秋起,又到了换季整理的时节。翻箱倒柜,从衣服到被子,从卧室到厨房,最后到了书桌、抽屉、书与笔记本,然后想起还有各种电子笔记。信息是如此之多,该怎么整理呢?

我喜欢到书中寻找答案,很自然地就翻开了日本奥野宣之的《如何有效整理信息》。匆匆一小时翻完,书本的内容简单,掩卷长思,却发现若实践起来并非易事。

整理信息有哪些方法(如何有效整理信息)(1)

本文将从信息整理的角度,从三个方面总结尝试,分别是一元化笔记的要点归纳、今后的尝试应用、过往笔记的盘活利用。这也算是针对自己信息的一个整理思考,一段时期后,若有成效再行复盘迭代。

第一部分:一元化笔记的优点与规则

所谓一元化笔记,指的是日常将所有需要记录、留存的内容全部写入一本笔记本中。

其重点是仅使用一本笔记本,唯一的要求就是笔记本要随身携带,但因为毕竟还有不方便携带的时候,故允许记录在随手纸张上,过后再粘贴于笔记本中,这样的记录也方便了将来复阅时的回忆。

从作者的角度,这是一个包罗万象的笔记本,是一份生存日志,更是写作素材库,需要将所有值得回忆、回顾的内容全部纳入。这样一本笔记本,既可当读书笔记、也可做每日反思总结;既能做报刊杂志剪贴簿,也能收集旅途明信片。

其优势也是明显的。因为一本解决所有记录问题,所以记录时无需考虑记在哪本、放置于哪里,翻开笔记本直接顺序记录就行。还因为一元化笔记,自由度高,容量无限,想怎么记就怎么记,记完一本再开新本,不必使用统一规格的笔记本,只需一本本持续记录,则使用毫无压力。

整理信息有哪些方法(如何有效整理信息)(2)

一元化笔记有三条规则:

规则一:一元化

即不分类别、尽情记录,务必确保所有内容归于一个笔记本。

规则二:时序化

一元化笔记本不再以页码为序,而是以时间为序;按日记录,所有项目均对应着记录日期。

规则三:索引化

所有的记录都是为了以后的运用,所以需要为笔记本做索引方便日后使用。

首先是对所有笔记本进行顺序编号(如图在笔记本切口处进行编号标记),然后是每本笔记本的目录索引,最后使用Excel表格建立索引库。

整理信息有哪些方法(如何有效整理信息)(3)

为避免信息过于冗余及庞大,在建立索引库时仅筛选有价值的记录。索引库里的每一条信息需包括笔记本编号、日期、检索标记、标题四项内容。

第二部分:我的尝试----改良后的一元化笔记法

01

一元化笔记里,我明显地感知到一点:最好的整理是不用整理。

关于整理,我实在是耗费了自己无数的时间、精力。曾经喜欢收集,印象笔记里收藏了许多的好文章,自认为很干货,曾花大力气去分门别类,但是归类完再也没翻阅过,所谓收藏真的只是收藏而已。后来,痛定思痛,将全部文章转移往新印象笔记帐号,旧印象笔记清空重新启用。几年过去,新帐号的印象笔记再也没打开过,旧帐号的内容却又渐渐地多了,于是重启一轮轮的整理,耗费巨力却收益不多,这实在是一份高投入低产出的无效努力。

一元化笔记却是从笔记建立起始就不做整理,有的只是索引运用。总结起来,约是八字:全面收集、重点检索。我的日常做法是有需要的才收集,但也总能过些时候就发现收集内容可有可无,因此总需花时间进行整理舍弃。而这一过程常常阅读筛查缓慢,还难免纠结于某些鸡肋信息——“现下用不着,许将来有用”,总之舍弃得艰难,更是整理得缓慢!

另一方面,再细致的整理也可能存在边界模糊的问题,这就造成属性模糊的信息在归类后也很难找到。此现象在信息量增大后,表现得尤其明显。

因此,我在第一时间认可并接纳了一元化笔记法。

整理信息有哪些方法(如何有效整理信息)(4)

02

但是具体要怎么做呢?现用的笔记本已经不仅仅包括纸质笔记,还包括了各类电子笔记。要如何实现一元化呢?思前想后,我决定使用印象笔记做为一元化笔记载体。

电子笔记首先是随身携带,更能将纸质文档扫描成图片,从而兼容纸质素材,如此就拥有了一元化笔记的优势。而之所以选择印象笔记,则是因为从兼容性来看,印象笔记实在是与其他软件兼容最广泛的应用了。

整理信息有哪些方法(如何有效整理信息)(5)

在一元化笔记的实际使用中,我引入了一个缓冲过渡带的理念。在信息未纳入印象笔记时,它可能存在于有思维导图之妙的幕布、可多人编辑的石墨,还可能存于我的日程本、趁早效率手册、A4纸张等等。这些或电子、或纸质的笔记,都成为了信息在纳入一元化印象笔记前的加工地。

缓冲过渡带的信息仅在有必要收集保留时才直接转存于印象笔记。

1、未转存的电子信息可以直接堆积于其他的电子应用中,可以随意胡乱放,或者定期直接清空也不影响,因为有需要的都转存了。

这种对电子笔记的一元化,节省了我在无数APP间辗转反复的时间与精力。不管幕布、石墨、有道云笔记、迅飞语记,还是滴答清单、格志、苹果备忘录,以及无数的微信小程序等,如果觉得杂乱,一键清空或卸载,没有任何的心理负担,瞬间就清爽了,当然也就无所谓信息整理了。

2、纸质素材则仍按照原来的逻辑进行相关处理,并不随意变乱。

比如我的读书笔记使用打印好的A4九宫格做记录,读完一本书将笔记扫描纳入印象笔记,主要是方便查询与随时翻阅。但纸质的读书笔记并不随意放置,依旧按时间顺序依次存放。

而其他的纸质素材,据实际情况可能依旧使用,也可能用后即弃。需要声明的是,即便选择印象笔记做为一元化笔记载体,纸笔记录依旧是我喜爱的记录方式,纸上的天马行空更能带来思维的广阔与自由。只是将来的使用中,我可能依旧使用日程本,但做为每日反思的趁早手册则可能弃用,会偶尔用A4纸替代,更多的则直接记录于印象笔记上。而即便是成本成册的日程本,也可能在每日反思中记录下当日的重要行程后,即用即弃了。

类似的,其他的纸质品亦将用得更少,或者直接做过渡,在需要的扫描入印象笔记后,即行丢弃。

整理信息有哪些方法(如何有效整理信息)(6)

03

通过对电子笔记、纸质笔记的重新考量再规划,我将一元化笔记法进行改良,实践规则约是“重点收集、全面检索”。即日常仍延用曾经的工具用法,但需要纳入印象笔记的则只是有用、有效的才收集。换句话说,与作者将所有信息全面纳入的作法不同,我只取自己需要的,在采集的第一关就做出了取舍。

只要是自己亲手记录的内容,就不会轻易忘记。

因为留下的都是自己认为有需要的,所以我亦高度认同作者的这一句。我在采集时进行把关,只取自己需要的,过后不做整理,但对于采集到的内容,需要留下所有的检索信息。如果未来信息量大,则需要再次缩减,但仅在检索信息上进行删改,即保留原采集内容不做整理,届时就可实现与作者类同的只做“重点检索”了。

第三部分:过往笔记的盘活利用

考虑过今后对一元化笔记的尝试后,我面临着过往积累的旧笔记的整理使用。因为已经决定不再做整理,那就只剩下怎么盘活利用旧笔记的问题。而这一点,随着将来一元化笔记的增多,会显得越来越重要!

1、无目的重读从远距离翻阅开始。

重读笔记时,若只是漫无目的的重读,建议从年份更远的时候开始读起,不要从当下往前读,而应从与当下无关的更遥远信息开始阅读,这样远离当下情境,会有更多、更意外的发现。当重新遇见曾经的自己,会依托当下认知发现更多原来没有观察、考虑到的现象和可能,拥有更新的创意。

2、有目的的检索使用卡片重组信息。

在有目的的检索中,可以从过往笔记里摘录与目的相关的信息在卡片上,然后将摘录的众多卡片进行重新排列组合,可以发现新的组合创意与内涵。

通过这样两种无目的重阅或有目的检索,能够推陈出新,在旧笔记里挖掘出新的需求及创意,实现对笔记信息的再次利用。

整理信息有哪些方法(如何有效整理信息)(7)

这个时代,信息是纷繁复杂的。采用一元化笔记法让信息收集、记录没有负担,更有效节省了信息整理难度,更多的时间与精力主要用于对信息的盘活利用。所以,使用信息才是收集信息的真正目的!能不整理就尽可能不整理,用得上、用得到就好。

,