公文格式是机关制发文件时必须严守的“格”。不同类型的公文，格式各不相同。规范公文格式，既能充分体现公文的权威和效力，又能准确表达行文关系，还能直接为公文管理工作服务。具体说来：
一、公文格式体现了公文的权威和效力
公文内容决定公文形式，公文形式反映公文内容。公文格式决不是可有可无的一种形式，也不仅仅是在外观形式上区别于其它一般文章的标志，而是确保公文权威性和执行效力的必要形式。没有权威和效力的公文，只是一纸空文，公文格式是公文权威性和有效性的重要体现。比如，公文一般都有发文机关标识，无论是固定格式的公文，还是标明文种的公文，发文机关标识一律要用大字套红，既醒目、美观，又体现了发文机关的权威性。标明文种的公文，如命令、决定、指示等，就直接表达了发文机关的指挥意图，受文单位必须无条件地服从和执行。绝大多数公文都必须加盖印章并要标明生效日期，这同样是公文权威性和有效性的具体表现。有的同志视公文格式为无足轻重的小事，认为处理公务重在内容，公文格式上有点差错无关紧要，这是完全错误的。
公文格式是机关行文时必须严格遵守的法规，能否规范地使用公文格式，不仅直接影响到公文的权威性，而且也会影响领导机关的形象和威信。对此，广大机关干部必须有一个充分的认识。但有些同志总认为公文格式是个形式，因而对新的公文格式规定不学习，习惯做法不愿改。试想，一份没有署名和印章的文件，如何发生法律效力；一份没有主送机关的文件，如何发送；一份文件格式标注得乱七八糟，人们会怎样评价机关。
二、公文格式表示着一定的行文关系
在机关公文处理工作中，理顺行文关系非常重要，行文关系不明晰，正常的组织关系就会被打乱，日常事务就不可能得到很好的处理。而规范的公文格式可以明确表示行文关系。比如，固定格式的公文，仅限于高级领导机关下发重要公文时使用。公文文种标识直接表示着行文关系，如请示、报告就是上行关系；命令、通令、决定、指示、批复就是表示下行关系；函是表示平行关系的。公文标注的主送机关和抄送机关同样体现了行文关系，主送机关是指收受、办理和执行公文内容的机关；抄送机关是只需要了解公文内容的上级、同级或者是不相隶属的单位。
公文的文头格式直接表示不同的行文关系，上行文的文头部分占据版面较大，是为了留出领导批示的区域；下行文没有领导签发标识，而上行文必须有领导签发标识，必要时还应有已阅标识，目的就是为了确保上行文的质量。俗话说，没有规矩不成方圆。公文如果没有规范的格式，将会造成行文关系的混乱，影响公文的效能。
三、公文格式是公文管理工作的客观需要
公文格式是直接为公文管理工作服务的。规范的公文格式，既有利于提高公文处理工作的质量，也有利于运用现代科学技术对公文进行管理。现行的公文格式决不是某个人坐在办公室里凭空想象出来的，而是广大文书工作者长期实践的成果、改革的结晶。
公文格式中许多标识和要求，都是为了适应公文管理工作需要而设置的。比如，发文字号就为公文的登记、立卷、归档和查找、转发提供了方便；秘密等级既表示了公文内容的重要程度，又对公文的传达、阅读范围和保密提出了明确的要求；公文份号为控制重要文件的印数及登记、查找提供了方便；发文机关标识、文种标识和公文标题等，为转发公文、立卷、归档和查找利用也提供了方便；公文的用纸规格、书写、印刷和装订的统一要求，都是为了方便公文处理工作。随着时代的发展，公文格式也会不断发展变化，以适应公文管理工作的现代化。
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