秘书工作具有临时性、突击性等特点，要干的事情，一个月可能就有几十项，有时一天就有好几项。在实际工作中，完全做到井井有条不大可能。只有不断摸索经验、把握规律，养成良好的工作习惯，才能做到细致安排各项琐碎繁杂的事情，不出“乱子、漏子、岔子”。
合理分配时间秘书工作者每天经手的事务千头万绪，首先要学会的，就是合理地安排时间。
按事务的重要性来分配时间
首先是极其重要的。 耗时费力、需要分析论证的事情要舍得付出一些时间和精力。这个“付出”往往不是立竿见影的，是需要经常思考琢磨的一个过程。比如，重要文稿的起草，需要长时间的调查研究，必须认真对待。
其次是一般重要的。例如，实施或改进预定的工作计划、撰写工作报告等，力争用一天或几天时间完成。
最后是不太重要的。例行的、预先安排的不太重要的数项小型任务，可以排出先后顺序集中完成。临时出现的开会、访谈、联络等随时处理。
按日常工作的特性来分配时间
秘书工作具有常规性、临时性和突击性。针对这三个特性，应该采用不同的应对办法：
常规性工作按规矩办。所谓常规性工作，是指计划内的工作。这些工作基本上是“周而复始”地进行，每天、每周、每月、每年大体上都差不多。对于相对稳定的计划内的常规性工作，应对办法就是按规矩办。这里说的“规矩”，包括法规、制度、措施、公约、程序等，也包括约定俗成且行之有效的传统做法。
临时性工作分门别类办。秘书工作者经常会遇到计划外的工作，对于这类工作，应对的办法是：分门别类办。一是分清急缓，急事抓紧办；二是分清轻重，重要事重点办；三是分清性质，性质严重的马上办，具体操作时有现成规矩可循的按规矩办；无现成规矩可循的按领导的指示办；既无规矩可循、领导指示又不明的探索着办。实践中，第三种情况还是不少的，因为现成的规矩往往滞后，这就需要有改革创新的精神和理论探索的勇气。
要注意的是，顺手就可以完成的事，即时就办。否则就有可能被其他的事打乱甚至遗忘。例如，正在写材料时突然接到一个电话，请通知某某几点开会，那就不妨赶快拨个电话告诉某某，这件事就算完成了。若放下来，则有可能因为集中精力写材料把这件事忘了。一般来说，当天的工作应尽量当天完成，因为有的事情一过夜就有可能被忘掉。
突击性工作全力以赴办。所谓突击性工作，是指相对集中一段时间完成某项重要任务。这个任务可能是计划中的，也可能是计划外的，往往时间紧、标准高、要求严、困难大。因此需要相对集中时间、集中精力、全力以赴地去办。
科学编制程序生活中，可以听到或看到这样的例子：一名负责上万件物品管理的仓库保管员，蒙上眼睛可以随手拿出所要的任何一件物品；一名被蒙住眼睛的战士，可以把拆得七零八落的冲锋枪很快地装配起来。例子中的当事人，都是按一定的程序办事。按程序办事，一般不会把其中的一个环节落下。即使落下，也会马上发现、及时纠正。而程序有的有统一模式，有的则是当事人自己编的。
空军的一位机械师，怕检查飞机时漏掉某个部分，就设计了一套行进的线路，先看什么，后看什么，按线路走，省工省时不忘事，后来作为一个工作方法进行推广。 这个经验是完全可以被秘书工作所借鉴的——把自己所担负的工作编个程序，按设定的“线路”走，这就是一种科学规划的方法。
一般来说，公务人员经手的事，可分为“硬件”和“软件”两部分。所谓“硬件”，是指经手的东西、物品应该有秩序地存放，需要用时不至于忘了存放地方，到处找不着。所谓“软件”，是指负责办理的事情，呈送、传阅文电等，也要有个“程序”，自己设计好后，按路线走。这样，一般来说，就不会落下什么事了。
例如，秘书工作者传达通知是常事，那就要把传达通知的“程序”设计好——可根据单位的编制序列等排出“线路”，每次都按“线路”传达并予以记录，形成习惯。这样做，即使中间办点别的事，也不至于落下某个单位。
记事讲究窍门小本随身带
秘书工作者的工作，大到为领导决策服务，小到收发文件、打扫卫生、通知开会等，比较繁杂。人的精力是有限的，有时又受到外界的干扰，要把什么事都记住，单凭脑子是不够的，需要借助工具。在诸多工具中，最原始、最可靠、最基本的工具，就是“小本子”。
秘书工作者上岗第一件事，就是备个小本子，其大小以能够装在口袋里随身携带为宜。这个小本子主要记什么呢？
可包括当日自己的主要活动；本单位的大事；领导交办的事；会议决定的需要自己办的事；别人交办的事或反映的情况；自己想到的事和对完成任务的设想、计划等。
把事情记下来之后，经常翻一翻。急事马上办；一般的事列入计划办；需要领导同意的事，及时请示。
记事的方法不必太正规，字迹自己看得懂就行，文字也不必仔细推敲。事情的时间、地点、人物、过程等如实记载。一般情况下，一事一记，办完一件，划掉一件。
朝思暮想
有时候即使备了小本子，由于杂事太多，还是难以全记下来。这时候，就需要运用“朝思暮想”的办法。
晚上睡觉前，把一天所见、所闻、所做，过一遍“电影”，想一想：今天要办的事情办完没有；有什么不周到的地方明天要补办；有什么事情今天没有办，明天还要办什么新的事情。
这种回忆，不是事无巨细，而是择其要者，想其主要的事情，记下主要的事情。这种回忆，不是苦思冥想、彻夜不眠，而是在脑子里“过”一下，以不影响休息为宜，否则第二天就没有精神工作了。
早上起床或上班前，把今日要办的事、昨日遗留的事想一下。特别是对易忘的事和时效性比较强的事，例如，几点开会，几点接人，领导几点有什么活动等，要在脑子里“过”一下，排一下计划，这样做一般就不会忘事了。
朝思暮想，说起来简单，做起来却不容易，特别是每天坚持不易。但如果不能做到每天早晚一想，这个方法的作用便谈不上了。因此，初时要“强迫”自己朝思暮想，时间久了，形成习惯就自然了。要真正做到“情不自禁”地朝思暮想，是需要有事业心和责任感的。
早晚一查
某单位曾经发生过这么一件事：秘书小王起草了呈上级机关审批的请示件。一个多月过去了，上级机关催问此事，小王说早寄出去了。于是从收发文件系统开始追查这份请示件的下落。查来查去，最后从小王的抽屉里查出来了。领导问小王是怎么回事，小王解释说，我记得是发出去了，怎么会在抽屉里呢？ 其实，当时小王正要发文时，下班时间到了，他就把文件往抽屉里一放，想着第二天再发。第二天上班后，因为杂事很多，就把这件事忘了。
这种把公文放在抽屉或保险柜里而误事的现象，还是不少的。要改变这种现象，简单的办法就是早晚一查、每周一清。
每天上班后，除了打扫卫生外，第一件事就是打开抽屉或保险柜，看一看有没有需要当天处理的公文。每天下班前，查一查还有没有需要处理的公文。如果有，请注意放在上面的抽屉内，或放在办公桌上的显眼位置，方便第二天一上班就能看到。
每周不妨清理一次办公桌、保险柜，这样不仅可以使物品经常处于摆放有序的状态，也可以检查出压在办公桌抽屉里、保险柜内的公文，避免发生积压公文的问题。（来源：秘书工作 作者： 夏廷献）
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