1、目的：为规范公司证照管理，便于各类证照的新办、变更、年审；规范公司介绍信使用管理；加强各类印章的保管、使用等方面的管理，规范印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁，明确印章的权限和使用程序；特制定本管理办法。
2、适用范围：本管理制度适用于广东中旗新材料股份有限公司各分厂、部门。
3、主要内容：
3.1职责履行
3.1.1行政人事部
3.1.1.1负责营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、变更和年审。
3.1.1.2负责对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。
3.1.1.3负责管理公司行政人事章、劳动合同专用章。
3.1.2财务中心
3.1.2.1负责税务登记证的新办、变更和年审。
3.1.2.2负责管理财务专用章、发票专用章、法定代表人名章。
3.1.3其他部门
3.1.3.1负责所分管业务相关证照的办理。劳动、社保相关证照由行政人事部办理；销售许可证由营销部办理；国有土地使用权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证由基建部办理。
3.1.3.2负责管理部门印章。
3.2证照管理制度
3.2.1证照的类型
公司证照包括：企业开办时股东的出资协议、公司章程、各种政府批复、验资报告和营业执照正副本；公司税务登记证正副本；法人代码证书正副本；房地产开发企业资质证书正副本；公司业务经营中诸如《建设工程规划许可证》、《开工证》、《销售许可证》、《土地使用权证》、《建设用地规划许可证》等各种证书以及各类专项工程的验收合格证等证件。
3.2.2证照的新办、变更、年审
3.2.2.1营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、变更和年审由行政人事部负责办理；
3.2.2.2税务登记证由财务部负责办理。
3.2.2.3其他证照按管理权限由相关部门负责办理。如：劳动、社保相关证照由行政人事部办理；销售许可证由营销部办理；国有土地使用权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证由基建部办理等。
3.2.3证照管理
3.2.3.1证照的保管。公司所有证照原件由公司文档管理员统一保管，并登记造册（附表1：《证件存档登记表》），所有证照的原件出借、复印件申领、管理人员变更移交等，均须登记备案。
3.2.3.2证照的移交。证件办理移交时，原各项登记资料必须一并完整移交。
3.2.3.3证照的借用。公司证照的正本原则上不得带出公司，如因特殊情况需带出时，须报总经理同意并办理借用登记手续后方可借用；如需将证照副本带出公司，须报公司主管领导批准并办理借用登记手续后方可办理（附表2：《证照外借、复印件申领审批单》）。证照正、副本用完后及时归还，并办理撤销手续。
3.2.3.4证照的复印。公司证照复印件由文档管理员统一复印和保管，领取复印件需办理登记手续（附表3：《证照外借、复印件申领登记表》）。
3.3介绍信管理制度
3.3.1介绍信管理规定
3.3.1.1介绍信由公司总经理办公室设专人保管，实行使用审批制度。
3.3.1.2各部门人员外出开展企业经营范围内的工作业务时，经过所在部门负责人和主管领导签字同意后凭《开具介绍信审批单》（附表4），到公司总经理办公室开具《介绍信》（附表5）。《开具介绍信审批单》与介绍信存根一起存档。
3.3.1.3介绍信要统一编号并盖骑缝章。介绍信的存根要妥善保管，并按保密要求归档。
3.3.1.4原则上不得开出空白介绍信。各部门如有特殊情况，必须携带空白介绍信外出时，需经公司主管领导审核并经总经理批准，在存根上加以注明，并由用信人签字。
3.3.1.5用信人因故没有使用的介绍信，应交回行政人事部，将信贴在原存根处，一并归档保存。
3.4印章管理制度
3.4.1印章类型
3.4.1.1公司公章；
3.4.1.2公司各职能部门公章（以下简称：部门公章）；
3.4.1.3各种专用章，包括：财务专用章、发票专用章、合同专用章、法定代表人名章、总经理签名章等；
3.4.2印章管理部门
3.4.2.1印章主管部门是公司行政人事部。
3.4.2.2行政人事部代表公司对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。
3.4.3印章刻制的审批
3.4.3.1印章的刻制实行审批制度。需要刻制印章的公司或部门，需由本公司或本部门提交书面申请（附表6：《印章刻制申请表》），报公司行政人事部经理审核，经公司总经理审批后，方可刻制。
3.4.3.2印章由行政人事部委托具有印章刻制相关资质的公司刻制。
3.4.3.3刻制印章的内容必须与《企业法人营业执照》核准登记的名称完全一致，部门专用章应与公司内部的规定名称一致，规格和式样要符合政府规定或市场规律。
3.4.3.4政府或银行指定的公司印章（公司公章、财务专用章、法定代表人名章）刻制完成后，应按照有关规定对刻制好的印章办理备案手续。
3.4.3.5所有印章刻制完成后，均需在总经理审批同意的《印章刻制申请表》和《印章备案登记表》（附表7）上印上印章模样，并由行政人事部存档。
3.4.4印章的领用和交接】
3.4.4.1领用印章的分厂或部门负责人必须与行政人事部签订《印章保管人责任书》（附表8），并作为本分厂或部门印章管理负责人，协助行政人事部执行印章管理规定。其他领用印章的人员必须与所在厂和部门签订《印章保管人责任书》，并按照印章管理规定做好印章管理工作。
3.4.4.2印章负责人离职或工作调动时，需对所保管印章与公司指定印章接收人进行交接，交接时必须按公司要求办理印章交接手续，新的印章负责人需要重新与行政人事部签订《印章保管人责任书》。
3.4.5印章的保管
3.4.5.1原则上实行印章保管和印章审批分开。总经理、公司主管领导、部门的第一负责人是用章审批人。
3.4.5.2行政人事部章、合同专用章由行政人事部专人管理。
3.4.5.3财务专用章、发票专用章、公司公章、法定代表人名章由财务部专人管理。
3.4.5.4公司各部门印章由部门负责人管理。
3.4.5.5印章管理人应具备以下条件：责任心强，为人正直，做事细心；是公司的正式员工（已转正员工）。
3.4.6印章的使用
3.4.6.1公司级章的使用规定
公司级章包括公司公章、合同专用章、总经理签名章。
‚公司级章的使用由部门或子公司申请，报公司主管领导审批后方可使用。（附表9：《用（借）印审批单》）
ƒ公司级章的使用必须登记。登记项目应包括：用印日期、事由、批准人、用印人。（附表10：《用印登记表》）
④所有加盖公司级章的文件、资料等必须设立分类档案并做好登记。
⑤不得在空白介绍信、空白纸张、空白合同以及其他空白文本上盖章。如遇特殊情况，经总经理审批后方可用印，且应予以登记。事毕，用印人应向印章管理人汇报使用情况，并将空白加印文本使用内容的复印件和未使用的空白加印文本一并交还印章管理人。印章管理人应立即在未使用的空白加印文本上注明“作废”字样并存档。
3.4.6.2财务类专用章的使用
财务专用章、发票专用章由会计人员管理，法人人名章由出纳人员管理，时常使用时必须两个人同时在场使用。
‚财务专用章、发票专用章、法人人名章不得外借，如有需要必须由法人或财务总监同意方可出借。
ƒ财务人员外出时必须将本人所管理印章妥善保管。
财务人员使用支票、收据、发票时用一张盖一张，不得先前加盖保存。
④财务人员不得用财务类专用章与外界签订任何形式的合同、协议、承诺等法律文件。
⑤财务类专用章由公司统一制作，任何部门不得私自制作。财务类专用章由财务部统一管理使用。
3.4.7部门印章的使用
3.4.7.1以部门名义与总公司其他部门及子公司进行工作联系，对部门内部颁发通知、下达工作指令时，用部门印章。
3.4.7.2部门印章不得用在对外发出的文件，如对方有特殊要求须盖部门印章的，经部门负责人批准后方可外发文件及信函。
3.4.7.3部门印章不能代表公司对外出具文件或进行签约等。
3.4.7.4部门印章的使用须经部门负责人批准。
3.4.7.5部门印章的管理参照公司级章的管理办法，由各部门自行制定。
3.4.8印章的回收和销毁
3.4.8.1印章丢失时，必须在24小时内登报申请予以作废。
3.4.8.2已撤销的公司或部门，其印章由行政人事部统一回收并按印章销毁程序进行销毁。
3.4.8.3印章污损需要重新刻制时，原印章应由行政人事部统一回收并按印章销毁程序进行销毁。
3.4.8.4印章销毁程序：行政人事部印章管理人回收拟销毁印章，并提出销毁申请（见附表11：《印章销毁申请表》），经印章原保管公司/部门负责人确认，并经行政人事部负责人、公司主管领导、总经理认可，在《印章销毁证明书》（附表12）上留存待销毁印章印模后，由行政人事部负责人、印章原使用公司/部门负责人、印章原保管人现场监督，对印章进行销毁。
3.4.8.5违规责任：公司或部门负责人、印章保管人、使用人有以下行为之一者，按公司有关行政处罚措施进行处罚；造成损失的，将追究其经济责任；构成犯罪的，将移交司法机关追究其刑事责任。
私刻印章。
‚未经批准私自使用印章或滥用印章。
ƒ私自保存应回收、销毁的印章。
④因失职行为导致印章丢失、被盗、损毁。
⑤违反本规定的其他行为。
