遴选公文写作优秀大标题(遴选公文写作经验交流)(1)

公文格式是机关制发文件时必须严守的“格”。不同类型的公文,格式各不相同。规范公文格式,既能充分体现公文的权威和效力,又能准确表达行文关系,还能直接为公文管理工作服务。具体说来:

一、公文格式体现了公文的权威和效力

公文内容决定公文形式,公文形式反映公文内容。公文格式决不是可有可无的一种形式,也不仅仅是在外观形式上区别于其它一般文章的标志,而是确保公文权威性和执行效力的必要形式。没有权威和效力的公文,只是一纸空文,公文格式是公文权威性和有效性的重要体现。比如,公文一般都有发文机关标识,无论是固定格式的公文,还是标明文种的公文,发文机关标识一律要用大字套红,既醒目、美观,又体现了发文机关的权威性。标明文种的公文,如命令、决定、指示等,就直接表达了发文机关的指挥意图,受文单位必须无条件地服从和执行。绝大多数公文都必须加盖印章并要标明生效日期,这同样是公文权威性和有效性的具体表现。有的同志视公文格式为无足轻重的小事,认为处理公务重在内容,公文格式上有点差错无关紧要,这是完全错误的。

公文格式是机关行文时必须严格遵守的法规,能否规范地使用公文格式,不仅直接影响到公文的权威性,而且也会影响领导机关的形象和威信。对此,广大机关干部必须有一个充分的认识。但有些同志总认为公文格式是个形式,因而对新的公文格式规定不学习,习惯做法不愿改。试想,一份没有署名和印章的文件,如何发生法律效力;一份没有主送机关的文件,如何发送;一份文件格式标注得乱七八糟,人们会怎样评价机关。

二、公文格式表示着一定的行文关系

在机关公文处理工作中,理顺行文关系非常重要,行文关系不明晰,正常的组织关系就会被打乱,日常事务就不可能得到很好的处理。而规范的公文格式可以明确表示行文关系。比如,固定格式的公文,仅限于高级领导机关下发重要公文时使用。公文文种标识直接表示着行文关系,如请示、报告就是上行关系;命令、通令、决定、指示、批复就是表示下行关系;函是表示平行关系的。公文标注的主送机关和抄送机关同样体现了行文关系,主送机关是指收受、办理和执行公文内容的机关;抄送机关是只需要了解公文内容的上级、同级或者是不相隶属的单位。

公文的文头格式直接表示不同的行文关系,上行文的文头部分占据版面较大,是为了留出领导批示的区域;下行文没有领导签发标识,而上行文必须有领导签发标识,必要时还应有已阅标识,目的就是为了确保上行文的质量。俗话说,没有规矩不成方圆。公文如果没有规范的格式,将会造成行文关系的混乱,影响公文的效能。

三、公文格式是公文管理工作的客观需要

公文格式是直接为公文管理工作服务的。规范的公文格式,既有利于提高公文处理工作的质量,也有利于运用现代科学技术对公文进行管理。现行的公文格式决不是某个人坐在办公室里凭空想象出来的,而是广大文书工作者长期实践的成果、改革的结晶。

公文格式中许多标识和要求,都是为了适应公文管理工作需要而设置的。比如,发文字号就为公文的登记、立卷、归档和查找、转发提供了方便;秘密等级既表示了公文内容的重要程度,又对公文的传达、阅读范围和保密提出了明确的要求;公文份号为控制重要文件的印数及登记、查找提供了方便;发文机关标识、文种标识和公文标题等,为转发公文、立卷、归档和查找利用也提供了方便;公文的用纸规格、书写、印刷和装订的统一要求,都是为了方便公文处理工作。随着时代的发展,公文格式也会不断发展变化,以适应公文管理工作的现代化。

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