目前，随着汽车保有量的持续增加，城市交通拥堵现状越发严重，很多城市对车辆的购买采取了限制政策。 不论是个人还是单位，都面临着购车难的问题。 对此，很多企业，尤其是那些民营企业，采用私车公用的方式解决。
私车公用，的确解决了企业用车问题，但往往忽视了涉税问题，带来税务风险。
私车公用的费用在会计核算上很敏感，容易与发放交通补贴混淆。 私车公用的费用报销后是否应并入工资计征个税，能否能在企业所得税前扣除，一直存在争议。
一
私车公用常规报销的做法以及风险
现实中多数企业对私车公用的费用凭票报销，把与车辆相关的费用一古脑地作为报销凭据。必须明确，这种做法是不合规的，存在较大的税务风险。
原因有二：
一是企业很难证实费用就是为“公用”发生的；
二是存在变相发放交通补贴的嫌疑。
二
私车公用涉及的费用大体包括三个部分
私车公用涉及的费用大体包括三个部分：
一、车辆运行的直接费用；
二、车辆的折旧补偿与自驾的劳务补偿；
三，车辆保险、维修等间接费用。私车公用涉及的费用能否在企业所得税前扣除，从税务的解释看，不完全认可，也不完全否定
▼看看官方答疑
宁波国税答疑：
老师，请问：如果老板的个人轿车出租给公司日常使用，租车协议中写明是无偿使用，但是车辆的保险费用由公司承担，这样是否可行？保险发票开公司抬头，能列入公司费用吗？另外，日常经营中发生的汽油费能列入公司费用吗？谢谢！
答复内容 您好！您提交的问题已收悉，现针对您所提供的信息回复如下：
根据《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。《企业所得税法实施条例》第二十七条规定，企业所得税法第八条所称有关的支出，是指与取得收入直接相关的支出。企业所得税法第八条所称合理的支出，是指符合生产经营活动常规，应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。
企业职工将私人车辆提供给企业使用，企业应按照独立交易原则支付合理的租赁费并取得租赁发票。租赁合同约定其他相关费用一般包括油费、修理费、过路费等租赁期间发生的与企业取得收入有关的、合理的变动费用凭合法有效凭据准予税前扣除（车辆购置税、折旧费以及车辆保险费等固定费用如果未包括在租赁费内，则应由个人承担、不得税前扣除）。
北京国税答疑：
公司名下没有汽车，员工个人汽车用于公司，汽车费用是否可以入账（比如油费，发票抬头是公司名称，是否可以认证并记账？）
答：根据《中华人民共和国企业所得税法》（中华人民共和国主席令第63号）第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。
承租方按照独立交易原则支付合理的租赁费凭租赁费发票税前扣除外，租赁合同约定的在租赁期间发生的，有承租方负担的且与承租方使用车辆取得收入有关的、合理的费用，包括油费、修理费、过路费、停车费等，凭合法有效凭据税前扣除；与车辆所有权有关的固定费用包括车船税、年检费、保险费等，不论是否由承租方负担均不予税前扣除。
三
各省市的相关规定
鞍山市国税局规定：
在2012年企业所得税汇缴操作指南第62页做过相关规定，仅供参考，
北京地税的规定：
《关于明确若干企业所得税业务政策问题的通知》（京地税企[2003]646号）第三条规定，对纳税人因工作需要租用个人汽车，按照租赁合同或协议支付的租金，在取得真实、合法、有效凭证的基础上，允许税前扣除；对在租赁期内汽车使用所发生的汽油费、过路过桥费和停车费，在取得真实、合法、有效凭证的基础上，允许税前扣除。其它应由个人负担的汽车费用，如车辆保险费、维修费等，不得在企业所得税税前扣除。
江苏国税的规定：
江苏省国家税务局《关于企业所得税若干具体业务问题的通知》（苏国税发[2004]097号）规定，“私车公用”发生的费用应凭真实、合理、合法凭据，准予税前扣除，对应由个人承担的车辆购置税、折旧费以及保险费等不得税前扣除。
大连地税的规定：
《大连市地方税务局关于印发〈企业所得税若干问题的规定〉的通知》（大地税发[2004]198号）第九条规定，纳税人以承担修理费、保险费、养路费、油费等方式有偿使用，包括投资者在内个人的房屋、交通工具、设备等其相应支出不允许税前扣除。如确属租赁性质应按双方签订的合规的书面租赁合同，凭相关发票，其相关费用允许税前扣除。
四
私车公用费用的性质
（1）私车公用的性质是企业与员工达成私车承租协议。 私车公用的费用一方面具有费用报销的性质，如油耗、过桥过路费、停车费等直接费用，另一方面又具有补偿性质，如劳务补偿、车辆折旧补偿。
（2）私车公用发生的直接费用可以凭发票据实报销，能在企业所得税前扣除，这点有共识。补偿性质的费用处理相对复杂，需要分析后差别对待。
（3）对于不具有唯一性、专属性的费用，如保险费、养路费、保养费、维修费、折旧费等间接费用，很明确，不能在企业所得税前扣除。如果做个转换，将这些间接费用改换为租赁费面目就有可能在企业所得税前扣除了，下文将具体分析。
五
操作建议
1、企业所得税
企业所得税法第八条规定，企业发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。而第十条第八项明确规定，与取得收入无关的支出不允许扣除。所以，“有关”和“无关”的认定就很重要。
针对上述案例，如果企业和员工有车辆租赁协议，而且协议里有明确的条款规定：车辆发生的相关费用由企业承担。这样，这些费用就可以认定为与取得收入有关的支出，当这些支出取得符合规定的发票后，就可以在企业所得税税前扣除。
2、个人所得税
企业使用员工车辆，支付费用的方式不同，个人所得税的计算方式也不同。
1.不签订租赁合同，费用实报实销。这种方式就是案例采取的方式，企业应根据个人所得税法的相关规定，按照“工资薪金”税目计算并代扣代缴个人所得税。
2.签订租赁合同，向员工支付租赁费。这种方式下，员工收到租赁费用，应到税务机关就租赁行为代开发票，按照“有形动产租赁”税目缴纳增值税后，方能到企业报销相关运营费用。有了合同和缴税凭证，租赁行为才能被认定具有真实性。此时，企业支出的交通运营费用才能被认定为“与取得收入有关的支出”，允许在企业所得税税前列支。同时，企业向员工支付的租赁费用应按照个人所得税法中的“财产租赁”税目，适用20%税率代扣代缴个人所得税。
3、印花税
企业和员工签订的车辆租赁协议，属于印花税规定的应税凭证，要按租赁金额的千分之一贴花。
六
私车公用财务处理方式
一、与员工签订租赁合同
这个租赁合同必须是有偿合同，说白了就是每年公司应向员工支付一定的租赁费。
这样做的最大好处是：可防止税务稽查时，被认定是公司在向员工变相地发放交通补助。
注意！！并非签了合同就一劳永逸了，为了最大程度降低税务风险，以下5大要素缺一不可：
有偿合同 发票 印花税 有限内容 用车记录
1、发票、费用相关事宜：
这种方式下，通常是员工收到租赁费用后，到税务机关就租赁行为代开发票。
租赁车辆涉及相关税费如下：
（1） 印花税：由立合同人按租赁合同千分之一贴花。
（2） 个人所得税：财产租赁所得适用税率为20%，每次低于4千元的，减除费用800元，超过4千元的，减除20%的费用。
（3）增值税：根据《营业税改征增值税试点实施办法》的规定“个人缴纳增值税按照简易计税方法”增值税的征收率为3%，起征点为：按期纳税的月销售额5000~20000元，按次纳税的每次销售额300~500元。凡是达到增值税起征点的，要全额按照增值税简易计税方法缴纳。
注意：
如果公司还发放给员工交通补助，未超过当地公务费标准的部分可免征，超出的部分要并入工资中计征个税。
2、租赁合同下，产生的车辆相关费用哪些能入账报销，哪些不能？
保养费、维修费：
按当地地税规定，有些地方可入账报销，有些地方不行。
交通罚款、车辆财产保险：
不可入账报销。
油费、过桥过路、停车费：
可入账报销。
提醒！！
切忌：不是所有的油费、过桥过路、停车费都能入账的！
1）必须要有发票，而且如果是加油普票一般只可入账，不能进项抵扣！
悄悄告诉大家一个取得专票的小窍门：
办卡充值（不征税普票）——加油 根据加油记录卡开具增值税专用发票，充值时只能挂其他应收款——加油卡，取得专票后可报销费用并抵扣。
而加油时如果是交现金的话，直接取得的多为普票和通机用机打的发票啦。
2）必须有用车记录，即每一次使用员工车辆应有记录，对于记录时间内的发票可以报销入账，其余时间则不可以！
在这里，还想再强调一下：目前有些单位通过顶汽车发票的手法，实际上用来发员工工资或者提成，以此达到避税的目的，风险还是挺大的，建议停止！
3、案例
私车所有人甲某，与企业签署车辆租赁协议，月租金4000元，双方到税务机关代开发票。月4000元的租金开代发票是享受增值税减免，因此甲某只需按照“财产租赁所得”计征个人所得税：
（4000-800)*20%=640元。
此时，因为车辆的使用权已经按照“财产租赁合同”转移给企业，因此车辆使用过程中的费用，可以开具企业名称的发票，正常入账抵扣费用。如果费用能够取得合格的增值税抵扣凭证（增值税专用发票、车辆过桥过路费等），企业可以堂而皇之的进行认证抵扣。
这种情况下，企业虽然多扣缴了个人所得税，但是其后期费用的报销和抵扣将轻而易举的抹掉个人所得税损失。同时，车辆所有人取得的该租赁收入，无需纳入工资总额计算企业和职工劳动保险。
需要注意！
如果双方签订的是无租金租赁合同（免费使用），以上处理将会产生争议：
1、税务机关会认为无租金租赁协议不符合市场规律，会核定租金；
2、部分税务机关认为无租金租赁协议情况下，车辆所发生的费用依然应归属个人费用，不得计入公司费用支出。
↓↓↓
附：
青地税函[2010]2号 青岛市地方税务局关于印发《2009年度企业所得税业务问题解答》 的通知：9、企业投资者将自己车辆无偿提供给企业使用，发生的汽油费、过路过桥费等费用可否税前扣除？
答：《中华人民共和国企业所得税》第八条规定“企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。”据此，企业可在计算应纳税所得额时扣除的成本、费用、税金、损失和其他支出应当是企业本身发生的，而非企业投资者发生的，因此“私车公用”发生的诸如汽油费、过路过桥费等费用不得在计算应纳税所得额时扣除。
因此建议企业与车辆所有人签署租车协议时，一定要约定租金，并按规定去税务机关开具租赁发票。
需要强调一点：无论租赁协议如何约定租赁期内车辆费用的承担问题，租赁车辆的保险费及车船税、车辆购置附加税、挂牌费用、车辆年审费等几类支出，不得计入公司费用。
二、直接给员工发放用车补贴
这种方法就是企业按月或者按使用次数次计算车辆使用费用，给私车所有人发放车辆使用补贴，月末将补贴计入个人工资薪金。
如果签订合同的方法太麻烦，企业可以考虑每个月直接发放员工用车补贴。
1、方法二的３大好处：
（1）企业不需要特意取得发票报销（当然有些公司也会采取发票报销的方式领取补贴），
（2）企业不需要交付其他费用，只需要视为个人取得公务用车补贴收入，按照工资薪金计算缴纳个人所得税即可；
（3）固定相关的统一标准后，比较方便财务人进行核算和管理。
不过此时就要考虑到公平性的问题。比如外出用车多的员工，申请的补贴多了，个税也多了，一旦个税负担超过公司给的车辆费用补贴，员工便会苦不堪言。企业要注意衡量好实报实销的度。
综上，如果是公司全体员工基本一个月外出次数较少，实操君建议公司可考虑用此方式，所需付出的成本是最小的，也不用担心税务风险。
2、案例
假如私车所有人甲某月工资4000元，发放车辆补贴4000元，甲某合计取得收入8000元，那么甲应该缴纳个人所得税：
（8000-3500）*10%-105=345元。
但此时，公司入费用冲减公司利润的数字只是4000元补贴，税务机关会认为，车辆补贴费用已然包含汽车消耗的费用，因此，此种情况下，“私车公用”所取得的费用发票不允许列支公司费用。
如果企业采取汽车消耗费用报销，报销人员取得的报销收入同样要记入“个人工资薪金所得”计算个人所得税。
同时，因为报销人员取得的车辆补贴计入工资薪金所得，还将影响企业和职工应缴纳的职工劳动保险的金额，这也是必须考虑的一个重要因素 。
三、制定私车公用报销制度
1、建立报销制度
制定好出差申请单模板（包括出差时间、出差地点、出差事由等）；
制定好报销表格式（包括实际出差天数、发生的实际费用等）；
制定好相关单据格式（包括过路费、停车费等费用可以凭票填写报销、油费标准、根据省内省外公里数定额报销等）。
2、报销流程：填写出差申请单——拿出所需票据——填写相关单据、报销表——计入差旅费报销费用
3、如何避免涉税风险？
凭票报销：发票包括通行费发票、加油票、停车票等；发票抬头方面，加油票需要打印成公司抬头，作为业务真实的一方面佐证。
企业所得税扣除方面：只要注意合理合规，基本没有什么经不起检查的。
个税扣除方面：员工发生的与企业生产经营有关的费用，性质等同于差旅费，应该无需扣除。
所以，本方法的最大难点在于：如何建立起一个适用于本公司的规范报销制度，并坚持施行。
四、将车过户给公司
如果你的公司恰好有员工有闲余的私家车，那恭喜了：员工的车辆可直接过户给公司！
企业取得发票后计入固定资产，每月可以计提折旧，车船税、保险费、维修保养费、过桥过路费、油料费等所有费用单据均可合法入账，甚至抵扣增值税进项税额。最大的代价不过是把车牌号码改变而已。
这样不仅能省一笔开支，还能较好地地解决公司无车的窘境，相比公司隔三岔五去外面租车，还是比较划算的。
当然，员工要与企业签订好购车协议（购车价格可双方约定），并带着相关资料到税务局代开普通发票。
具体过户流程可参照：
1、公司与员工签订车辆转让协议。
2、员工与公司办理车辆过户手续。
3、车辆成为公司固定资产，公司向员工出具车辆转让费欠条。
4、公司按照固定资产管理方式对车辆进行折旧处理
5、公司向员工逐月分期支付车辆转让费，车辆使用人每月限额报销燃油费和过路费等。
6、车辆转让费支付完毕或车辆折旧完成，公司进行固定资产清理，公司车辆无偿过户给员工，员工退回车辆转让费欠条。
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