工人日报-中工网记者 裴龙翔
下午一点半，肖小娥收拾好手头的工作，准时进入了莹特菲勒化妆品（上海）有限公司职代会的“会议室”，签到、预备会议、审阅材料、组团讨论、投票……各环节一丝不苟，层层推进，与设定的议程分毫不差。在审议完相关的草案之后，她郑重地投下了自己的一票，“企业员工手册（更新版）和工资协议的修订都非常及时，回应了职工关切，相信能给企业和职工对未来的发展带来更多信心。”
其实这场如同及时雨般的职代会召开时，肖小娥正在苏州出差。不仅是她，企业还有在上海不同厂区的职工代表同样在“云端”全程参会。职代会为何要在网上召开？从线下搬到线上，又是如何严格做到合规合法？职工和企业是否感受到差异？这些问题的答案，要从上海市企事业单位线上职代会系统说起。
未雨绸缪急难时刻发挥作用
作为莹特菲勒的工会主席，季辉对职代会的各项准备流程早已熟稔，人员准备和敲定时间是让他最挠头的环节：“需要确保2／3以上的职工代表出席，所以以往都会提前一到两个月确定会期，方便大家安排好工作，留出时间。”
原本一年两次的职代会，今年上半年的这场因为疫情备受瞩目——一方面上半年的职代会原定于5月召开，按惯例应对工资增长比例进行协商，因为人员不能聚集一直搁置；另一方面疫情期间职工始终坚守岗位，保障了生产链供应链稳定，但疫情影响究竟有多大，职工期待企业能借此机会让大家心里有底。
“平时公司也会使用线上软件进行会议，那职代会能不能在线上举行？”带着这样的疑惑，季辉找到了上级工会寻求帮助。让他意外的是，上海市总对这样的需求早有成熟的方案。随着上海企业走出去的步伐不断加快，管理层级多、人员分布广、沪外海外企业和职工难以召开临时现场职代会，及时解决经营发展和职工切身利益事项。加之2020年新冠疫情暴发，居家办公成为许多企业在用工管理中的备选方式。如何更好适应企业发展和满足抗疫要求？当年6月，经过前期大量的调研、设计、测试，上海市企事业单位线上职代会系统正式上线。
“系统着力解决了企业召开职代会过程中的几大痛点，不仅可以不受时间、地域限制，只要一部手机即可‘开会’，并且更加高效，采用在线投票，自动统计结果，无须等待。”上海市总工会相关工作人员介绍说，“作为线下职代会的补充，线上职代会具有与线下职代会同等的法律效力。对因客观情况，或遇突发性、临时性、紧急性事项无法召开现场职代会的，凡注册地在上海并依法依规建立工会的企事业单位都可以使用该系统召开线上职代会，履行相应民主程序。”
严格流程倒逼规范操作
能在网上开会固然方便不少，可季辉很快发现，要用好这个系统，即使是做了多年的工会干部，仍旧压力不小：“会议的各项议程，资料都要在网上对职工代表公开，上级工会也可以随时查看，这就要求我们在每个细节、每个流程上都不能马虎，一切都要经得起职工代表和上级工会的考验。”
进入公司职代会的“会议室”，会前程序、预备会议、第一次全体会议、主席团会议、第二次全体会议，各项议程一目了然。具体议程下，内容同样逻辑清晰。以预备会议为例，又进一步分为签到、审阅会议材料和投票等环节。
各项流程一丝不苟，系统里还提前布置了各种巧思，力求将线下会议的庄严感和仪式感搬到线上。职工代表曹丽对其中的一个细节印象很深，她在进入签到环节时，系统自动播放器了国歌：“感觉一下子就氛围感满满，让人迅速进入状态。”
“企事业单位可以借助这个系统，通过网络平台全流程规范召开职代会，或者线上与线下实现议程相互融合的会议组织和召开形式。”上海市总工会相关工作人员表示，“线上职代会具有线上公示、民主协商、民主测评、线上签到、无记名投票等功能，企事业单位可根据需要灵活有序组合，实现会议流程完整、程序规范有效。”
网上各类会议软件已有很多，这套企事业单位线上职代会系统又有何独到之处？该名工作人员“揭秘”，通过在“云端”对议程和会议材料的严格把控，上级工会不仅可以对照标准“手把手”地辅导企事业单位规范召开职代会，各项议程中预设的逻辑和无记名投票等功能，也使得职代会在原有线下的基础上，进一步与互联网技术融合，规避了因位置、时间、工作、人员等客观因素而导致的线下职代会召开不规范的情况，从而倒逼企事业单位规范召开职代会。
确保民主权利充分履行
议程逐项推进，第一次全体会议中，大家就更新版员工手册和工资协议在系统上开展了讨论。“请大家关注员工手册中对于不适用条例及假期等内容的修订，此次更新进一步明确了假期福利待遇。”季辉在对话框中发送出这样的文字，特别提请大家注意几处重要的修改。
职工们最为关心的工资增长幅度，今年拟定为5％，较往年有所降低，季辉也着重在网上的组团讨论中做了解释：“因为疫情原因，企业的经营今年的确承受了一定压力，经过工会努力，还是争取到了一定的增长，保证员工工资十余年连续增长，显示出企业和职工同舟共济的决心。”
“员工手册更新内容中的变化都已看到，已了解”“一年一度工资协议已看到，同意”“已阅更新后的员工手册，工资协议也已阅读并了解，同意”……组团讨论的对话框里不断跳出大家的发言，没有了“抢话筒”的烦恼，大家的讨论不再受到时间和空间的束缚。
投票环节比以往更加简洁高效，由于各自在手机端操作，后台自动统计数据，免去了唱票环节的等待。38名代表对工资协议投出了37票赞成票，更新版的员工手册则收到了36票赞成，1票弃权，相关内容顺利获得通过。
“对于投票环节，系统做了保密处理，不仅投票过程采取无记名的方式进行，同时对于收集投票结果的企事业单位工会而言，也仅能知晓结果，无法在后台导出每一名职工代表投出的选票。”上海市总工会相关工作人员表示，通过系统设置，让职工吃下了“定心丸”，保障民主权利充分履行。
“缩短了空间感，参加会议更方便了，就算身处在车间工位上，也是可以全程参与。”“操作不难，讨论的界面和平时聊天的一样。”“议程和操作特别规范，和线下议程没有区别。”职代会已经结束，大家对系统的讨论还在继续。
今年，上海将持续推广企事业单位线上职代会系统，有效应对企业发展和常态化疫情防控所带来的挑战。仅在奉贤，已有两家企业开始试点使用线上模式召开职代会。
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