或更多位于版心处。

02 红色双线的高度

粗红线我们按照标准公文的要求,使用1.5磅,细红线我们暂且使用0.75磅(1.5磅=0.53mm,0.75磅=0.26mm)。

我们将两条红线的距离设置为0.1mm,则双横线的高度为约为1mm(0.53 0.26 0.1)。

03 公文第一个要素(份号、密级和保密期限或紧急程度)与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8,应该是4.94mm.

3号汉字高度为5.64mm,然后乘以7/8应为4.94mm。

04 首页不添加页码

05 信函首页第二组红色双线(上细下粗),位于距下页边20 mm,可推算出距版心下边缘为15mm.

06 结合正式公文和信函格式公文的规定,信函格式的版记部分是可完全省略的。

以上是制作信函格式公文的难点及要点,将其分析数字化后,做了一个标注图:

信函式公文格式多页(信函格式公文标准)(2)

需要注意的是,发文机关标志元素我们需要借助“文本框”和“网格线”才能精确定位。

模板图片预览(点击可查看大图):

信函式公文格式多页(信函格式公文标准)(3)

信函式公文格式多页(信函格式公文标准)(4)

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以上,

祝好。

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