用人单位如何使用电子劳动合同？签署电子劳动合同，需要经过第三方平台吗？关于电子劳动合同的十大问题，我们接着介绍一下。
- 用人单位与劳动者协商一致可以采用电子形式订立书面劳动合同。附相关规定如下：《关于订立电子劳动合同有关问题的函》（人社厅函〔2020〕33号），明确用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力，用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定，全面履行各自的义务。
- 自用工之日起一个月内订立电子劳动合同，否则用人单位应向劳动者每月支付二倍的工资。附相关法律规定如下：《劳动合同法》第十条 建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。用人单位与劳动者在用工前订立劳动合同的，劳动关系自用工之日起建立。第八十二条 用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。用人单位违反本法规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的，自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付二倍的工资。
- 电子劳动合同应至少保存二年备查。附相关法律规定如下：《劳动合同法》第五十条 用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。
- 应交付电子劳动合同文本。附相关法律规定如下：《电子签名法》第十条 法律、行政法规规定或者当事人约定数据电文需要确认收讫的，应当确认收讫。发件人收到收件人的收讫确认时，数据电文视为已经收到。第十一条 数据电文进入发件人控制之外的某个信息系统的时间，视为该数据电文的发送时间。收件人指定特定系统接收数据电文的，数据电文进入该特定系统的时间，视为该数据电文的接收时间；未指定特定系统的，数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为该数据电文的接收时间。当事人对数据电文的发送时间、接收时间另有约定的，从其约定。
- 按需提供纸质文本。附相关规定如下：《电子劳动合同订立指引》第十三条 劳动者需要电子劳动合同纸质文本的，用人单位要至少免费提供一份，并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。
- 电子劳动合同应保证随时可以调取查用，并保证生成、发送或者接受时的格式相同，电子劳动合同应妥善保存，并按需进行材料备份。
附相关法律规定如下：
《电子签名法》第五条 符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的原件形式要求：
（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；
（二）能够可靠地保证自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。但是，在数据电文上增加背书以及数据交换、储存和显示过程中发生的形式变化不影响数据电文的完整性。
第六条 符合下列条件的数据电文，视为满足法律、法规规定的文件保存要求：
（一）能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用；
（二）数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容；
（三）能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。
- 用人单位要在订立电子劳动合同前，明确告知劳动者订立电子劳动合同的流程、操作方法、注意事项和查看、下载完整的劳动合同文本的途径，并不得向劳动者收取费用。
- 电子劳动合同订立后，用人单位要以手机短信、微信、电子邮件或者APP信息提示等方式通知劳动者电子劳动合同已订立完成。
- 用人单位要提示劳动者及时下载和保存电子劳动合同文本，告知劳动者查看、下载电子劳动合同的方法，并提供必要的指导和帮助。
- 用人单位要确保劳动者可以使用常用设备随时查看、下载、打印电子劳动合同的完整内容，不得向劳动者收取费用。
一方采用电子签名方式、一方采用物理签章方式完成同一文件的签署，该形式称为“半程电子化签署”。半程电子化签署结合了我国法律认可的两种合同订立形式，是合法有效的合同订立签署形式，可以应用在人事场景，但使用此方式签署合同，应当事先约定或告知。在进行存档的时候，劳动者需注意核验企业电子劳动合同中电子签名的有效性，并将该电子文件妥善保存；而企业侧，需注意确认劳动者提高的劳动合同中物理签章应为鲜章而非打印章/复印章，并将该纸质文件原件妥善保存。
首先，规范层面明确规定如下：《电子劳动合同订立指引》第十五条 鼓励用人单位和劳动者优先选用人力资源社会保障部门等政府部门建设的电子劳动合同订立平台（以下简称政府平台）。用人单位和劳动者未通过政府平台订立电子劳动合同的，要按照当地人力资源社会保障部门公布的数据格式和标准，提交满足电子政务要求的电子劳动合同数据，便捷办理就业创业、劳动用工备案、社会保险、人事人才、职业培训等业务。非政府平台的电子劳动合同订立平台要支持用人单位和劳动者及时提交相关数据。第十六条 电子劳动合同订立平台要留存订立和管理电子劳动合同全过程证据，包括身份认证、签署意愿、电子签名等，保证电子证据链的完整性，确保相关信息可查询、可调用，为用人单位、劳动者以及法律法规授权机构查询和提取电子数据提供便利。第十八条 电子劳动合同订立平台及其所依赖的服务环境，要按照《信息安全等级保护管理办法》第三级的相关要求实施网络安全等级保护，确保平台稳定运行，提供连续服务，防止所收集或使用的身份信息、合同内容信息、日志信息泄漏、篡改、丢失。第十九条 电子劳动合同订立平台要建立健全电子劳动合同信息保护制度，不得非法收集、使用、加工、传输、提供、公开电子劳动合同信息。未经信息主体同意或者法律法规授权，电子劳动合同订立平台不得向他人非法提供电子劳动合同查阅、调取等服务。
综上，签订电子劳动合同，应使用符合上述规定的第三方平台。从资质上，电子劳动合同订立平台应具有等保三级以及其他行业资质，如《商用密码产品认证证书》、《涉密信息系统产品检测证书》、《计算机信息系统安全专用产品销售许可证》、ISO 27001认证、 ISO 27018认证、ISO27701认证、安可资质、可信云认证等；从产品角度，电子劳动合同订立平台要留存订立和管理电子劳动合同全过程证据，即应确保使用了身份认证、签署意愿、数字证书、时间戳等技术，保证证据链的完整性；从服务能力角度，一方面，电子劳动合同订立平台应建立健全电子劳动合同信息保护制度，防止所收集或使用的任何信息泄露、篡改、丢失，确保相关信息可查询、可调用；另一方面，电子合同的数据存储在第三方平台，赋予出证能力，提供第三方证明服务，将固化的电子证据进一步分布式保存在区块链中，提升电子证据的客观公正性。
在应对使用电子劳动合同的用人单位和劳动者发生劳动争议时，可以通过以下方式向司法机关提交电子劳动合同的相关证据：
- 电子劳动合同合同本身就是证据之一，基于其PDF格式，建议使用U盘、光盘等形式提交至劳动仲裁委员会或者法院，可以将电子劳动合同打印出来作为复印件提交以备书面审核及司法机关案卷归档；
- 通过向e签宝提出申请，出具该电子劳动合同有关的证据报告，以独立第三方身份出具电子证据证明电子劳动合同签署过程的认证信息、数字证书信息、时间戳信息等；
- 如司法机关要求提交公证机关《公证书》或者鉴定中心的《司法鉴定意见书》的，通过向e签宝提出申请，由公证处或者司法鉴定中心出具‘
- 其他应提交的相关材料，包括但不限于营业执照、资质证明、工资单、社保证明、考勤记录等。
- 《中华人民共和国劳动合同法》（2012修正）
- 《中华人民共和国电子签名法》（2019修正）
- 《中华人民共和国民法典》（2020）
- 人力资源社会保障部《关于订立电子劳动合同有关问题的函》（2020）
- 人力资源社会保障部《电子劳动合同订立指引》（2021）
- 《广西壮族自治区劳动人事争议调解仲裁条例》（2021）
- 《深圳市电子劳动合同争议处理规则》（2021）
- 《苏州工业园区劳动人事争议仲裁委员会电子劳动合同争议处理规则（试行）》（2021）
- 《北京市人力资源和社会保障局关于推进电子劳动合同相关工作的实施意见》（2020）
